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企业费用报销及审批标准模板

一、模板应用背景与适用范围

本模板旨在规范企业内部费用报销流程，明确费用标准及审批权限，保证费用支出的合理性、合规性及透明度。适用于企业全体员工因公发生的各项费用报销，包括但不限于日常办公费用、差旅费用、业务招待费用、市场推广费用及其他符合公司规定的费用支出。

常见报销场景涵盖：员工因公外出产生的交通费、住宿费、餐饮补助；日常办公所需的办公用品采购、通讯费、快递费；业务拓展中发生的客户接待费、礼品赠送费；市场活动中产生的宣传物料制作费、场地租赁费等。

二、费用报销全流程操作指南

（一）报销申请准备阶段

确认费用性质与合规性

员工需判断所发生费用是否属于企业报销范围，是否符合公司费用管理规定（如：与工作无关的消费、超标准的费用、违规票据等不予报销）。

整理费用票据

（1）收集合法有效的报销凭证，包括但不限于增值税发票（需为合规增值税专用发票或普通发票）、电子发票打印件、行程单、消费清单等；

（2）票据需真实、完整，抬头为公司全称（与营业执照一致），税号准确无误，发票内容需与实际业务一致（如：办公用品需注明具体品名、规格，避免笼统填写“办公用品”）；

（3）电子发票需打印清晰，并注明“已报销”字样，避免重复使用。

填写费用报销单

根据模板表格要求逐项填写报销信息，保证字迹工整、数据准确，费用明细需按类别分项填写（如：差旅费需分开填写交通费、住宿费、补助等）。

（二）报销单提交与初审阶段

粘贴票据与附件

将整理好的票据按时间顺序或费用类别整齐粘贴在《费用报销单》的“票据粘贴页”上，票据金额需与报销单填写金额一致，附件张数需准确标注。

部门负责人初审

员工将填写完整的报销单及附件提交至直属部门负责人，部门负责人需审核：

（1）费用发生的真实性、必要性；

（2）费用是否符合部门预算及公司规定；

（3）报销单填写是否规范，票据是否齐全。

初审通过后，部门负责人在“部门审核”栏签字确认；若不通过，需注明退回理由并退回员工修改。

（三）财务部门复核阶段

合规性检查

财务部门收到报销单后，重点审核以下内容：

（1）票据合法性：发票真伪、抬头税号是否正确、有无涂改、是否超过报销时限（一般为费用发生后30天内，特殊情况需提前申请）；

（2）金额准确性：报销总金额与票据合计金额是否一致，分项费用计算是否正确；

（3）标准符合性：费用是否超出公司规定标准（如：差旅住宿标准、招待费限额等）。

问题反馈与退回

若审核发觉问题，财务部门需在2个工作日内联系员工，说明退回原因（如：票据不合规、金额超标等），员工需在3个工作日内完成整改并重新提交。

（四）分级审批阶段

根据报销金额大小，执行分级审批流程（以下为示例，企业可根据实际调整）：

5000元（含）以下：部门负责人审核→财务负责人审批；

5000-20000元（含）：部门负责人审核→财务负责人审核→分管副总审批；

20000元以上：部门负责人审核→财务负责人审核→分管副总审核→总经理审批。

各审批人需在“审批意见”栏明确签署“同意”或“不同意”意见，并签字确认，不得代签。

（五）报销款项支付阶段

审批通过后处理

财务部门确认所有审批流程完成后，于5个工作日内完成付款安排。

到账提醒

款项支付后，财务部门将通过企业内部系统或邮件向员工发送到账通知，员工可通过财务查询系统跟踪报销进度。

三、标准费用报销单模板及填写说明

（一）费用报销单模板

企业费用报销单

报销部门

报销日期

附件张数

报销人

工号

联系方式

费用期间

年月日至年月日

报销事由

费用明细

日期

费用项目（如：交通费、住宿费等）

金额（元）

发票号码

备注（如：出差地点、招待对象等）

报销总金额（大写）

报销总金额（小写）

审批意见

部门负责人：

财务审核：

日期：

分管副总（如需）：

总经理（如需）：

日期：

报销人签字

到账账户信息（如：需提供银行卡号，开户行等）

（二）填写说明

基础信息栏

“报销部门”“报销人”“工号”等信息需填写员工实际信息，保证与人事档案一致；

“费用期间”需填写费用发生的起止日期，如为单笔费用，可填写当日日期；

“报销事由”需简明扼要说明费用发生原因（如：“赴上海参加行业展会”“采购部门办公用A4纸”）。

费用明细栏

“费用项目”需按公司规定分类填写（如：差旅费、办公费、招待费等），不得合并填写；

“发票号码”需与票据实际号码一致，便于财务核查；

“备注”栏可根据实际情况补充说明，如差旅需注明出差地点、天数，招待费需注明招待对象、人数等。

审批栏

各审批人需按权限顺序签字，不得跳级审批；

“到账账户信息”如为公司默认工资卡，可填写“默认工资卡”，否则需提供准确的开户行、户名、账号。

四、报销执行关键注意事项

（一）票据合规性要求

发票需为税务局监制的合