文件材料立卷归档管理.docVIP

ICP22—5文件材料立卷归档管理

1业务目标

1.1经营目标

规范公司立卷归档程序，建立完善的公司立卷归档体系，为公司发展提供便于查考的档案支持。

1。2财务目标

文件材料立卷归档规范，保证案卷质量,提高公司档案使用价值。

1。3合规目标

文件材料立卷归档符合国家法律、法规和集团公司及公司内部规章制度的要求。

2业务风险

2.1经营风险

文件材料收集不及时、不准确、不完整，造成档案资料缺失,影响公司档案的查考、使用,损害公司形象。

2.2财务风险

文件材料立卷归档不规范，案卷质量差,严重影响公司档案使用价值。

2.3合规风险

文件材料立卷归档不符合国家法律、法规和集团公司及公司内部规章制度的要求,造成经济或名誉损失。

3职责权限

3。1办公室

办公室是公司档案管理工作的主管职能部门,负责公司管理类、工程、科研、产品、设备类文件材料的整理立卷工作;负责声像资料的整理立卷工作。

3.2基层部门

基层部门是公司档案管理工作的职能部门，根据公司要求，设置兼职档案资料员,统一管理本部门文件材料并按时上交办公室。

4流程描述

4.1日常归卷

4。1.1各基层部门将处理完毕的文件材料及时送交办公室，由办公室进行集中保管。

4。2收集

4.2.1办公室依据《文件材料归档范围及保管期限表》中的类目名称，参照收发文登记簿及相关信息,检查核对归档的各种文件材料是否收集齐全。同时将形成的电子文件除密级外，及时挂接在电子档案管理平台上，不能及时挂接额文件材料要建立专用文件夹进行保存，并定期备份。

4。2。2办公室认真核对每份文件的正件与附件、正本与定稿、转发件与被转发件、请示与批复、报告与批示等成套材料，以及文件形成日期、签章等是否完整、准确。

4.2。3办公室认真检查归档文件纸质有无破损、字迹是否耐久、声像载体图像是否清晰、电子文件能否被识别，发现问题，及时处理.

4.2.4办公室应将无需归档的文件材料剔除，包括重份文件、事务性通知、一般文件的历次修改稿，上级机关普发供参阅、不办的文件材料,单位内部互相抄送的文件以及不需履行公文的行文、一般性来信等。

4。3分类整理

4。3.1文件材料整理：按年度、问题、期限、密级等将各类文件材料进行分类，将形成或针对不同年度的文件分开，涉及不同内容的文件分开,保管期限不同的文件分开，密级不同的文件分开。

4.3.2工程、科研、产品及设备类等文件材料整理:按独立完整的工程项目、科研课题、产品和设备分别加以系统整理.

4.4立卷组合

4.4.1办公室按照文件内容和形成规律将文件材料进行组卷.组卷要力求问题相对集中,年代不混，保管期限相同，并注意与上年度分类组卷方法协调一致。

4.4。2对管理类文件立卷，办公室要灵活运用问题(指文件内容所反映的问题)、作者、时间、名称、通讯者、地区六个特征进行立卷,亦可以问题为主结合其他特征立卷。

4。4.3对工程、科研、产品及设备类等专业性成套文件材料,办公室应分别按项目、阶段等组卷.

4。4。4对荣誉档案、声像档案，办公室按规定立卷。

4。5卷内文件排列

立卷组合后，办公室按时间顺序或重要程度将卷内文件进行排列，批复、请示在前，请示、报告在后；正文在前，附件在后;转发件在前,被转发件在后;正本在前，定稿在后；重要文件历次修改稿依次排在定稿后面；文字材料在前,图样在后。

4。6送审检查

4。6。1办公室将初步组成的案卷送交集团公司档案馆检查、调整、纠正,以防止错漏，避免返工。

4。6。2办公室对检查中发现的问题应及时予以纠正,确实无法补救的应在卷内备考表中说明。

4.7案卷编目

4。7.1案卷送审检查无误后，办公室按照规定的式样要求填写案卷封面。

4.7。2办公室为案卷卷内文件编排卷内页号，填写卷内文件目录。

4.7.2.1对有文字内容的页张，办公室应统一采用阿拉伯数字在每页材料正面的右下角、背面的左下角填写页号。

4。7.2.2对已装订成册的文件材料，如自成一卷的，办公室不需重新编写页号，如与其他文件材料组成一卷的，将该册文件排列在其他文件材料之后，只在文件材料的首页编顺序号，其他页次不需要重新编写页号.

4.7.2。3对声像资料,办公室在装具或在声像资料的背面逐件编号。

4.7。3办公室按照规定的式样要求填写卷内备考表.

4.8案卷装订

4。8.1办公室按要求对案卷进行装订。装订前，先去除卷内文件上的金属物，采用三孔一线法装订,并应使卷内文件的文字完整无损和便于查阅，案卷底边和装订边要整齐，以免文件散失。

4.8.2对于蓝图不装订，按297mm*210mm折叠，加盖档号章，按要求进行保存。

4。9移交档案

4.9。1办公室按时间要求将案