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行政办公用品采购与管理制度文档

一、总则

（一）目的

为规范公司行政办公用品采购与管理工作，保障日常办公需求，控制采购成本，提高资源使用效率，保证采购流程合规有序，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司各部门（含分支机构）的行政办公用品采购、验收、领用、存储及监督管理等全流程管理。

二、采购需求发起与审批

（一）需求提报

常规需求：各部门每月25日前，根据下月工作计划，填写《办公用品月度需求申请表》（详见模板一），经部门负责人签字确认后，提交至行政部。需求内容需明确物品名称、规格型号、预估数量、用途及预算金额。

临时需求：因突发工作或特殊任务需新增采购的，由申请人填写《办公用品临时需求申请表》（详见模板二），说明紧急原因及必要性，经部门负责人审核后，报行政部审批。

（二）需求汇总与审核

行政部每月28日前汇总各部门常规需求，结合库存情况，编制《月度办公用品采购计划》，报财务部审核预算。

临时需求需在1个工作日内完成审核，紧急需求可先行沟通，事后补全手续。

（三）审批权限

月度采购计划：预算金额≤5000元，由行政部负责人审批；5000元＜预算金额≤10000元，由分管副总经理审批；预算金额＞10000元，需报总经理审批。

临时需求：预算金额≤2000元，由行政部负责人审批；2000元＜预算金额≤5000元，由分管副总经理审批；预算金额＞5000元，需报总经理审批。

三、供应商选择与采购执行

（一）供应商管理

行政部负责建立《合格供应商名录》（详见模板三），定期对供应商的资质、产品质量、价格、服务及履约能力进行评估，每半年更新一次名录。

供应商选择需遵循“质优价廉、货比三家”原则，优先选择长期合作信誉良好的供应商。

（二）采购方式

小额采购：单次采购金额≤1000元的，可从《合格供应商名录》中选择1-2家询价，直接确定供应商。

大额采购：单次采购金额＞1000元的，需至少向3家供应商询价，填写《询价比价记录表》（详见模板四），对比价格、质量、售后等因素，形成采购建议，按审批权限报批后执行。

专项采购：对打印机、办公家具等单价较高或专业性强的物品，需邀请行政部、使用部门共同参与采购，必要时进行市场调研或招标。

（三）采购实施

采购人员根据审批通过的采购计划或需求申请，向供应商下达采购订单，明确物品名称、规格、数量、交货时间、付款方式及质量要求。

采购过程中需保证合同条款合规，重大采购需签订书面合同，明确双方权利义务。

四、物品入库与验收管理

（一）入库流程

物品送达后，行政部指定仓库管理员（或专人）与采购人员共同核对送货单与采购订单，检查物品名称、规格、数量是否一致，外包装是否完好。

数量核对无误后，进行质量验收：

文具类：检查是否为正品、有无破损、保质期是否合格；

设备类：开机测试功能是否正常，配件是否齐全；

其他物品：按采购标准及行业规范验收。

验收合格后，填写《办公用品入库验收单》（详见模板五），由采购人员、仓库管理员签字确认，登记《库存物品台账》（详见模板六）；不合格物品需当场拒收，并通知供应商2个工作日内退换货。

（二）库存管理

仓库管理员负责物品分类存放，标识清晰（如品名、规格、入库日期），定期检查库存数量，保证账实相符。

对易损耗、易过期的物品（如硒鼓、墨水、胶水等），实行“先进先出”原则，避免积压浪费。

每月末进行库存盘点，编制《月度库存盘点表》（详见模板七），对盘盈、盘亏情况查明原因，报行政部负责人审批后处理。

五、领用与发放管理

（一）领用流程

员工领用办公用品时，需填写《办公用品领用登记表》（详见模板八），注明领用物品名称、规格、数量、领用部门、领用人及用途。

部门负责人审核领用合理性，控制领用数量（如笔、本等消耗品按需申领，避免浪费）。

仓库管理员核对领用单与库存，发放物品并签字确认，领用人需在登记表上签字。

（二）领用规范

个人办公用品（如笔、笔记本）实行按需领用，严禁私拿、私藏或转赠他人；

部门共用物品（如打印机、订书机）由部门指定专人保管，领用时需注明使用人；

办公设备领用需填写《固定资产领用申请表》（另行制定），经审批后办理领用手续，纳入固定资产管理。

六、费用报销与结算管理

（一）报销流程

采购人员每月5日前汇总上月采购凭证（采购订单、入库验收单、发票等），填写《费用报销单》，按财务制度粘贴票据，附相关审批文件。

财务部审核报销单据的合规性、金额准确性，重点核对采购计划与实际支出是否一致，入库手续是否完备。

审核无误后，按公司付款流程办理结算，通过银行转账或公务卡支付，禁止现金交易（小额零星采购除外）。

（二）供应商对账

财务部每月与供应商核对账目，保证采购金额、付款记录与发票一致，定期清理往来款项。

对长期合作供应商，按合同约定付款周期及时结算，维护良好合作关系。

七、责任与监督

（一