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合同管理档案管理制度(3篇)

合同管理档案管理制度一

总则

为加强公司合同管理档案的规范管理，维护公司的合法权益，根据国家有关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。本制度适用于公司及下属各部门在经营活动中所涉及的各类合同档案的管理。合同管理档案是公司经营活动的重要记录，包括合同文本、附件、补充协议、履行过程中的往来文件、信函、电报、传真、电子数据交换、电子邮件等与合同有关的资料。

合同档案管理职责

公司设立专门的合同档案管理部门（以下简称“档案管理部门”），负责合同档案的集中统一管理。档案管理部门的职责包括：制定和完善合同档案管理制度；接收、整理、保管和提供利用合同档案；对各部门合同档案管理工作进行指导和监督；定期对合同档案进行清查和鉴定，做好档案的销毁和移交工作。

各业务部门负责本部门合同档案的收集、整理和初步审核工作，并及时将合同档案移交档案管理部门。业务部门应指定专人负责合同档案管理工作，确保合同档案的完整性和准确性。

合同档案的收集与整理

在合同签订过程中，业务部门应及时收集合同的各项相关资料，包括合同草案、审批文件、授权委托书、对方当事人的主体资格证明文件、资信证明文件等。合同签订后，业务部门应在[X]个工作日内将合同正本及相关附件、补充协议等资料一式两份，一份留存本部门，一份移交档案管理部门。

档案管理部门收到业务部门移交的合同档案后，应按照合同的类别、签订时间、项目名称等进行分类整理，并编制档案目录。档案目录应包括合同编号、合同名称、签订日期、对方当事人、合同金额、履行期限、档案存放位置等信息。

对于合同履行过程中产生的往来文件、信函、电报、传真、电子数据交换、电子邮件等资料，业务部门应及时收集整理，并在每月月底前将其移交档案管理部门。档案管理部门应将这些资料与合同档案一并归档保存。

合同档案的保管

合同档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保档案的安全。档案库房应保持整洁、通风，温度和湿度应符合档案保管的要求。

合同档案应按照分类编号的顺序存放在档案柜或档案架上，便于查找和管理。对于重要的合同档案，应采取特殊的保管措施，如加密存储、异地备份等。

档案管理部门应建立合同档案借阅制度，严格控制档案的借阅范围和借阅期限。借阅合同档案必须填写《合同档案借阅申请表》，经部门负责人批准后方可借阅。借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、损毁档案。借阅期满后，应及时归还档案。

合同档案的利用

公司内部各部门因工作需要查阅合同档案时，应填写《合同档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。档案管理部门应及时提供所需的档案资料，并做好查阅记录。

公司外部单位或个人因工作需要查阅合同档案时，必须持有单位介绍信或相关证明文件，并经公司领导批准后方可查阅。查阅时，档案管理部门应安排专人陪同，并严格按照规定的查阅范围和查阅方式进行查阅。

对于涉及公司商业秘密的合同档案，在查阅和利用时应严格遵守公司的必威体育官网网址制度，不得泄露公司的商业秘密。

合同档案的鉴定与销毁

档案管理部门应定期对合同档案进行清查和鉴定，确定档案的保管期限和销毁范围。对于保管期限已满、失去保存价值的合同档案，应按照规定的程序进行销毁。

合同档案的鉴定工作应由档案管理部门会同业务部门、法务部门等相关部门组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据合同的性质、重要程度、履行情况等因素，确定档案的保管期限和销毁范围。

对于需要销毁的合同档案，应填写《合同档案销毁申请表》，经公司领导批准后，由档案管理部门和业务部门共同派人监销。销毁档案时，应确保档案被彻底销毁，不得泄露公司的商业秘密。

合同档案的信息化管理

公司应逐步建立合同档案信息化管理系统，实现合同档案的电子化存储、检索和利用。档案管理部门应将合同档案的相关信息录入信息化管理系统，建立电子档案数据库。

在合同档案信息化管理过程中，应加强对电子档案的安全管理，采取加密存储、访问控制、数据备份等措施，确保电子档案的安全。同时，应定期对电子档案进行维护和更新，保证档案信息的准确性和完整性。

业务部门在签订合同和履行合同过程中，应积极配合档案管理部门做好合同档案的信息化管理工作，及时将合同的相关电子资料上传至信息化管理系统。

监督与考核

公司应加强对合同档案管理工作的监督和考核，确保合同档案管理制度的有效执行。档案管理部门应定期对各业务部门的合同档案管理工作进行检查和评估，发现问题及时提出整改意见。

对于在合同档案管理工作中表现突出的部门和个人，公司应给予表彰和奖励；对于违反合同档案管理制度的部门和个人，应给予批评和处罚。

合同管理档案管理制度二

引言

合同管理档案是企业经营活动的重要组成部分，它记录了企业与外部单位或个人之间的经济往来和权利义务关系。加强合同管理档案的管理，对于维护企业的合法权益、