会议室及设备使用申请流程表.docVIP

会议室及设备使用申请流程工具指南

一、适用范围与常见应用场景

本流程适用于公司内部各类会议室及相关设备（如投影仪、视频会议系统、麦克风、白板等）的申请使用，保证资源合理调配与规范管理。常见应用场景包括：

部门周例会、月度工作总结会等常规会议；

跨部门项目协调会、专题研讨会等协作性会议；

客户接待、商务洽谈等对外会议；

员工培训、技能分享会等学习型活动；

临时小型讨论会、应急会议等突发性需求。

二、详细操作流程步骤

步骤1：申请前准备——明确需求与资源核查

确定会议基本信息：明确会议日期、具体时间段（开始时间-结束时间，精确到30分钟内）、参会人数（预估实际到场人数）、会议主题及核心目标。

梳理设备需求：根据会议类型列出所需设备，例如：投影仪+幕布（用于PPT演示）、无线麦克风（大型会议扩声）、视频会议系统（远程参会）、白板+马克笔（互动讨论），或特殊设备（如激光笔、翻页器等）。

核查会议室可用性：通过公司内部预约系统（如OA系统、企业预约模块）或联系行政部（联系人：行政专员），查询目标会议室（如“3楼大会议室”“5楼圆桌会议室”）在申请时间段是否已被占用，避免冲突。

步骤2：提交申请——填写完整信息并提交

获取申请表：通过公司内部系统《会议室及设备使用申请表》，或向行政部领取纸质版模板。

填写申请信息：保证以下信息完整准确（标注“*”为必填项）：

申请人信息：姓名、所属部门、联系方式*（内部短号/企业）；

会议信息：会议主题、会议日期、开始时间、结束时间、会议室需求（首选会议室、备选会议室）；

设备需求：勾选所需设备型号（如“投影仪（EPSONCB-X05）”“视频会议系统（Cloud5000）”），并注明数量（如“无线麦克风×2”）；

其他说明：是否需要茶水服务、是否安排访客停车、是否有特殊布置需求等。

提交申请：通过OA系统线上提交，或将纸质版申请表交至部门负责人签字审批后，同步提交至行政部（对接人：行政主管）。

步骤3：审批流程——多级确认资源匹配

部门负责人审批：部门负责人（如部门经理）审核会议的必要性与部门资源占用情况，确认后签字（线上审批需“同意”）。

行政部资源匹配：行政部收到申请后1个工作日内核查：

会议室是否与申请需求匹配（如人数是否超过会议室容量、设备是否可用）；

若首选会议室冲突，协调备选会议室或建议调整时间段；

设备资源是否充足，需提前调试的设备（如视频会议系统）是否有专人负责。

特殊情况审批：若涉及大型会议（参会人数50人以上）、外部重要客户接待或需额外资源（如茶歇、鲜花布置），需提交至分管领导（如总监）二次审批，审批通过后行政部启动专项筹备。

步骤4：使用前确认——二次核对与设备准备

提前1天提醒：行政部在会议前1个工作日通过企业/短信提醒申请人确认会议信息无误。

领取设备钥匙/权限：申请人凭审批通过的申请表，至行政部领取会议室钥匙（或门禁卡）、设备使用说明；如需自行操作设备，需参加行政部组织的简单培训（每周三下午15:00固定培训，提前1天报名）。

设备检查：使用前30分钟，申请人需进入会议室检查设备状态：投影仪是否能正常开机、麦克风是否有声音、白板笔是否齐全等，若发觉问题立即联系行政部（紧急联系人：技术支持，内线：8888），保证会议前恢复正常。

步骤5：会议使用——规范操作与秩序维护

签到与引导：会议开始前15分钟，安排专人引导参会人员签到，协助访客熟悉会议室位置及设备使用方法。

设备使用规范：

投影仪、视频会议系统等精密设备需严格按照操作说明使用，禁止非专业人员拆解；

无线麦克风使用后需关闭电源，放回充电座；

保持会议室整洁，禁止携带食物（饮用水除外）进入，会议结束后将垃圾带走。

应急处理：会议中设备突发故障（如投影仪黑屏），立即联系行政部技术支持，同时可启用备选方案（如提前准备的备用笔记本电脑、移动投影仪）。

步骤6：使用后反馈——归还资源与总结优化

归还设备与钥匙：会议结束后1小时内，申请人需关闭所有设备电源（投影仪需冷却后关闭）、整理会议室座椅、归还钥匙及设备至行政部，并填写《设备使用记录表》（注明设备运行状态）。

反馈问题：若会议中存在设备故障、资源冲突等问题，需在2个工作日内通过OA系统提交《使用反馈表》，行政部将及时跟进处理并优化流程。

取消与变更：若会议取消或时间/人数变更需调整，申请人需在会议开始前4小时通知行政部，以便释放资源；临时取消（会议开始前2小时内）需同步告知部门负责人及行政部，避免资源浪费。

三、会议室及设备使用申请表模板

会议室及设备使用申请表

申请单编号

申请日期

年月日

申请人信息

姓名*

所属部门*

联系方式*

申请人

会议基本信息

会议主题*

会议日期*

年月日

参会人数*

开始时间*

：

结束时间*

首选会议室

□3楼大会议室□5楼圆桌会