企业采购申请审批模板.docVIP

适用采购场景说明

采购申请审批流程详解

第一步：采购需求发起与申请单填写

需求确认：申请人（部门员工或需求部门经办人）明确采购物品/服务的具体需求，包括名称、规格、数量、用途及预估单价、总价，保证信息准确完整。

填写申请单：通过企业OA系统或线下表格填写《采购申请单》，需包含以下核心信息：

申请日期、申请人姓名及所属部门；

采购物品/服务详细清单（名称、规格型号、单位、数量、预估单价、预估总价）；

预算科目（如“办公费”“原材料采购”等）、资金来源（如部门年度预算、专项费用）；

用途说明（简要描述采购原因及使用场景，如“补充部门办公用打印纸”“生产车间A线急需更换配件”）；

紧急程度（勾选“普通”或“紧急”，紧急采购需注明原因）。

第二步：部门负责人初审

必要性审核：部门负责人（如部门经理）对采购需求的合理性、必要性进行审核，确认是否为部门运营必需，避免重复采购或超量采购。

预算匹配性检查：核对采购金额是否在部门年度预算范围内，超出预算需说明理由并附预算调整申请（若有）。

审批意见签署：审核通过后，在申请单“部门负责人审批”栏签字确认；不通过需注明原因并退回申请人修改。

第三步：财务部门复核

预算合规性审核：财务专员（如*会计）检查采购申请的预算科目是否正确、资金是否落实，保证符合企业财务制度。

价格合理性评估：对常规物品（如办公文具），参考历史采购价格或市场均价预估合理性；对非常规物品，可要求申请人提供至少2家供应商报价作为参考（紧急采购除外）。

审批意见签署：审核通过后签字；若存在预算超支或价格异常，需与申请人及部门负责人沟通后，签署“建议调整”或“不予通过”意见。

第四步：分管领导审批

权限分级审批：根据采购金额分级审批，例如：

5千元（含）以下：由部门负责人审批即可（财务复核后完成流程）；

5千元-2万元（含）：需分管该部门的副总（如*副总）审批；

2万元以上：需总经理（如*总）最终审批。

综合评估：分管领导重点审核采购事项对部门工作的影响、成本效益及是否符合企业战略规划（如大宗长期合作需评估供应商稳定性）。

审批意见签署：明确签署“同意”“补充说明后同意”或“不同意”意见，不同意需书面说明原因。

第五步：采购部门执行

采购任务接收：审批通过的申请单流转至采购部门（如采购专员*经办），确认采购需求及交付时间。

供应商选择：

常规物品：从企业合格供应商库中选取，优先选择长期合作、性价比高的供应商；

非常规物品：通过比价、询价方式确定供应商，至少保证2家以上报价对比（紧急采购可简化流程，但需留存采购凭证）。

订单下达与跟进：下达采购订单，明确交付时间、质量标准及付款方式，跟进供应商履约情况，保证按时到货。

第六步：物品验收与报销

到货验收：物品送达后，由申请人所在部门指定人员（如部门助理）与采购专员共同验收，核对数量、规格、质量是否符合申请要求，填写《采购验收单》并双方签字。

报销流程：验收合格后，采购专员整理采购申请单、采购订单、验收单、合规采购凭证（如供应商收据/送货单，不含“发票”字样），按企业财务制度报销；若验收不合格，及时联系供应商退换货并重新启动流程。

采购申请单模板样式

申请单号

申请日期

年月日

申请人

*某某

所属部门

行政部

联系方式

*（内部分机号）

采购类别

□办公物资□生产材料□后勤服务□其他

序号

物品/服务名称

规格型号

单位

1

A4打印纸

80g

包

2

办公椅

人体工学款

把

合计预估总价（大写）

壹仟壹佰伍拾元整

合计预估总价（小写）

￥1,150.00

预算科目

办公费

资金来源

2024年行政部年度预算

紧急程度

□普通□紧急（紧急原因：部门打印机耗材已耗尽，需当日到货）

审批意见

部门负责人

签字：*经理

日期：

年月日

财务审核

签字：*会计

日期：

年月日

分管领导

签字：*副总

日期：

年月日

采购部门

签字：*专员

日期：

年月日

最终审批

签字：*总

日期：

年月日

备注

如需特殊供应商或附加要求，请在此说明：

使用规范与风险提示

信息准确性：申请人需保证物品名称、规格、数量等信息真实无误，避免因信息错误导致采购闲置或延误工作。

预算控制：严格执行预算管理制度，超预算采购需提前提交预算调整申请，未经审批不得擅自执行。

审批时限：各环节审批人应在收到申请单后2个工作日内完成审核（紧急采购需1个工作日内响应），避免流程拖延影响工作进度。

紧急采购处理：紧急采购可先通过电话向部门负责人及分管领导报备，后补申请单，但需在采购完成后24小时内完善审批手续。

供应商管理：采购部门需建立合格供应商库，定期评估供应商履约能力，禁止向无资质供应商采购（如无生产许可证、经营异常的供应商）。

禁止行为：严禁虚构采购需求、拆分采购金额规避审批、收受供应商回扣等违