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法律事务案件档案管理规范

一、总则

（一）目的与依据

为规范本单位法律事务案件档案（以下简称“案件档案”）的管理工作，确保案件档案的真实、完整、安全和有效利用，充分发挥其在法律事务处理、风险防控及历史资料查考等方面的作用，依据国家相关法律法规及本单位档案管理基本制度，特制定本规范。

（二）适用范围

本规范适用于本单位在各项经营管理活动中，因处理各类法律纠纷、提供法律咨询、参与重要决策法律支持、审查合同及其他法律文件等所形成的，具有保存价值的各种形式的法律事务案件档案的管理。凡涉及本单位法律事务的部门及相关人员，均应遵守本规范。

（三）基本原则

1.真实性原则：案件档案材料必须真实反映法律事务的客观过程和结果，严禁伪造、篡改或损毁。

2.完整性原则：案件档案应收集齐全与案件相关的全部材料，确保档案的系统性和连续性。

3.规范性原则：案件档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用和销毁等环节，均应遵循本规范及相关操作规程。

4.安全性原则：采取有效措施，保障案件档案的实体安全和信息安全，防止失泄密事件发生。

5.必威体育官网网址性原则：严格遵守国家及本单位必威体育官网网址规定，对涉及国家秘密、商业秘密和工作秘密的案件档案，应依法依规进行管理。

二、案件档案的构成与分类

（一）案件档案的构成

案件档案一般由以下主要材料构成：

1.案件基本信息材料：包括案件名称、编号、案由、当事人信息、承办部门、承办人、案件来源、受理日期、结案日期等。

2.程序性材料：包括立案审批、委托代理手续、各类法律文书送达回证、庭审通知、证据交换通知等。

3.证据材料：包括各方当事人提交的证据清单、证据原件或复印件（如合同、函件、票据、鉴定意见、勘验笔录、证人证言、电子数据等），以及证据说明等。

4.法律文书材料：包括起诉状、上诉状、答辩状、代理词、辩护词、各类裁定书、判决书、调解书、仲裁裁决书、和解协议、撤诉申请及裁定等。

5.工作记录材料：包括案件讨论记录、阅卷笔录、调查笔录、谈判记录、电话记录、工作联系函、内部请示与批复等。

6.其他相关材料：包括与案件处理相关的法律法规及政策依据、案例检索报告、咨询意见、费用票据（如诉讼费、律师费、鉴定费等）及其他有保存价值的材料。

（二）案件档案的分类

案件档案可根据法律事务的性质进行分类管理，常见分类方式包括：

1.诉讼类案件档案：包括民事诉讼、行政诉讼、刑事诉讼（作为当事人或被害人）等案件形成的档案。

2.仲裁类案件档案：包括各类民商事仲裁、劳动仲裁等案件形成的档案。

3.非诉讼类法律事务档案：包括但不限于合同审查、并购重组、知识产权保护、合规审查、法律尽职调查、常年法律顾问服务、专项法律意见书、重大决策法律支持等形成的档案。

4.其他类法律事务档案：如信访事项处理中的法律意见、内部法律培训材料等具有参考价值的法律相关档案。

三、案件档案的形成与收集

（一）档案材料的形成要求

1.案件承办人在法律事务处理过程中，应及时、准确、规范地形成各类文件材料。

2.外部获取的材料，应力求获取原件；确系无法获取原件的，应注明原件保管单位或个人，并由承办人核对复印件与原件的一致性，签署核对意见并注明日期。

3.内部形成的材料，应符合本单位公文管理规定，格式规范、内容完整、字迹清晰、签章齐全。电子文件应确保信息准确、可读，并注明形成时间和制作人。

（二）档案材料的收集责任与范围

1.案件承办人为档案材料收集的第一责任人，负责在法律事务处理全过程中主动、及时收集相关材料。

2.收集范围应涵盖案件从启动到终结（或阶段性终结）的全部具有保存价值的材料，做到不遗漏、不丢失。

3.对于重要会议、谈判、电话沟通等，应制作书面记录，并及时归入档案材料。

4.案件处理完毕后，承办人应对所有材料进行全面梳理，确保收集齐全。

四、案件档案的整理与归档

（一）整理原则

案件档案的整理应遵循“遵循文件材料形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”的原则。

（二）整理方法与步骤

1.材料鉴别：承办人对收集到的材料进行鉴别，剔除重复、无用或不具备保存价值的材料。

2.材料排序：按照案件处理的时间顺序或逻辑关系（如程序在前、实体在后；主件在前、附件在后；批复在前、请示在后等）对材料进行系统排列。

3.材料编目：

*编写页码：对每份材料（除空白页外）在右上角（背面左上角）用阿拉伯数字连续编写页码。

*填写卷内文件目录：包括序号、文号、责任者、文件题名、日期、页号、备注等。

*填写备考表：注明卷内材料的件数、页数，以及在整理、归档、利用过程中需要说明的问题。

4.装订：

*材料应去除金属物，对破损或不符合规格的材料进行修补、折叠。

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