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企业办公流程手册化规范及指南

前言

为规范企业内部办公行为，统一流程标准，提升跨部门协作效率，降低沟通成本，特制定本手册。本手册通过梳理高频办公场景，明确操作步骤、责任主体及表单规范，旨在为全体员工提供清晰、可执行的办公指引，保证各项工作有序推进、有据可查。

一、手册适用范围与场景

本手册适用于公司全体员工，覆盖日常办公中的核心流程场景，包括但不限于：

员工管理类：请假休假、加班申请、出差审批等；

费用管理类：日常报销、预算申请、付款审批等；

协作沟通类：部门会议组织、跨部门协作发起、文件流转审批等；

行政支持类：办公用品申领、固定资产领用、会议室预订等。

二、标准化操作流程详解

（一）员工请假与休假管理流程

流程概述：员工因个人原因需请假时，通过指定渠道提交申请，经部门负责人、分管领导审批后生效，休假结束后及时完成销假记录，保证工作衔接顺畅。

操作步骤：

提交申请

员工需提前1-3个工作日（紧急情况除外）通过OA系统提交《请假申请表》，或填写纸质版表单交至行政部；

表单需明确：请假类型（事假、病假、年假、婚假、产假等）、起止日期及时间、请假事由、工作交接人（需为同岗位同事，并获交接人确认）。

部门审批

部门负责人收到申请后，1个工作日内完成审核，重点关注：

请假事由是否合理；

工作交接人是否明确，交接内容是否清晰；

请假时长是否符合部门排期（如重大项目关键阶段尽量不批事假）。

审核通过后，在OA系统或纸质表单签字确认；请假3天及以上需同步提交分管领导审批。

分管领导审批

分管领导收到审批请求后，1个工作日内完成审批，重点核验：

年假/婚假/产假等法定假期是否符合公司考勤制度；

病假（连续3天及以上）是否附医院证明（纸质或电子版）；

跨部门请假需提前沟通涉及部门负责人。

结果通知与休假执行

审批通过后，OA系统自动发送通知至员工及相关部门；员工需同步告知工作交接人具体工作内容；

休假期间需保持通讯畅通，紧急事务可联系交接人或部门负责人；

请假期间不得擅自离岗或从事与工作无关事务，违者按旷工处理。

销假管理

休假结束当日，员工需通过OA系统提交销假申请，或向部门负责人口头销假并记录；

逾期未销假且未续假者，系统自动按旷工处理（旷工1天扣发3倍日工资）。

（二）日常费用报销流程

流程概述：员工因公发生费用后，整理合规票据填写报销单，经部门负责人、财务部审核，按金额分级审批后，由财务部完成支付，保证费用真实、合规、有据可依。

操作步骤：

费用发生与票据收集

员工在公务活动中需取得合法合规票据（如增值税专用发票、普通发票、定额发票等），票据需满足：

开具日期与费用发生时间一致（最长不超过30天）；

项目名称、金额、单位等信息完整清晰，与实际消费一致；

票面无涂改、破损，印章清晰（发票需加盖销售方公章）。

填写报销单

通过OA系统发起报销流程，或填写纸质《费用报销单》，需注明：

报销部门、申请人、报销日期；

费用类别（差旅费、办公费、招待费、交通费等）；

费用明细（含票据张数、金额、消费事由、对应预算科目）；

附件清单（如差旅费需附行程单、住宿发票、会议通知等）。

部门审核

部门负责人收到报销单后，1个工作日内完成审核，重点确认：

费用是否归属本部门预算；

消费事由是否与工作相关（如招待费需注明招待对象、事由、人数）；

报销金额是否符合公司标准（如差旅住宿标准、交通补贴标准）。

审核通过后签字，退回不合规报销单并注明原因。

财务审核

财务部收到报销单后，2个工作日内完成审核，重点核验：

票据真实性（通过国税平台查验发票真伪）；

报销标准是否符合规定（如市内交通费每人每天限额50元）；

预算科目使用是否正确，超预算费用是否已提交预算调整申请。

审核通过后流转至领导审批；不合规退回并说明整改要求。

领导审批与资金支付

根据报销金额分级审批：

5000元以下：部门负责人审批；

5000-20000元：分管领导审批；

20000元以上：总经理审批。

审批时限：1个工作日，逾期未审批视为默认通过；

审批通过后，财务部3个工作日内通过银行转账支付至员工工资卡，报销人确认到账。

（三）部门会议组织与管理流程

流程概述：部门发起会议需明确主题、目标及议程，提前通知参会人员，做好会议准备并记录讨论结果，会后形成会议纪要跟进落实，保证会议高效、有产出。

操作步骤：

会议发起与通知

部门负责人或会议发起人需提前2个工作日确定会议基本信息：

会议主题（明确需解决的问题，如“Q3销售目标分解方案讨论”）；

时间（避开周一上午、周五下午等非高效时段，单次会议不超过2小时）；

地点/线上会议（线上会议需提前测试网络、设备）；

参会人员（核心相关人，无关人员不列席，避免资源浪费）。

通过OA系统或邮件发送《会议通知》，附会议议程、需提前准备的资料（如数据报表、方案初稿