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行政办公室文档归档规范流程

引言

在行政办公室的日常运作中，文档作为信息传递、决策依据和历史记录的载体，其规范化管理至关重要。文档归档工作作为文档管理的最后一环，不仅关系到信息的完整性与安全性，更直接影响后续检索效率与工作连续性。建立并严格执行一套科学、系统的文档归档规范流程，是提升行政效能、保障单位稳健运营的基础。本流程旨在为行政办公室文档归档工作提供清晰指引，确保归档工作有序、高效、规范进行。

一、文档归档范围与原则

（一）归档范围界定

行政办公室需归档的文档范围广泛，凡在单位各项管理活动中形成的，具有查考利用价值的各类文字、图表、声像等不同形式的历史记录均属此列。具体包括但不限于：

1.单位决策类：如会议纪要、决议、批复等；

2.行政管理类：如规章制度、工作计划、总结报告、人事资料、财务报表（非涉密核心）、合同协议等；

3.业务往来类：如重要的内外行文、函电、通知、请示、报告等；

4.其他具有保存价值的资料。

（二）归档基本原则

1.真实性原则：归档文档必须是办理完毕的原始资料，内容真实可靠，不得擅自修改、伪造。

2.完整性原则：确保归档文档的各项要素齐全，手续完备，正文与附件、正本与定稿（若有必要）一并归档。

3.规范性原则：严格按照本流程规定的分类、编号、著录、装订等要求进行操作，确保归档质量。

4.安全性原则：采取有效措施，保障归档文档在收集、整理、保管、利用过程中的安全，防止失泄密、损坏或丢失。

5.及时性原则：各项工作中形成的应归档文档，应在办理完毕后及时整理、归档，避免积压。

二、文档收集与初步整理

（一）日常收集

各部门及相关人员在工作中形成的应归档文档，应指定专人负责，定期（如每周或每月）向行政办公室档案管理员移交。临时性、专项性工作结束后，应及时将相关文档整理后移交。移交时需填写《文档移交清单》，双方签字确认。

（二）初步筛选与鉴别

档案管理员对接收的文档进行初步筛选，鉴别其保存价值。对于重复、过时、无查考价值或临时性的事务性材料，经确认后可按规定销毁或作暂存处理。对于需归档的文档，检查其是否符合形成规范，如格式、签章、日期等是否完整。

（三）区分年度与保管期限

1.年度划分：一般按文档形成的年度进行归类。跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度的规划、总结，归入文件内容针对的最后年度；会议纪要按会议召开年度归类。

2.保管期限确定：根据文档的价值和国家有关规定，结合单位实际，将文档划分为永久、长期、短期等不同保管期限。具体划分标准可参照国家或行业相关档案管理规定，并制定单位内部的《文档保管期限表》。

三、文档分类与编号

（一）分类体系构建

行政办公室文档分类应遵循逻辑性、系统性和可扩展性原则。建议采用“年度-组织机构（或业务类别）-案卷（或文件级）”的多层次分类法。

1.第一层级：年度：按文档形成或处理的年度区分。

2.第二层级：组织机构/业务类别：可根据单位实际情况选择。若按组织机构分类，则为各部门名称；若按业务类别分类，则可分为行政管理、人力资源、财务审计、业务运营等。

3.第三层级：案卷/文件级：在组织机构或业务类别下，可根据需要设置更细的类别，或直接到案卷、文件。

（二）编号规则制定

编号是文档的“身份证”，应能反映文档的分类层级和顺序。编号力求简洁、规范、唯一。例如，可采用“年度代码-部门/类别代码-顺序号”的结构。代码应编制《代码对照表》，确保统一规范。编号应书写或打印在文档首页右上角指定位置。

四、文档著录与编目

（一）著录项目

对每份归档文档进行著录，即记录其基本特征和检索要素。著录项目通常包括：文档编号、文档名称、责任者（形成单位或个人）、形成日期、页数、附件情况、保管期限、分类号、主题词（可选）等。

（二）编目

将著录信息录入档案管理系统或登记到《文档目录》中，形成系统的检索工具。目录应按分类体系和编号顺序排列，便于快速查找。常用的目录形式有案卷目录和文件目录。

五、文档装订与装盒

（一）装订要求

1.归档文档应去除金属物（如订书钉、回形针），对破损、残缺的页面应进行修补。

2.装订方式应便于翻阅和复印。一般采用左侧装订或左上角装订。较薄的文档可采用骑马钉或胶装；较厚的文档可分册装订。

3.装订时应保持文档页面整洁，字迹清晰，不倒置。

（二）装盒与填写盒脊

1.将装订好的文档按编号顺序装入档案盒。同一案卷的文档应集中装盒，若一盒装不下，可分装多盒，并在盒脊注明分册号。

2.档案盒应选用符合国家标准的无酸纸盒或塑料盒。盒脊上需填写年度、组织机构/类别、案卷号、保管期限等信息，填写应清晰、耐久。

六、文档保管与利用

（一）库房管理

档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、