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情况说明范本

一、引言

情况说明是一种常用的事务性文书，旨在针对特定事件、问题或情况，向相关方进行客观、准确、清晰的陈述与解释。其应用场景广泛，既可以用于向上级汇报工作中出现的特殊状况，也可用于向合作方、监管机构或其他相关主体澄清事实、说明缘由。一份规范、高质量的情况说明，有助于相关方快速了解事件全貌，做出准确判断，并为后续处理提供依据。撰写情况说明时，应遵循实事求是、条理清晰、语言简练、重点突出的原则。

二、情况说明范本

标题：关于[具体事件/问题简述]的情况说明

尊敬的[接收方称谓，如：XX领导、XX部门、XX单位]：

现就[简述需要说明的核心事件或问题，例如：“近期XX项目推进中遇到的XX问题”、“关于XX文件执行情况的反馈”等]事宜，作如下说明：

一、基本情况

（此部分应简明扼要地介绍事件的背景、发生时间、地点、涉及对象、主要经过等基本要素，让阅读者对事件有一个初步的整体认知。应避免无关细节，直奔主题。）

例如：[某年某月某日]，我部门在[某项工作/某个环节]中，发现[某个现象/某个问题]。该[现象/问题]主要表现为[具体描述]。涉及[相关人员/部门/范围]等。

二、当前状况/主要问题

（此部分需具体阐述事件目前所处的状态，或已显现的主要问题、具体表现。若为已发生的事件，说明其发展态势；若为需解释的问题，明确问题的核心所在。）

例如：截至[说明日期]，该[事件/问题]已导致[具体影响，如：工作进度延迟、某项指标未达成、某个流程受阻等]。具体而言，[可分点阐述，但避免过度使用列表，以段落叙述为主，确保行文流畅]：

1.[问题表现一或当前状态一，辅以必要的事实描述]

2.[问题表现二或当前状态二，辅以必要的事实描述]

三、原因分析

（此部分是情况说明的关键，需深入剖析导致上述情况或问题发生的直接原因和间接原因。应实事求是，分清主观与客观，直接与间接，避免笼统或推卸责任。）

例如：经初步核查与分析，导致上述情况的主要原因包括：

（一）[主观原因/内部原因，如：对XX政策理解存在偏差、前期准备工作不够充分、某个环节协调不到位、人员操作失误等，并简述具体情况]。

（二）[客观原因/外部原因，如：外部环境发生突发变化、相关资源未能及时到位、不可抗力因素影响等，并简述具体情况]。

四、已采取措施/处理进展

（若事件已着手处理，此部分应说明已经采取的应对措施、处理步骤以及目前取得的进展或阶段性结果。这体现了处理问题的主动性和责任感。）

例如：针对上述情况，我部门/单位已立即采取以下措施：

（一）[已采取的具体措施一，说明措施内容、实施时间、负责人等]，目前[该措施的进展或初步效果]。

（二）[已采取的具体措施二，说明措施内容、实施时间、负责人等]，目前[该措施的进展或初步效果]。

五、后续计划/建议

（基于对情况的分析和已采取的措施，提出下一步的工作计划、拟采取的进一步措施，或针对问题解决的合理化建议。）

例如：为妥善解决此问题/推进后续工作，下一步我们计划：

（一）[具体计划一，包括目标、主要行动、预计完成时间等]。

（二）[具体计划二，包括目标、主要行动、预计完成时间等]。

（如适用）鉴于[某种情况]，建议[相关方]能[给予支持/协调资源/采取XX行动等]。

六、总结（可选）

（对整个情况进行简要总结，或表达歉意、感谢等。视具体情况和沟通目的决定是否添加。）

例如：此次事件/问题的发生，暴露出我们在[某方面]工作中仍存在不足。我们将深刻吸取教训，[进一步改进措施或表达决心]。由此给[相关方]带来的不便，我们深表歉意，恳请谅解。

特此说明。

[说明单位/部门全称]（盖章）

[经办人姓名及职务，可选]

[年月日]

三、撰写注意事项

1.实事求是：内容必须真实可靠，不得虚构、隐瞒或夸大事实。

2.目的明确：清楚说明撰写此说明的目的，是解释、澄清、汇报还是请求指示。

3.对象清晰：根据接收方的不同，调整语言风格和内容侧重点。

4.条理清晰：结构合理，逻辑严谨，层次分明，便于阅读和理解。

5.语言简练：避免冗余、空洞的表述，用词准确、规范、专业。

6.重点突出：将核心问题、关键原因和主要措施放在显著位置。

7.态度诚恳：尤其是在说明失误或问题时，应体现出负责任的态度。

8.附件佐证：如情况复杂，可附上相关证据材料（如照片、记录、数据报表等）作为支撑，但需在正文中注明。

9.核对无误：提交前务必仔细检查，确保内容准确、无错别字、格式规范。

希望本范本能为您提供有益的参考。在实际应用中，请根据具体情况灵活调整和完善，以确保情况说明的针对性和有效性。