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采购需求申请与审批流程标准化表单工具指南

一、采购申请流程的适用背景与场景

本标准化表单工具适用于企业内部各类采购需求的规范提报与审批管理，旨在统一采购申请标准、明确审批权责、提升采购效率并控制成本。具体应用场景包括：

日常运营采购：各部门为维持日常办公、生产运营所需的物料、设备、服务采购（如办公用品、原材料、维修服务等）；

项目专项采购：为实施特定项目（如新产品研发、市场活动、工程建设等）所需的专属设备、技术或服务采购；

应急紧急采购：因突发情况（如设备故障、紧急订单交付等）需快速响应的少量、高频次采购；

固定资产采购：单价或总价达到固定资产标准的设备、仪器、办公家具等采购。

本工具适用于公司所有部门，申请人可涵盖部门员工、部门负责人、项目负责人等，审批人根据采购金额、类别及公司权限管理制度确定，保证采购需求与公司战略、预算管理要求一致。

二、采购需求申请与审批操作步骤详解

（一）第一步：采购需求发起与表单填写

发起条件：

需求部门确认采购必要性（如现有物料短缺、新增业务需求、设备老化更换等）；

已初步明确采购物品/服务的名称、规格、数量、预估用途及预算范围（参考部门年度预算）。

表单填写规范：

登录公司采购管理系统或《采购需求申请与审批表》，如实填写以下核心信息：

基础信息：申请单号（系统自动）、申请部门、申请人、申请日期、联系方式（内部分机号）；

需求明细：物品/服务名称（需准确，避免“办公用品”等模糊表述）、规格型号（如适用，需注明技术参数、质量标准）、单位（个/台/套/项等）、数量（预估采购数量，需结合实际使用需求）、预估单价（含税费，参考历史采购价或市场询价）、总价（单价×数量，大写与小写需一致）；

需求说明：详细阐述采购用途（如“用于项目研发实验”“替换报废办公电脑”）、紧急程度（普通/紧急，紧急采购需注明原因及期望交付时间）、特殊要求（如品牌限定、交货周期、服务条款等）；

预算信息：对应的预算科目（参考公司财务预算编码）、预算年度、预算金额（需在部门年度预算额度内，超预算需提前提交预算调整申请）。

附件：

根据采购类别补充必要证明材料，如：

固定资产采购：设备配置清单、可行性分析报告（如适用）；

服务类采购：服务方案、供应商初步报价（至少3家，紧急采购除外）；

项目专项采购：项目立项批复文件、项目预算明细表。

（二）第二步：部门负责人初审

审核职责：部门负责人*（或授权人）需对采购需求的合理性、必要性及预算匹配性进行审核。

审核要点：

需求是否符合部门年度工作计划及业务目标；

数量、规格是否与实际需求匹配，是否存在过度采购；

预算是否在部门年度额度内，超预算需求是否已履行预算调整流程；

附件材料是否完整、规范。

审核动作：

审核通过：在“部门负责人意见”栏签字（或系统审批），并注明“同意提报”，转至下一环节；

审核不通过：在意见栏注明驳回原因（如“需求描述不清晰，需补充规格参数”“预算不足，需调整预算”），退回申请人修改后重新提报。

（三）第三步：财务部门预算复核

审核职责：财务部门*（或预算专员）重点审核采购需求的预算合规性及资金安排。

审核要点：

预算科目是否正确，是否符合公司会计核算要求；

预算金额是否未超年度/季度预算额度，若超预算是否已获批调整；

大额采购（如超过万元，具体金额由公司规定）是否履行了资金审批前置流程。

审核动作：

复核通过：在“财务部门意见”栏签字确认，转至采购部门；

复核不通过：注明“预算科目错误”“超预算且未调整”等，退回需求部门重新发起或补充预算材料。

（四）第四步：采购部门专业审核

审核职责：采购部门*（或采购专员）对采购需求的可执行性及采购方式建议进行审核。

审核要点：

采购物品/服务是否属于公司集中采购目录（若有），是否需要招标、询比价或竞争性谈判；

规格参数是否明确，是否存在排他性条款（如“仅限品牌”），是否影响后续供应商竞争；

紧急采购需求是否符合公司紧急采购管理规定（如需部门负责人及分管领导双签批）；

历史采购记录：若为重复采购，参考过往价格、供应商履约情况；若为新需求，评估市场供应能力。

审核动作：

审核通过：明确采购方式（如公开招标、询价、单一来源采购等），在“采购部门意见”栏签字，转至审批领导；

审核不通过：注明“规格参数不明确，需重新定义”“建议采用采购方式，请审批领导确认”，退回需求部门完善。

（五）第五步：分级审批决策

根据采购金额及类别，按公司权限管理制度逐级报批，审批人需对采购需求的合规性、经济性及风险控制负责。

审批权限划分（示例）：

采购金额≤5000元：部门负责人*审批（已完成部门初审环节，此环节为最终确认）；

5000元＜采购金额≤5万元：分管采购副总*审批；

5万元＜采购金额≤20万元：总经理*审批；

采购金额＞20万元：总经理办公会集体审批