企业外贸业务作业流程.docVIP

\o评分0外贸业务操作步骤

一、用户询价及报价：

业务人员在国外采购商询价，做出产品报价前，应了解用户基础信息，包含是否终端用户、年采购能力、消费区域，和产品用途、规格及质量要求，我企业是否能够生产等。

对于外商询价，需要在收到邮件当日回复；特殊情况需要延期，应立即向外商解释及大约需要时间。

对于外商产品报价，如新产品或需要重新核实成本老产品，应立即做好成本核价单，在核价单上写清楚用户各项要求，经部门经理签字后发给设计部人员，企业设计科经核实出成本后立即发给总经理核价，收到总经理确定价格立即发给用户；员工在做好核价单及报价后应在核价报价记录表上做好登记，并催促设计员立即核实成本。

对于定单数量较大，外商所能接收价格低于总经理核实价格，业务人员应先上报部门经理并报总经理同意后实施。

对于CF及CIF报价，需要我方办理运输、保险或需要进行法定检验等事项，业务人员应事先联络相关中介机构进行确定相关费用，选择中介机构应考虑业务熟练、服务效率高及收费合理。?

二、样品安排

1、对于外商寄样要求，标准上对方负担2~3倍产品单价及邮寄费。在收到正式订单后，能够返还多收样品费用。特殊情况，如关系比很好老用户，我方能够免收样品费（视样品数量和金额而定），但标准上运费仍需用户负担（视金额而定），报部门经理（主管）同意后实施。费用较大，需报总经理同意后实施。

对于外商需要打样，业务人员应和生产部门协调，确保样品质量及规格符合要求；外商对于产品有包装或唛头要求，正式包装或印刷前需经外商确定。

样品包装前员工需亲自检验，拍照和做好相关产品统计并通知包装人员相关包装要求，样品未经检验不得安排包装和快递。如需要设计部对样品进行产品资料留底，应在包装前通知设计部人员对样品进行样品资料搜集和留底。

员工要跟踪样品生产进度，确保样品交货日期符适用户要求，如碰到较多样品在生产，则需依据用户关键性安排好样品生产次序，并向不能按时交样用户解释原因，特殊情况需要生产车间配合，应申报部门经理并和生产部经理沟通协调处理。

员工下样品单及邮寄出样品后需在样品记录表上做好登记。

三、签署协议

1、员工跟用户约定好付款条件，产品具体规格要求及包装要求等后方可做PI给用户，确保产品单价包含用户要求各项产品要求，如用户订单需要拼箱，需要通知用户接收USD150~200拼箱费用。

2、交货日期：在发给用户PI之前一定要跟生产部协商好本企业可接收交货日期并通知用户，待用户确定并收到用户回签PI后或确定邮件后制作生产确定单，在部门经理签字后发给工厂相关人员，以供相关部门提前做生产计划及备料，收单人员需在文件去向表上签字以确定收到文件。

3、付款方法上，标准上考虑前TT全部或部分作为定金，剩下见提单COPY件付款，如新用户或部分小国家和不发达国家用户，标准上要求收到余款再安排发货和船运。用户要求付款条件为信用证，需申报部门经理（主管）同意，标准上只接收即期信用证，且员工必需通知用户先将信用证初稿发给本企业检验确定后方可开出正本信用证，在收到用户信用证初稿后员工和单证员均需对信用证初稿进行审核，发觉本企业无法接收条款，应立即通知用户修改。

4、假如是用户返单，返单时间假如超出6个月，需要对返单产品按目前原材料成本和工人工资情况重新核实正本，并结合目前汇率更新价格，在得到用户确定后方可做PI给用户。

5、生产确定单做好后需在业务记录表上做好意向性订单登记，待正式下单后将订单统计移至正在生产订单项下，如订单金额或交货日期有更改，需将数据更正。

四、安排生产

标准上，企业在收到外商定金及信用证正本后，开始安排生产计划，组织货源，进行生产。需要提前生产或备料，需向部门经理及总经理汇报同意后方可实施。

在收到订金或正本信用证后，员工需立即做好协议和生产指令单，经部门经理签字后组织企业生产部，采购部和设计部相关人员召开协议评审会议，员工应通知设计科同事将全部产品图纸准备好，以备评审会上评审之用。员工应在会议上说清用户各项要求及交货日期.生产指令单下发后应在文件去向表上做好签收登记。

正式下单后，员工应将协议和生产指令单复制至业务协议资料文件夹下面，并将协议复印件交予财务部门并在文件去向表上做好签收统计。

协议评审会议后员工应立即将产品图纸复印并发放给生产部和采购部，并在图纸领用记录表上做好签收统计，在订单完成生产后催促领用部门归还图纸并做好签收统计。

员工应该在下单后最短时间内跟用户确定好包装和纸箱唛头及印刷品要求，最迟应出货日前15天内将包装指示书和唛头指示书和印刷品清单做好，经部门经理签字后下发到相关部门，如分批交货订单则需要在第一批货交货前15天跟用户确定好各项要求。全部文件下发后需在文件统计表上做好签收登记。

在订单生产阶段，业