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合同信息分类管理目录与模版集

一、工具概述与适用价值

在企业运营中，合同作为明确权利义务的核心载体，其管理效率直接影响业务推进与风险控制。本工具集旨在通过标准化分类目录与结构化模板，解决合同信息分散、查找困难、分类混乱、归档不规范等问题，适用于企业法务、行政、财务、业务等部门对合同全生命周期的管理需求，助力实现合同数据的系统化、可视化与高效化利用。

二、标准化操作流程

（一）第一步：明确合同分类维度

根据企业业务特性与管理目标，建立多维度分类体系，保证分类逻辑清晰、无交叉重叠。建议从以下维度综合划分：

按合同性质：如采购合同（原材料/设备/服务）、销售合同（产品/技术/服务）、劳动合同、租赁合同（场地/设备）、借款合同、合作协议、必威体育官网网址协议等；

按签订部门：如销售部合同、采购部合同、研发部合同、行政部合同等；

按合同状态：待审批、履行中、已完成（正常终止/提前终止）、争议中、归档完毕；

按金额等级：小额合同（≤10万元）、大额合同（10万-100万元）、重大合同（≥100万元，可根据企业实际调整阈值）。

示例：某制造企业可划分为“一级分类：采购合同→二级分类：原材料采购/设备采购/服务采购→三级分类：按供应商类型（国企/民企/外企）”。

（二）第二步：构建合同管理目录

基于分类维度，设计层级化目录结构，为每份合同赋予唯一编号，实现“分类-编号-归档”的对应管理。

目录层级：一级分类（如“采购合同”）→二级分类（如“原材料采购”）→三级分类（如“钢材类采购”）→合同清单（包含编号、名称、签订方、日期等核心信息）；

编号规则：采用“分类代码-签订年份-部门代码-流水号”格式，保证编号唯一且可追溯。

示例：“CG-2024-CG-001”表示“2024年采购部采购合同第001号”（CG为采购合同分类代码，CG为采购部部门代码）。

操作要点：目录需电子化存储（如Excel、OA系统），同步建立纸质目录备份，定期更新层级结构。

（三）第三步：填写合同信息模板

使用标准化模板登记合同核心信息，保证数据完整、格式统一，便于后续检索与分析。

基础信息登记：记录合同编号、名称、签订双方（甲/乙方法定代表人及联系人）、签订日期、生效日期、到期日期、合同金额、币种、付款方式、签订地点等；

核心条款摘要：提炼标的物/服务内容、质量标准、履约期限、违约责任、争议解决方式等关键条款；

关联信息标注：关联项目编号、审批流程编号、扫描件存放路径（如电子档案系统文件夹）、纸质档案存放位置（如档案室-第X排-第X柜）。

（四）第四步：动态维护与更新

合同管理不是一次性工作，需根据业务进展实时更新信息，保证目录与模板的时效性：

状态更新：合同签订后标记“待审批”，审批通过变更为“履行中”；履约完成/终止后更新为“已完成”或“终止”，并记录终止原因；

信息补录：如合同发生变更（如金额、期限、条款修订），需填写《合同变更登记表》，更新原模板信息并备注变更日期、审批人；

定期复盘：每季度/半年对合同目录进行梳理，检查分类准确性、编号唯一性、信息完整性，剔除冗余或过期数据。

三、核心模板工具集

模板一：合同分类目录表（示例）

一级分类

二级分类

三级分类

分类说明

负责部门

采购合同

原材料采购

钢材类

生产用钢材、钢坯等原材料

采购部

采购合同

设备采购

生产设备

生产线设备、检测仪器等

设备部

销售合同

产品销售

标准产品

通用型号产成品销售

销售一部

销售合同

技术服务

售后技术支持

产品安装、调试、维保服务

技术支持部

劳动合同

全职劳动合同

固定期限合同

与正式员工签订的固定期限合同

人力资源部

模板二：合同基本信息登记表

合同编号

合同名称

签订日期

生效日期

到期日期

合同金额（元）

币种

甲方名称

甲方联系人

乙方名称

乙方联系人

合同类型

履行状态

存放位置（电子/纸质）

CG-2024-CG-001

钢材采购合同

2024-03-15

2024-03-15

2024-09-15

500,000

人民币

制造有限公司

张*

钢铁集团

李*

原材料采购

履行中

电子档案/采购部-01文件夹

XS-2024-XS-002

设备销售合同

2024-02-20

2024-02-25

2025-02-24

1,200,000

人民币

制造有限公司

王*

YY科技有限公司

赵*

标准产品

履行中

电子档案/销售部-02文件夹

模板三：合同履行跟踪表

合同编号

关键节点

计划完成日期

实际完成日期

负责人

完成情况（□正常/□延期/□异常）

备注（如延期原因、异常问题）

CG-2024-CG-001

首批货款支付

2024-03-30

2024-03-30

张*

□正常

-

CG-2024-CG-001

货物验收

2024-04-05

2024-04-07

李*

□延期