企业资料档案管理规范.docVIP

企业资料档案管理规范

一、规范目的与适用范围

（一）规范目的

为规范企业资料档案的收集、整理、保管、利用及销毁等全生命周期管理，保证档案的完整性、安全性、可追溯性，支撑企业运营决策与风险防控，特制定本规范。

（二）适用范围

本规范适用于[企业名称]各部门（含子公司、分支机构）在经营管理活动中形成的各类资料档案的管理，涵盖文书、合同、人事、财务、项目、声像、实物等档案类型。

二、管理职责分工

（一）档案管理部门（如行政部/综合管理部）

负责制定和完善档案管理制度及流程，组织档案管理培训；

负责档案的接收、分类、编目、保管、利用、鉴定与销毁工作；

负责档案库房的日常管理，保证档案存放环境符合要求；

监督指导各部门档案管理工作的落实。

（二）业务部门

负责本部门档案的初步收集、整理、立卷，并在规定时间内向档案管理部门移交；

配合档案管理部门进行档案鉴定与销毁工作；

建立本部门档案台账，动态更新档案变动情况。

（三）分管领导

负责审批档案销毁清单、重要档案借阅申请等重大事项，监督档案管理工作的合规性。

三、档案分类与编号体系

（一）档案分类标准

档案按一级类目分为7类，二级类目根据业务需求细分，具体

一级类目

代码

二级类目（示例）

文书档案

WA

行政管理（WA01）、群工作（WA02）、业务管理（WA03）

合同档案

HT

销售合同（HT01）、采购合同（HT02）、服务合同（HT03）

人事档案

RS

员工入职（RS01）、在职期间（RS02）、离职（RS03）

财务档案

CW

会计凭证（CW01）、会计账簿（CW02）、财务报告（CW03）

项目档案

XM

立项（XM01）、实施（XM02）、验收（XM03）

声像档案

SX

照片（SX01）、音视频（SX02）

实物档案

SW

奖杯（SW01）、锦旗（SW02）、印章（SW03）

（二）档案编号规则

档案编号采用“企业代号-分类代码-年度-流水号”格式，示例：

文书档案：QY-WA-2024-001（QY为企业代号，WA为文书档案代码，2024为年度，001为流水号）

合同档案：QY-HT-2024-101

四、档案全生命周期管理操作细则

（一）档案收集与归档

收集范围

反映企业经营管理活动的各类文件材料，包括但不限于：红头文件、会议纪要、合同协议、审批单、员工名册、财务报表、项目方案、照片、音视频等。

电子档案需同步收集原始文件及格式转换后的长期保存格式（如PDF、PDF/A）。

收集责任与时限

业务部门在文件形成后3个工作日内完成初步收集，重要档案（如合同、项目立项文件）需在事件结束后5个工作日内移交；

年度档案（如上一年度文书、财务档案）需在次年1月31日前完成归档。

整理与移交

整理要求：按“件”或“卷”整理，去除金属夹、回形针等易锈蚀物品，文件排序逻辑清晰（如时间顺序、流程顺序），编写页码（正面标页码，背面标“正/反”），填写《档案备考表》（说明文件缺损、修改等情况）。

移交流程：

（1）业务部门填写《档案归档移交清单》（见模板1），经部门负责人*审核签字后，连同档案一并移交至档案管理部门；

（2）档案管理部门核对档案数量、质量，双方签字确认，各执一份留存。

（二）档案保管与维护

存放要求

纸质档案：存入专用档案柜，按分类编号顺序排列，柜内张贴标签；库房温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%，配备防火、防潮、防虫、防盗、防光设施；

电子档案：存储于企业专用服务器或加密存储设备，定期进行数据备份（本地备份+异地备份），备份周期为每月1次。

定期检查

档案管理部门每季度对库房档案进行抽查，检查有无霉变、虫蛀、损坏等情况，填写《档案检查记录表》；

电子档案每半年进行一次可用性检测，保证文件可正常打开、读取。

必威体育官网网址管理

涉密档案（如未公开合同、核心财务数据）需单独存放，借阅需经分管领导*审批；

档案库房实行双人双锁管理，非工作人员未经许可不得进入。

（三）档案利用与借阅

利用范围

员工因工作需要可查阅本部门档案，跨部门查阅需经原形成部门负责人*同意；

外部单位查阅档案需持单位介绍信，经档案管理部门负责人及分管领导审批。

借阅流程

（1）借阅人填写《档案借阅申请表》（见模板2），注明借阅档案名称、编号、用途、借阅期限；

（2）按审批权限逐级审批（一般档案由部门负责人审批，涉密档案由分管领导审批）；

（3）档案管理员核对审批通过后，办理借阅登记，借阅期限一般不超过5个工作日；

（4）借阅归还时，档案管理员检查档案完整性，确认无误后注销借阅记录。

复制与传递

档案复制需经档案管理部门批准，复制件需加盖“档案复制”印章，与原件具有同等效力；

电子档案通过企业内部加密系统传递，禁止通过个人邮箱、等非渠道传输。

（四）档案鉴定与销毁

鉴定标准

档案管理部门每3年组织一次档案鉴