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会议会展合同

一、合同主体条款

会议会展合同的主体条款是确定合作双方权利义务的基础，需明确合同当事人的基本信息。甲方通常为委托举办会议或展览的单位（以下简称“委托方”），乙方为承接活动策划、执行的会展服务公司（以下简称“承办方”）。条款中应详细列明双方的法定全称、统一社会信用代码、法定代表人姓名、联系地址及联系方式。若委托方或承办方为分支机构，需额外注明总公司授权文件编号及授权范围，避免因主体资质问题导致合同无效。

对于涉及多方合作的大型会展项目，如政府部门、行业协会共同参与主办时，应在合同中增设“联合主办条款”，明确各方分工及责任比例。例如，政府部门负责场地审批与安全监管，行业协会负责嘉宾邀请与观众组织，承办方负责现场搭建与流程执行，各方需就各自职责范围承担独立法律责任。

二、项目概况条款

项目概况需清晰界定会展活动的核心要素，包括活动名称、类型（如学术会议、商业展览、行业论坛等）、举办时间、地点及规模。活动时间应精确至日期及每日具体时段，例如“2024年11月15日至17日（每日9:00-17:30）”，并注明布展、撤展的起止时间。举办地点需明确具体场馆名称及区域，如“XX国际会展中心A馆一层（展览面积5000平方米）”“B会议室（容纳300人）”。

规模描述应包含预期参与人数（观众、嘉宾、参展商）、展览面积（净面积与毛面积）、展位数量及类型（标准展位3m×3m、特装展位10m×8m等）。若活动涉及分会场或多场次平行论坛，需逐一列明各会场主题、时间及场地分配，避免执行中出现场地冲突。

三、服务内容与要求条款

（一）策划与设计服务

承办方需提供的策划服务包括活动整体方案设计（含主题创意、流程规划、视觉形象系统）、宣传推广方案（如官网搭建、新媒体运营、媒体邀请计划）及应急预案。方案需经委托方书面确认后方可执行，修改次数一般限定为3次以内，超出部分可约定额外收费标准（如每次修改收取基础策划费的10%）。

视觉设计成果应包含主KV（主视觉海报）、邀请函、展板、胸卡、背景板等物料的设计稿，文件格式需满足印刷要求（如AI矢量图、300dpi分辨率），并提供版权无争议承诺，避免使用侵权字体或图片素材。

（二）场地与搭建服务

场地服务涵盖场馆租赁、审批手续办理（公安、消防、卫生等部门备案）、电力供应（注明总功率及各区域负荷）、空调通风、清洁与安保服务。承办方需确保场地符合《大型群众性活动安全管理条例》要求，疏散通道宽度不小于3米，消防设施完好且标识清晰。

搭建服务需明确展位类型及配置标准：标准展位通常包含三面围板、楣板、1桌2椅、2盏射灯及5A电源插座；特装展位需注明搭建材料（如铝合金桁架、木质结构）、层高限制（一般不超过4.5米）及环保要求（如使用可降解材料）。主场搭建需符合场馆规定的荷载标准（如地面承重不超过500kg/㎡），并承担搭建期间的安全责任，包括购买建筑工程一切险及第三者责任险。

（三）设备与技术服务

技术设备租赁范围包括音响（线阵列音箱、无线麦克风）、灯光（帕灯、光束灯、追光灯）、视频设备（LED显示屏P2.5/P3规格、投影仪10000流明以上）、同声传译设备（语种数量、接收器数量）及网络服务（带宽1000Mbps以上、覆盖全场的免费WiFi）。设备需提供品牌型号（如JBL音响、松下投影仪）及备用方案（如关键设备配备1:1备用机），确保活动期间无技术故障。

网络服务需保障参展商直播、观众扫码签到等需求，设置独立服务器及防火墙，防止网络拥堵或数据泄露。技术人员需提前24小时到场调试设备，并配备现场技术支持团队（每500人配备1名技术员）。

（四）人员与后勤服务

承办方需提供的人员服务包括项目经理（全程对接）、现场执行人员（按500人/名配置）、礼仪人员（形象要求及服装标准）、翻译人员（语种及资质要求，如CATTI二级以上）及临时安保人员（持证上岗）。嘉宾接待服务需明确接送标准（如VIP嘉宾配备专车、经济舱嘉宾机场大巴接送）、住宿安排（酒店星级、房型及入住天数）及餐饮服务（自助餐标准60元/人/餐、商务套餐120元/人/餐）。

四、费用与支付条款

（一）费用构成与明细

合同总金额应包含服务费用（策划费、执行费）、物料采购费（搭建材料、印刷品、礼品）、场地租赁费、设备租赁费、人员服务费、税费（增值税专用发票税率6%）及不可预见费（一般为总费用的5%-10%）。费用明细需逐项列明单价、数量及小计，例如：

标准展位搭建费：1500元/个×100个=150000元

LED显示屏租赁：800元/㎡×100㎡=80000元

项目经理服务费：1500元/天×30天=45000元

（二）支付方式与期限

通常采用分阶段支付：

预付款：合同签订后5个工作日内支付总金额的30%，用于启动策划与场地预订；

进度款：活动方案确认后10个工作日内支付4