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团队沟通协作会议记录及跟进模板

一、适用场景与核心价值

本模板适用于各类团队协作场景，包括但不限于：

常规例会：如周会、月度复盘会，用于同步进度、对齐目标；

项目专项会议：如项目启动会、需求评审会、风险排查会，聚焦关键问题决策与任务拆解；

跨部门协作会议：如资源协调会、流程优化会，明确多方职责与交付标准；

突发问题处理会议：如故障复盘会、客诉应对会，快速定位问题并制定解决方案。

通过标准化记录与跟进流程，可解决团队中“会议结论模糊、任务分工不清、跟进责任缺失”等痛点，保证信息传递准确、行动落地有据、协作效率提升。

二、全流程操作指南

（一）会前准备：明确目标，夯实基础

确定会议核心目标

召集人需提前明确会议需解决的核心问题（如“确定Q3产品迭代优先级”“解决项目A进度延迟风险”），避免主题发散。

目标示例：“明确项目下一阶段开发任务分工，保证里程碑节点按时交付”。

提前通知与会人员

通过团队协作工具（如企业钉钉）发送会议通知，包含：会议主题、时间、时长、地点（线上/线下）、目标、需提前准备的资料（如“需求文档V2.0”“进度数据表”）。

提醒参会人提前梳理相关议题的输入信息，保证会议高效。

指定记录人与材料准备

提前指定记录人（建议由非核心决策人担任，保证专注记录），明确记录要求（重点记录“结论、行动项、负责人、截止时间”）。

召集人准备好会议议程（按优先级排序）、白板/共享文档（用于实时同步讨论内容）。

（二）会中记录：聚焦关键，精准捕捉

确认基本信息

会议开始后，记录人首先核对并记录：会议时间（精确到分钟）、地点（线上会议需注明平台，如“腾讯会议房间号”）、主持人、记录人、参会人员（含缺席人员及原因）、列席人员（如需）。

按议程同步讨论内容

针对每个议题，记录需包含：

讨论要点：核心观点分歧（如“设计组建议优先优化功能B，开发组认为功能A技术风险更高”）、关键数据支撑（如“功能A当前完成度40%，延迟5天”）；

结论/共识：最终达成的明确结果（如“优先完成功能A开发，功能B延后至下阶段”）。

明确行动项（ActionItem）

对每个需落地的事项，记录必须包含：

任务描述：具体要做什么（避免“跟进项目”等模糊表述，应为“完成项目模块的代码联调”）；

负责人：明确到具体人名（用*号代替，如“”“”）；

截止时间：精确到日期（如“2023-10-15”），若需依赖外部条件，需注明触发条件（如“待市场部提供用户调研报告后启动”）；

交付物：任务完成的具体产出（如“测试报告”“需求文档终版”）。

示例：“**负责协调测试资源，2023-10-12前输出测试环境配置方案，抄送赵六”。

实时同步与确认

讨论过程中，记录人需适时在共享文档中同步内容，避免信息遗漏；

每个议题结束时，主持人需复述结论与行动项，确认所有参会人理解一致。

（三）会后整理：规范输出，及时分发

24小时内完成记录整理

记录人根据会议中的速记，补充完整讨论细节，保证语言简洁、逻辑清晰，避免主观臆断（如“认为”而非“说”）。

重点检查行动项的“负责人、截止时间、交付物”是否完整，若有遗漏需及时联系主持人补充。

审核与分发

整理完成后，将会议记录发送给主持人审核，保证信息准确无误；

审核通过后，在1小时内分发至所有参会人员及相关协作方（如项目组、上级领导），并抄送存档。

归档管理

按项目/部门/日期建立文件夹，将会议记录（含原始速记、终版文档）统一归档，命名规则建议：“项目名_会议类型_日期_版本号”（如“*智能办公系统_周会V1”）。

（四）跟进落地：闭环管理，保证实效

建立行动项跟踪表

从会议记录中提取所有行动项，汇总至《会议行动项跟踪表》（模板见下文），按“截止时间”排序，明确当前状态（“未开始/进行中/已完成/已延期”）。

定期同步进度

记录人或项目助理每周更新跟踪表，通过团队群同步“即将到期（提前3天）、已延期、已完成”的行动项，提醒负责人及时反馈；

对延期任务，需记录延期原因及预计完成时间，由协调人跟进解决资源/障碍问题。

闭环确认

行动项负责人完成后，需在跟踪表中更新状态，并附上交付物/附件（如“测试报告已至共享文件夹”）；

项目组在下次会议中优先回顾上期行动项完成情况，对未完成项明确新措施，形成“计划-执行-检查-处理”的闭环。

三、会议记录及跟进模板表格

（一）会议记录模板

会议基本信息

会议主题

项目Q3进度复盘会

时间

2023年10月10日14:00-15:30

地点

公司3楼会议室A/线上腾讯会议（房间号：）

主持人

**

记录人

**

参会人员

**（开发组）、赵六（设计组）、孙七（产品组）、周八（测试组）

缺席人员及原因

吴九（开发组，因客户拜访请假）

列席人员

郑十（项目经理）

会议议程与记录

一、议题1：项目