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供应链优化工具物料采购与供应商管理手册

前言

本手册旨在规范企业物料采购与供应商管理全流程，通过标准化操作、工具化应用及风险管控，提升供应链响应速度、降低采购成本、保障供应稳定性，助力企业实现供应链优化目标。手册适用于供应链管理部、采购部、仓储部及各需求部门，相关岗位人员需严格遵循本手册要求执行操作。

一、适用场景与核心价值

（一）典型应用场景

新项目/新产品物料采购：当企业启动新项目或研发新产品时，需快速完成物料需求梳理、供应商寻源及采购订单下达，保证物料及时供应。

常规物料补货：针对生产消耗性物料（如原材料、标准件），需通过系统化采购流程实现定期/定量补货，避免库存积压或短缺。

供应商绩效优化：当现有供应商出现交期延迟、质量波动等问题时，需通过评估体系筛选优质供应商，推动合作质量提升。

成本压降专项：针对高成本占比物料，需通过比价议价、替代供应商开发等方式降低采购成本，提升利润空间。

（二）核心价值

流程标准化：明确各环节职责与操作标准，减少人为失误，提升工作效率。

成本可控化：通过多维度比价、预算管控及供应商议价，实现采购成本透明化与优化。

供应稳定化：建立供应商准入、绩效评估及风险预警机制，保障物料连续供应。

决策数据化：通过工具记录采购数据与供应商表现，为供应链优化提供数据支撑。

二、核心操作流程详解

（一）物料采购全流程操作

1.需求提报与审核

操作步骤：

（1）需求部门根据生产计划/项目需求，填写《物料需求申请表》（详见模板1），明确物料编码、名称、规格型号、需求数量、需求日期、用途说明及预算金额。

（2）需求部门负责人审核需求合理性（如数量是否匹配产能、预算是否超标），签字确认后提交至供应链管理部。

（3）供应链管理部复核需求与库存数据，若现有库存充足，则反馈需求部门使用库存；若需采购，则纳入采购计划。

关键控制点：需求信息需完整准确（避免模糊描述如“类似物料”），紧急需求需标注“加急”并同步说明原因。

2.供应商寻源与比价

操作步骤：

（1）供应链管理部根据物料类型（如标准件、定制件）及需求特性，从《合格供应商名录》（详见模板2）中筛选候选供应商，或通过行业展会、第三方平台开发新供应商。

（2）向候选供应商发放《询价单》（详见模板3），明确物料技术参数、数量、交期、付款方式及报价截止日期。

（3）收集报价后，组织采购专员、技术工程师、质量工程师*组成评审小组，从价格、质量保证能力、交期、服务（如售后、技术支持）四个维度进行综合评分（评分标准详见模板4），选择最优供应商。

关键控制点：至少邀请3家供应商参与比价（独家供应商除外），技术参数复杂的物料需供应商提供样品/检测报告。

3.采购订单下达

操作步骤：

（1）评审小组确定供应商后，供应链管理部与供应商签订《采购合同》（模板5），明确双方权利义务（质量标准、交期违约责任、付款条款等）。

（2）根据合同约定，通过ERP系统《采购订单》（模板6），同步发送至供应商及仓库、财务部门。

（3）供应商收到订单后，需在2个工作日内确认交期，若有异议需书面反馈，供应链管理部协调调整。

关键控制点：订单信息需与合同一致（避免数量、价格等关键信息错误），紧急订单需电话确认并保留沟通记录。

4.跟催与入库验收

操作步骤：

（1）订单下达后，采购专员*需通过ERP系统跟踪供应商生产进度，重点监控大额/关键物料的备货情况，保证按期交付。

（2）物料到货前，仓库提前核对《采购订单》信息，准备验收场地与工具。

（3）物料到货后，仓库、质量部门联合验收：

数量核对：清点实物数量是否与订单一致，短缺/溢需在24小时内书面反馈供应链管理部；

质量检验：按《物料检验标准》（模板7）进行抽检/全检，合格物料办理入库手续，不合格物料填写《不合格品处理单》（模板8）并通知供应商退换货。

（4）验收合格后，仓库《入库单》（模板9），同步更新ERP库存数据，财务部门凭入库单及发票办理付款。

关键控制点：验收需留存记录（如照片、检验报告），不合格品需明确处理时限（一般不超过5个工作日）。

5.付款结算

操作步骤：

（1）供应商在物料验收合格后，开具合规发票（增值税专用发票）提交至财务部门。

（2）财务部门核对发票信息与《采购订单》《入库单》一致性，确认无误后按合同约定付款周期（如月结30天）安排付款。

（3）付款完成后，财务部门将付款凭证同步至供应链管理部，更新供应商付款记录。

关键控制点：发票抬头、税号需与企业信息一致，避免因发票问题导致付款延迟。

（二）供应商管理全流程操作

1.供应商准入

操作步骤：

（1）新供应商提交《供应商申请表》（模板10），附营业执照、相关资质证书（如ISO9001、行业生产许可证）、产品检测报告、企业简介等材料。

（2）供应链管理部组织技术、质量、财务部门进行现场