电子档案管理办法.docxVIP

电子档案管理办法

第一章总则

第一条目的与依据

为规范本单位电子档案管理工作，确保电子档案的真实、完整、可用与安全，有效发挥电子档案在各项工作中的作用，依据国家有关法律法规及档案管理标准，结合本单位实际，制定本办法。

第二条适用范围

本办法适用于本单位各部门在各项工作中形成的，具有查考、利用和保存价值的电子档案的管理。凡涉及电子文件的形成、收集、整理、著录、鉴定、归档、保管、利用、统计及销毁等活动，均须遵守本办法。

第三条定义

本办法所称电子档案，是指本单位在公务活动中直接形成的，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传输的具有保存价值的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的记录。其构成包括电子文件及其元数据、背景信息和相应的支持软件。

第四条管理原则

电子档案管理遵循统一领导、分级负责、全程管理、规范标准、安全必威体育官网网址、便于利用的原则。应将电子档案管理纳入本单位整体工作规划和相关管理制度中，确保电子档案管理工作与业务工作同步开展。

第二章电子档案的形成与收集

第五条电子文件的形成

各部门在业务活动中形成的电子文件，应符合国家及行业相关规范要求，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。文件格式应优先选用国家推荐的标准格式，对非标准格式的重要电子文件，应采取转换或迁移等措施保证其长期可读取。

第六条电子文件的收集

电子文件形成部门应指定专人负责本部门电子文件的收集工作。收集范围应包括与业务活动相关的所有电子文件及其元数据、背景信息。收集工作应及时进行，确保电子文件不丢失、不损坏。对于具有永久或长期保存价值的电子文件，应在形成时即进行规范整理。

第三章电子档案的整理与著录

第七条整理要求

电子档案的整理应按照档案管理的基本原则和方法，结合电子文件的特点进行。应根据电子档案的形成规律和内在联系，对其进行分类、排列和组卷（件），确保其系统性和有序性。

第八条著录规则

电子档案的著录应符合国家档案著录标准，著录项目包括但不限于：档号、题名、责任者、形成时间、保管期限、密级、载体类型、存储位置、文件格式、主题词等。著录信息应准确、规范、完整，便于检索和利用。元数据的著录和管理应贯穿电子档案的整个生命周期。

第四章电子档案的鉴定与归档

第九条鉴定

电子档案的鉴定包括对其价值、保管期限、密级的鉴定。应由档案管理部门会同相关业务部门组成鉴定小组，按照国家有关规定和本单位档案保管期限表进行。鉴定工作应定期进行，对已到保管期限的电子档案，应重新进行价值鉴定。

第十条归档

经鉴定符合归档条件的电子文件，应及时向档案管理部门移交归档。归档时应办理交接手续，填写《电子档案移交清单》。档案管理部门应对接收的电子档案进行质量检查，包括文件的真实性、完整性、可用性、安全性及著录信息的准确性等，不符合要求的应退回形成部门整改。

第五章电子档案的保管与保护

第十一条存储环境

电子档案的存储应具备适宜的温湿度环境，远离磁场、强电磁辐射、灰尘、腐蚀性气体等有害物质。存储设备应放置在安全、防火、防盗、防潮的专用库房或柜架内。

第十二条备份与恢复

档案管理部门应建立电子档案备份制度，对重要电子档案实行定期备份，并进行异地备份。备份介质应符合长期保存要求，并妥善保管。应定期对备份数据进行检查和测试，确保其可恢复性。

第十三条载体管理

存储电子档案的载体（如硬盘、光盘、磁带等）应符合相关质量标准，并进行规范的登记、标识和管理。应对载体的使用、清洁、保养等情况进行记录，定期检查载体的完好状况，发现问题及时处理。

第十四条信息安全保障

应建立健全电子档案信息安全保障体系，采取身份认证、权限控制、加密、防病毒、防黑客攻击等技术措施和管理措施，确保电子档案的信息安全。严禁未经授权访问、复制、修改、删除电子档案。涉密电子档案的管理应严格遵守国家必威体育官网网址法律法规。

第六章电子档案的利用与开发

第十五条利用原则

电子档案的利用应遵循“按需提供、严格审批、注意必威体育官网网址”的原则。利用者应遵守档案管理规定和必威体育官网网址纪律，不得擅自扩散、复制、公布电子档案内容。

第十六条利用方式

第十七条开发利用

档案管理部门应积极开展电子档案的开发利用工作，通过编研、专题数据库建设等形式，挖掘电子档案的价值，为单位各项工作提供服务。

第七章人员与责任

第十八条人员配备与培训

本单位应配备具有相应专业知识和技能的档案管理人员，负责电子档案的管理工作。档案管理人员应定期参加专业培训，不断提高业务水平和综合素质。各部门应明确兼职档案员，负责本部门电子文件的收集、整理和移交工作。

第十九条责任追究

对在电子档案管理工作中做出突出贡献的单位和个人，应给予表彰和奖励。对违反本办法规定，造成电子档案丢失、损坏、泄密或擅自销毁、篡改电子档案的，