跨部门沟通协作会议纪要模板（会议管理）.docVIP

跨部门沟通协作会议纪要模板

适用工作场景

本模板适用于企业内需多部门协同推进的各类会议场景，包括但不限于：

项目启动会：明确跨部门项目目标、分工及资源需求（如新产品研发上市、市场活动策划等）；

问题解决会：针对跨部门协作中出现的流程卡点、职责争议或突发问题进行专项研讨（如客户投诉处理、供应链中断应对等）；

流程优化会：梳理跨部门协作流程，明确各环节职责与标准（如审批流程、需求对接流程等）；

阶段性复盘会：总结跨部门项目阶段性成果，分析问题并调整后续计划（如季度业务复盘、年度协作机制优化等）。

会议纪要撰写全流程

一、会前：明确核心要素，保证会议高效

梳理会议核心目标

会前需与会议组织者（如项目经理、部门负责人）确认：会议需解决的核心问题、期望达成的成果（如明确分工、形成决议、输出方案等），避免会议主题发散。

确定参会人员与角色

列出核心参会部门及人员（包括决策层、执行层、支持层），明确各角色职责：

主持人：控制会议节奏，引导议题讨论；

记录人：负责实时记录讨论要点、决议及待办事项（建议由熟悉业务的跨部门人员担任）；

汇报人：针对议题提前准备材料并汇报；

决策人：对关键问题拍板（如部门负责人、项目总监）。

准备会议资料与议程

提前收集各议题背景资料（如项目计划、问题数据、流程现状图等），并按议程顺序整理成册，同步给参会人员，保证其提前熟悉内容，提高会议效率。

二、会中：聚焦关键信息，精准记录要点

记录会议基本信息

会议开始后，首先记录以下基础信息（可参照模板表格“会议基本信息”部分）：

会议名称（需体现跨部门协作主题，如“产品研发跨部门启动会”）；

会议时间（具体到年/月/日上/下午X时-X时）；

会议地点（线下会议室/线上会议及会议号）；

召集人、主持人、记录人姓名（用号代替，如经理）；

参会部门及人员（列出部门名称+姓名+职务，如“市场部-李*-专员”）；

缺席人员及原因（如有，需注明“销售部-王*-因客户拜访请假”）。

按议程结构化记录讨论内容

依据会议议程逐项记录，重点关注“议题-观点-争议-结论”四要素：

议题背景：简要说明讨论问题的来龙去脉（如“当前客户需求响应流程中，技术部与市场部存在职责交叉，导致处理效率低”）；

核心观点：记录各部门的关键发言（需标注部门，如“市场部李*提出：需明确需求接收的第一责任人，建议由市场部统一接收后转交技术部”）；

争议点：记录未达成一致的意见及分歧原因（如“技术部张*反对：市场部人员不具备技术判断能力，直接接收需求可能导致需求描述不清晰”）；

初步结论：记录阶段性共识（如“会议明确：需求由市场部初步接收并标准化描述后，同步抄送技术部负责人，技术部2个工作日内评估可行性”）。

聚焦决议与待办事项

讨论环节结束后，重点记录“决议事项”和“待办事项”，保证内容可执行：

决议事项：需明确“做什么+标准”（如“决议：从下月起，跨部门需求需通过《需求申请表》提交，包含需求背景、优先级、预期交付成果”）；

待办事项：需明确“任务描述+负责人+截止时间+所需资源”（如“待办：市场部李*负责在3个工作日内完成《需求申请表》模板设计，并组织各部门评审；资源支持：行政部提供模板设计工具权限”）。

三、会后：整理核对内容，保证落地闭环

整理会议纪要初稿

会议结束后2个工作日内，记录人需根据会中记录整理纪要初稿，内容包括：

会议基本信息（清晰无遗漏）；

会议议程及讨论要点（按议题顺序整理，突出结论）；

决议事项（分点列出，明确内容）；

待办事项（表格化呈现，包含负责人、截止时间等）；

下次会议安排（如有，明确时间、议题及准备事项）。

核对与确认信息

初稿完成后，需发送给主持人及各议题负责人核对，重点确认：

讨论结论是否准确反映会议共识；

待办事项负责人、截止时间是否无误；

涉及数据、职责描述是否与实际情况一致。

核对通过后，由主持人或召集人签字确认（电子版可使用“审批章”或“签名档”）。

分发与归档

确认后的纪要在1个工作日内分发给所有参会人员及相关协作部门（抄送上级领导），同步通过企业OA、共享文件夹等渠道存档，保证信息可追溯。

跨部门协作会议纪要模板

会议基本信息

项目

内容

会议名称

例：项目Q3跨部门协作推进会

会议时间

例：2023年10月15日14:00-16:00

会议地点

例：公司总部3楼第一会议室/线上会议（：xxx，会议号：xxx）

召集人

例：项目管理办公室-赵*

主持人

例：运营总监-钱*

记录人

例：人力资源部-孙*

参会人员

例：市场部-李（经理）、产品部-周（主管）、技术部-吴（经理）、财务部-郑（专员）

缺席人员

例：销售部-王*（经理，因客户拜访请假）

列席人员

例：法务部-冯*（顾问，就合同条款提供建议）

会议议程及讨论要点

序号

议题名称

讨论要点

关键结论/决