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档案室日常工作检查及整改指南

一、引言

档案室作为单位历史记忆的保存基地和信息资源的重要枢纽，其日常管理工作的规范性、细致性直接关系到档案的安全完整与开发利用。为确保档案工作有序开展，提升管理效能，特制定本指南，旨在为档案室日常工作检查与问题整改提供系统性的指引。本指南立足于实际操作，强调问题导向，力求通过常态化、制度化的检查与整改，持续优化档案管理水平。

二、日常工作检查要点

（一）档案实体管理

档案实体的科学管理是档案室工作的核心基础，检查时应重点关注以下方面：

1.档案收集与接收：检查是否建立了规范的档案接收制度，各部门应归档的文件材料是否齐全、及时移交，交接手续是否完备，交接清单是否清晰、规范并存档。特别留意是否存在应归档而未归档的现象，尤其是那些具有凭证价值或历史意义的零散材料。

2.档案整理与编目：抽查不同年度、不同类别的档案，检查其整理是否符合《归档文件整理规则》等相关标准，分类是否准确，排列是否有序，装订是否牢固、整齐。案卷（件）封面、脊背信息填写是否完整、清晰。检索工具（如案卷目录、卷内目录、全引目录等）的编制是否规范、详尽，能否满足快速准确查找的需求。

3.档案保管状况：逐一检查档案库房及装具。档案是否存放于符合标准的档案柜（架）中，排列是否有序，有无倒置、挤压现象。档案实体是否完好，有无霉变、虫蛀、鼠咬、破损、褪色、粘连等情况。特别关注那些年代久远、纸质脆弱的档案的保管状况。

（二）档案利用服务

档案的最终价值在于利用，检查时需兼顾服务效率与安全必威体育官网网址：

1.利用制度执行：检查档案借阅、复制、查阅等制度是否严格执行。借阅登记是否完整（包括借阅人、单位、日期、档案信息、用途、归还日期等），是否履行了必要的审批手续。对于涉密档案或控制使用档案的借阅，是否符合特定的管理规定。

2.服务态度与质量：观察档案管理人员在提供利用服务时是否耐心、细致，能否主动为利用者提供必要的咨询和帮助。利用者的需求是否得到及时响应，查准率和查全率是否达到预期。

3.利用效果与反馈：是否建立了档案利用效果反馈机制，对重要的利用案例是否有记录和分析，以便更好地总结经验，提升服务水平。

（三）设施设备与环境管理

适宜的保管环境和完好的设施设备是档案安全的重要保障：

1.库房温湿度控制：检查库房是否配备温湿度调控设备（如空调、除湿机、加湿器），设备是否运行正常。温湿度记录是否规范、连续，是否在规定的范围内（通常温度14-24℃，相对湿度45-60%）。

2.“八防”措施落实：重点检查防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘措施的落实情况。消防器材是否齐全、有效，是否定期检查维护；门窗锁具是否牢固，防盗报警装置是否灵敏；是否定期投放防虫药剂，有无虫霉滋生迹象；有无防鼠设施；库房是否避免阳光直射，照明是否采用白炽灯或无紫外线灯具；是否定期进行库房清洁。

3.照明与通风：库房照明是否适度，有无强光直射档案的情况。通风是否良好，能否有效调节库房内的空气。

4.设备维护：档案装具（柜、架）是否完好无损，有无变形、锈蚀。计算机、打印机、复印机等档案管理相关设备是否定期维护，运行是否正常。

（四）制度建设与人员管理

健全的制度和合格的人员是档案工作规范运行的根本保证：

1.制度建设：检查档案管理各项规章制度（如归档制度、保管制度、利用制度、必威体育官网网址制度、安全制度、人员岗位职责等）是否健全、完善，并是否根据实际情况及时修订。制度是否上墙或易于查阅，员工是否知晓。

2.人员管理：档案管理人员是否具备相应的专业知识和技能，是否明确自身岗位职责。是否定期组织档案业务培训和必威体育官网网址教育，提升人员的业务素质和必威体育官网网址意识。档案人员工作变动时，交接手续是否规范、齐全，确保工作的连续性。

三、问题整改与持续改进

（一）发现问题，及时整改

对检查中发现的各类问题，应立即进行梳理、登记，建立问题清单。对于能够当场解决的轻微问题，应责成相关人员立即整改；对于较为复杂或需要一定时间、资源才能解决的问题，应纳入整改计划。

（二）制定方案，限期整改

针对问题清单，逐项分析问题产生的原因，制定切实可行的整改方案。整改方案应明确：

*整改内容：具体的问题描述。

*整改措施：为解决问题所采取的具体步骤和方法。

*责任主体：明确负责整改的部门或个人。

*完成时限：规定整改工作的截止日期。

确保整改措施具有针对性和可操作性，避免形式主义。

（三）跟踪督办，确保实效

整改工作启动后，应加强跟踪检查和督促指导，及时了解整改进展情况。对整改不力或进展缓慢的，要及时提醒、督促，确保各项整改措施落到实处，问题得到真正解决。整改完成后，应对整改效果进行复查验收，确保整改质量。

（四）总结经验，持续改进

每次检查和整改工作结束后，都应进行认