会议管理策划与执行操作表.docVIP

会议管理策划与执行操作表

适用工作情境

本工具适用于企业内部各类会议的组织与执行，包括但不限于：

常规工作会议：部门周例会、月度总结会、季度规划会等；

专题研讨会：项目推进研讨会、问题解决专题会、流程优化讨论会等；

决策性会议：项目立项评审会、预算审批会、战略目标研讨会等；

跨部门协作会：多部门联合项目启动会、资源协调会、交付对接会等。

通过系统化策划与执行，可保证会议目标明确、流程高效、结果可追溯，避免会议冗余或关键信息遗漏。

全流程操作步骤

一、会前筹备：明确目标与资源保障

步骤1：确定会议核心要素

明确会议主题（如“Q3销售目标分解研讨会”）、目标（如“达成各区域销售共识，制定分解方案”）、时间（具体日期、起止时间，预留缓冲期）、地点（会议室/线上平台，需确认设备可用性）；

确定参会人员：主持人（主持人，负责控场与议程推进）、核心决策人（总经办李经理，负责关键事项拍板）、执行层（各部门负责人，如销售部王主管、市场部张专员）、记录人（助理赵工，负责纪要与任务记录），提前发送参会邀请（注明“需提前准备材料”）。

步骤2：制定详细会议议程

按逻辑顺序安排议题，明确每个议题的负责人、时长（总时长控制在1.5小时内为佳）、预期成果（如“确定各区域销售指标±5%浮动范围”）；

示例议程：

开场与目标说明（主持人，5分钟）；

上季度销售数据复盘（销售部王主管，15分钟）；

Q3市场环境与竞品分析（市场部张专员，20分钟）；

各区域销售目标提案与讨论（销售部各区域负责人，30分钟）；

决策与任务分配（总经办李经理，15分钟）；

总结与后续计划（主持人，5分钟）。

步骤3：准备会议物料与测试

物料清单：投影仪、麦克风、会议PPT（提前1天发送至参会人员预览）、纸质议程表、签到表、笔、白板及马克笔、会议记录模板、茶水（如需）；

线上会议准备：提前测试腾讯会议/Zoom等平台功能（共享屏幕、录制、分组讨论），发送会议与参会须知（如“请提前10分钟进入，开启摄像头”）。

二、会中执行：聚焦目标与高效协作

步骤1：开场与议程确认

主持人准时开场，重申会议目标、议程及时长规则（“每个议题严格把控时间，超时将提醒转入下一项”）；

确认参会人员到齐情况，请假人员需提前提交书面说明，记录人在签到表上标注“缺席/请假”。

步骤2：按议程推进讨论

各议题负责人按汇报逻辑发言，主持人引导讨论方向，避免偏离主题（如“关于竞品分析，我们先聚焦对本次销售目标有直接影响的数据，细节问题会后单独沟通”）；

关键决策点需明确结论（如“Q3总销售目标定为万元，各区域分配方案见附件1”），执行层当场确认无异议后记录人同步标注。

步骤3：实时记录与任务落地

记录人使用“会议纪要模板”实时记录：核心结论（无歧义的行动方向）、待办事项（任务描述、负责人、截止时间、交付成果）、遗留问题（需后续调研或跨部门协作的事项）；

示例待办事项：

任务描述

负责人

截止时间

交付成果

整理各区域销售指标分解表

销售部王主管

8月15日

签字版PDF+Excel数据表

分析竞品A的促销策略影响

市场部张专员

8月12日

PPT分析报告（含数据对比）

步骤4：会议收尾与总结

主持人总结当日成果（“本次会议确定Q3销售目标及分解方案，3项待办需按时完成”），明确下次会议时间（如“8月20日14:00待办事项进度复盘会”）；

提醒记录人1个工作日内完成纪要初稿，发送全体参会人员核对。

三、会后跟进：保证闭环与成果落地

步骤1：会议纪要确认与分发

记录人整理纪要，补充“会议基本信息”（时间、地点、参会人员）、“完整议程记录”“决议事项”“待办清单”，发送至参会人员及相关部门负责人（抄送上级领导）；

要求参会人员在24小时内反馈纪要修改意见，无异议后由主持人签字确认，正式版存档（电子档+纸质档）。

步骤2：待办任务跟踪与反馈

记录人建立“任务跟踪表”，每日更新待办进度，提前1天提醒负责人截止时间；

任务完成后，负责人提交交付成果至记录人，记录人同步更新状态为“已完成”，并反馈给相关方。

步骤3：会议效果复盘与优化

每季度末组织会议组织者复盘：统计“会议目标达成率”“待办任务完成率”“参会人员满意度”（通过匿名问卷收集），分析常见问题（如“某类会议超时频繁”“跨部门协作效率低”）；

根据复盘结果优化会议机制（如“30分钟内会议可改为线上快速沟通”“决策类会议需提前3天分发材料”）。

实用工具模板

模板1：会议策划表

会议基本信息

内容

会议主题

Q3销售目标分解研讨会

会议目标

1.明确Q3总销售目标及区域分解方案；2.识别潜在风险并制定应对措施

时间

2023年8月10日14:00-16:00

地点

公司3楼第一会议室（线上备用：腾讯会议号X）

参会人员（8人）

主持人：主持人；决策人：总经办李经理；