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行政物资采购流程模板：保证物资高效采购

一、适用范围与核心目标

二、标准化操作流程详解

（一）需求提出与初审

责任主体：各部门物资需求申请人、部门负责人

操作说明：

需求发起：各部门根据工作需要，填写《行政物资采购申请表》（模板见表1），详细注明物资名称、规格型号、数量、预估单价、预算总价、用途说明、期望到货日期等关键信息，并附上必要的需求依据（如部门工作计划、物资损耗记录等）。

部门初审：部门负责人对需求的合理性、必要性及预算准确性进行审核，确认后签字提交至行政部。若需求为紧急采购（如突发办公设备故障影响日常工作），需在申请表中标注“紧急”字样，并说明紧急原因。

输出文档：《行政物资采购申请表》（部门负责人签字版）

（二）需求复核与预算审批

责任主体：行政部专员、财务部、分管领导

操作说明：

行政部复核：行政部收到申请后，1个工作日内完成复核，重点核查：

物资是否属于行政部采购范围（非生产类、非专项类物资）；

规格型号、数量是否符合部门实际需求（避免过度采购）；

预估单价是否在历史采购价格或市场公允价格区间内（参考《行政物资价格参考手册》）。

复核通过后，行政部专员在申请表上签字；若不通过，退回原部门并说明修改意见。

财务部预算审核：行政部将复核通过后的申请表提交财务部，财务部2个工作日内审核预算余额，保证采购支出不超出部门年度预算。若超预算，需由需求部门提交《预算调整申请表》，经分管领导审批后proceed。

分管领导审批：预算审核通过后，根据采购金额分级审批：

金额≤2000元：由行政部经理审批；

2000元＜金额≤10000元：由行政部经理+分管行政副总审批；

金额＞10000元：需提交总经理办公会集体审批。

输出文档：《行政物资采购申请表》（行政部、财务部、分管领导签字版）、《预算调整申请表》（若适用）

（三）供应商选择与比价

责任主体：行政部采购专员、行政部经理

操作说明：

供应商信息收集：行政部采购专员根据采购需求，从《合格供应商名录》（见表2备注）中筛选至少3家供应商，名录外供应商需经过资质审核（营业执照、经营许可证、相关资质证书等），保证其具备合法供货能力。

询价与比价：

标准化物资（如A4纸、签字笔等）：采用“历史价+询价”方式，向2-3家供应商询价，选择性价比最优者；

非标准化物资（如定制办公家具、专用设备等）：要求供应商提供书面报价单（含规格、价格、交货期、质保条款等），行政部组织比价会议，综合评估价格、质量、交货期、售后服务等因素，确定候选供应商。

审批确定供应商：比价结果经行政部经理审核后，按审批权限报批（金额＞5000元需分管领导审批），最终确定供应商并签订《采购合同》（若单次采购金额＞5000元）。

输出文档：《供应商比价/询价表》（见表3）、《采购合同》（金额＞5000元时）

（四）订单下达与合同签订

责任主体：行政部采购专员、法务部（若需）、供应商

操作说明：

订单制作：采购专员根据确定的供应商信息和需求内容，制作《采购订单》（见表4），明确物资名称、规格、数量、单价、总价、交货地点、交货时间、付款方式、质量标准等条款，经行政部经理签字后加盖公章，送达供应商。

合同签订：对于单次采购金额＞5000元或长期合作供应商，需签订《采购合同》，合同内容需包含：

双方基本信息、物资明细及技术参数；

质量验收标准、违约责任、争议解决方式；

付款周期（如“货到验收合格后30日内支付”）、质保期（如“至少1年”）等。

合同签订前需经法务部审核（若有），避免法律风险。

输出文档：《采购订单》、《采购合同》（金额＞5000元时）

（五）物资交付与验收

责任主体：供应商、行政部采购专员、需求部门负责人、行政部验收员

操作说明：

物资交付：供应商按订单/合同约定时间将物资送达指定地点（如公司仓库或需求部门办公室），并附带《送货单》（注明物资名称、数量、订单号等）。

初步验收：行政部采购专员核对送货单与订单信息是否一致（数量、规格型号等），确认无误后在《送货单》上签字接收；若数量不符或物资外观损坏，当场拒收并要求供应商24小时内补发或更换。

质量与功能验收：

标准物资（如文具、清洁用品）：由需求部门负责人和行政部验收员共同检查，确认物资无质量问题、数量准确后，在《物资验收单》（见表5）上签字；

设备类物资（如电脑、打印机）：需开机测试功能是否正常，核对配置参数是否与订单一致，必要时可联系技术人员协助验收，验收合格后签署《设备验收报告》作为附件。

异常处理：若验收发觉质量问题（如设备无法启动、物资与规格不符等），需在24小时内通知供应商，要求其3个工作日内退换货，并保留相关照片、视频证据作为后续索赔依据。

输出文档：《送货单》（采购专员签字版）、《物资验收单》（需求部门、行政部签字版）、《设备验收报告》（设备类物资适