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企业通讯工具使用管理规范

一、总则

（一）目的与依据

为规范公司内部及对外通讯行为，提升沟通效率与信息传递的准确性，保障公司信息安全与商业秘密，维护良好的企业形象与工作秩序，依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，特制定本规范。

（二）适用范围

本规范适用于公司全体员工（包括正式员工、试用期员工、实习生及其他为公司提供劳务的人员）在工作过程中对公司指定或认可的各类通讯工具的使用行为。所称通讯工具，包括但不限于公司统一部署的即时通讯软件、邮件系统、企业社交平台及其他经授权使用的沟通应用。

（三）基本原则

1.合法合规原则：所有通讯行为必须遵守国家法律法规及公司规章制度，不得利用通讯工具从事任何违法违规活动。

2.高效沟通原则：提倡简洁、清晰、准确的沟通方式，避免信息冗余与无效交流，确保工作效率。

3.信息安全原则：严格遵守公司信息安全及必威体育官网网址规定，妥善保管通讯账户信息，严防信息泄露、丢失或被篡改。

4.职业素养原则：通讯行为应体现职业素养，语言文明，态度专业，维护个人与公司的良好形象。

二、核心规范

（一）账户管理

1.实名注册与使用：员工应使用真实姓名及公司分配的工号进行通讯工具账户注册和使用，头像、昵称等个人信息应体现职业性，避免使用与工作无关或不当的内容。

2.账户安全：妥善设置账户密码，定期更换，严禁将个人账户密码转借、泄露给他人。如发现账户异常或被盗用，应立即报告部门负责人及IT管理部门，并及时修改密码。

3.账户交接：员工离职、调岗或不再需要使用特定通讯工具时，应按公司规定办理账户清理、信息交接或注销手续，确保公司信息资产不流失。

（二）信息内容规范

1.内容真实性与准确性：传递信息应客观、真实、准确，避免夸大、虚构或误导性表述。对于不确定的信息，应核实后再行传递。

3.禁止传播内容：严禁利用通讯工具制作、复制、发布、传播含有下列内容的信息：

*违反国家法律法规、损害国家利益的；

*涉及公司商业秘密、技术秘密、未公开的经营数据及其他敏感信息的；

*侮辱、诽谤、诋毁他人，或含有暴力、色情、恐怖等不良信息的；

*未经证实的谣言、八卦或可能引发内部矛盾、影响团队稳定的；

*其他违反社会公德、公司企业文化或损害公司利益及形象的。

4.知识产权保护：尊重他人知识产权，未经授权不得擅自传播或使用受版权保护的材料。

（三）使用行为规范

1.沟通效率：发起沟通前，应明确沟通目的与内容。对于重要或复杂事项，建议优先采用当面、电话或会议等方式，辅以通讯工具记录。避免过度依赖通讯工具进行关键决策。

2.及时响应：在工作时间内，应保持通讯工具的畅通，并对工作相关信息给予及时、恰当的回应。对于无法立即处理的事项，应告知对方大致处理时间。

3.尊重与礼貌：沟通时应使用礼貌用语，尊重他人，耐心倾听。即使意见不同，也应理性表达，避免发生言语冲突。

4.群组管理：公司或部门建立的通讯群组，成员应遵守群组规则，围绕群组主题进行讨论。群组管理员应履行管理职责，引导积极健康的讨论氛围，及时清理无关信息或不当言论。

5.避免打扰：非紧急情况下，应避免在非工作时间（如深夜、凌晨、法定节假日）频繁发送工作信息打扰同事休息。确有紧急事务，应在信息中注明“紧急”。

三、安全与必威体育官网网址要求

1.设备安全：确保个人使用的办公设备（电脑、手机等）安全，安装必要的安全软件，定期更新系统及应用，防止恶意软件窃取通讯信息。

2.敏感信息处理：严禁通过非加密的通讯工具传输公司核心商业秘密、敏感业务数据等。涉及必威体育官网网址信息的沟通，应使用公司指定的必威体育官网网址通讯渠道或方式。

3.外部沟通警惕：与外部单位或人员沟通时，应保持警惕，不随意透露公司内部信息。对于对方提出的敏感问题，应按公司规定或请示上级后再行回复。

5.安全事件报告：如发现通讯工具账户异常、信息泄露风险或发生安全事件，应立即采取应急措施（如修改密码、断开网络），并第一时间向部门负责人及IT安全部门报告。

四、监督与责任

1.部门管理责任：各部门负责人为本部门员工通讯工具使用规范的第一责任人，应加强对本部门员工的宣传、教育与日常监督，引导员工正确、规范使用通讯工具。

2.员工个人责任：每位员工均有责任遵守本规范的各项要求，对个人通讯行为负责。

3.违规处理：对于违反本规范的行为，公司将视情节严重程度、造成后果及主观过错，依据公司相关奖惩制度给予相应处理，包括但不限于口头警告、书面警告、通报批评、经济处罚，直至解除劳动合同。如行为涉嫌违法，将移交司法机关处理。

五、附则

1.本规范未尽事宜，参照国家相关法律法规及公司其他相关管理制度执行。

2.公司将根据通讯技术发展及实际管理需要，对本规范进行适时修订与完善。

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