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产品文档标准化管理规范与模板

一、规范目的与价值

产品文档是产品全生命周期中知识沉淀、团队协作与信息传递的核心载体。为统一文档编写标准、提升文档质量、降低沟通成本、保证信息一致性，特制定本规范。通过标准化管理，可实现文档的快速检索、高效复用与合规追溯，为产品迭代、新人培训及后续审计提供可靠依据。

二、适用工作场景

本规范适用于以下与产品文档相关的全场景工作：

新产品研发：从需求调研到产品上线，各阶段文档（如需求文档、设计文档、测试文档）的创建与管理。

产品迭代优化：版本更新、功能迭代时，相关文档的修订、同步与发布。

跨部门协作：产品、研发、测试、运营等团队在需求传递、方案评审中的文档交互。

知识沉淀与培训：新人入职培训、历史文档归档、产品知识库建设。

合规与审计：满足行业监管要求、内部流程审计的文档追溯需求。

三、产品文档标准化管理全流程

（一）文档规划与立项

明确文档类型

根据产品阶段与目标，确定需创建的核心文档类型，包括但不限于：

《产品需求文档（PRD）》

《产品原型设计文档》

《技术方案设计文档》

《测试用例与报告》

《用户手册与帮助文档》

《产品上线评审报告》

分配文档责任主体

每类文档需指定唯一负责人（如产品经理负责PRD、研发负责人负责技术方案），明确撰写、审核、发布职责。

制定文档交付计划

结合产品里程碑，明确各文档的交付时间节点（如需求评审前3天完成PRD初稿），并同步至项目协作平台。

（二）文档创建与撰写

遵循模板规范

所有文档必须使用本规范提供的标准模板（详见第四章），保证结构完整、格式统一。

内容编写要求

准确性：数据、需求描述、技术参数等信息需经核实，避免模糊表述（如“大概”“可能”）。

完整性：覆盖核心要素（如PRD需包含产品目标、用户故事、功能规格、验收标准等）。

可读性：逻辑清晰，使用简洁语言，必要时配图表（如流程图、原型图辅助说明）。

版本标识：文档首页需标注文档编号、版本号（如V1.0）、撰写人、撰写日期及修订记录。

跨部门内容确认

涉及多部门协作的文档（如PRD需研发、测试确认），需提前组织评审会，收集反馈并修订，保证各方对文档内容达成一致。

（三）审核与修订

审核流程

一级审核：文档负责人完成自检，检查格式规范性、内容完整性。

二级审核：由部门负责人（如产品总监*）审核，重点评估文档与产品目标的一致性、可行性。

三级审核：跨部门评审（如研发、测试、运营），确认技术实现可行性、测试覆盖度、运营衔接性。

修订与记录

审核通过后，文档进入“定稿”状态；若需修改，需记录修订内容（如修订位置、原内容、修改后内容、修改原因），并在修订记录表中更新（详见模板示例）。

（四）发布与分发

发布渠道

定稿文档需发布至指定平台（如内部文档管理系统、团队共享文件夹），并设置访问权限（如公开查阅、仅相关人员编辑）。

分发范围

根据文档敏感性明确分发对象（如PRD需同步至产品、研发、测试、运营团队；用户手册仅同步至客服与用户端）。

发布确认

分发后需通过邮件或协作工具通知相关人员，并确认接收方已查阅，避免信息遗漏。

（五）版本控制与归档

版本号规则

采用“主版本号.次版本号.修订号”格式（如V1.0.0）：

主版本号：重大结构变更（如产品目标调整）+1；

次版本号：功能增删改+1；

修订号：细节修正（如错别字、格式调整）+1。

变更记录

每次版本更新需在文档首页“修订记录”中填写：版本号、修订日期、修订人、修订摘要、审核人（详见模板示例）。

归档管理

产品正式发布后，所有相关文档需归档至“历史产品文档库”，按“产品名称-版本号-文档类型”分类存储。

归档文档禁止随意修改，如需更新需走“版本控制”流程，并新版本。

（六）废弃与销毁

废弃条件

产品下线且无历史追溯需求；

文档内容被新版本完全覆盖且无保留价值；

因战略调整，产品或功能终止开发。

废弃流程

由文档负责人提交《文档废弃申请》，说明废弃原因及替代方案（如有）；

经部门负责人与法务（如涉及合规）审批后，标记文档为“已废弃”；

从活跃文档库移除，转移至“废弃文档区”，保留3个月后彻底销毁（涉及敏感信息的需加密销毁）。

四、核心与填写说明

（一）产品需求文档（PRD）模板

文档信息

内容

文档编号

PRD-产品名称-年份-序号（如PRD-智能办公APP-2023-001）

版本号

V1.0（初始版本）、V1.1（修订版本）

撰写人

产品经理*

撰写日期

YYYY-MM-DD

修订记录

版本号

V1.0

V1.1

1.产品概述

1.1产品目标

（如：提升办公效率30%，降低沟通成本）

1.2用户范围

（如：企业内部员工、外部合作伙伴）

1.3术语定义

（如：“待办事项”：指用户需处理的工作任务）

2.用户故事与需求

2.1用户角色

（如：销售代表、行政人员