采购流程管理模板与合同审查功能.docVIP

采购流程管理模板与合同审查功能工具指南

一、适用场景与价值体现

规范采购行为：明确各环节职责分工，避免采购流程随意性；

控制合规风险：通过合同审查关键节点，防范法律风险与商业纠纷；

提升效率：减少重复沟通与返工，缩短采购周期与合同审批时间；

强化成本管控：通过供应商评估与预算审核，保证采购成本合理可控。

二、采购流程全周期操作步骤

采购流程需遵循“需求导向、合规优先、阳光透明”原则，分为以下6个阶段，每个阶段明确操作主体与关键动作：

（一）需求发起与预算确认

需求提报：需求部门（如生产部、行政部）根据业务需要，填写《采购需求申请表》，注明采购物品/服务名称、规格型号、数量、预估单价、用途、期望交付时间等信息，部门负责人签字确认。

预算审核：采购部门收到需求后，核对采购内容是否在年度预算范围内；若超预算，需需求部门提交《预算调整申请》，经财务部门及分管领导*审批通过后，方可进入下一环节。

（二）供应商寻源与资质预审

供应商信息收集：采购部门通过公开招标、邀请招标、询价比价、战略合作库筛选等方式，收集至少3家合格供应商信息，记录供应商名称、联系方式、主营产品/服务、历史合作记录等。

资质预审：对候选供应商进行资质审核，重点检查营业执照、相关行业许可证（如食品经营许可证、特种设备生产许可证等）、质量体系认证（如ISO9001）、过往合作项目业绩及信誉证明，剔除资质不全或存在不良记录的供应商。

（三）采购方式确定与执行

根据采购金额与物品特性选择合适方式：

公开招标：适用于金额较大（如超过50万元）或标准化程度高的采购，通过指定媒体发布招标公告，组建评标小组（含采购、技术、财务、法务人员）进行评审，确定中标供应商。

询价比价：适用于金额较小（如5万-50万元）或规格统一的采购，向至少3家合格供应商发出询价单，对比报价、质量、交期后选定供应商。

单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购（如专利产品）或紧急情况，需经采购部门负责人及分管领导*审批，说明理由并留存记录。

（四）合同拟定与内部审批

合同拟定：采购部门根据供应商报价及谈判结果，使用《合同模板》拟定采购合同，明确标的物详情、质量标准、交付时间与地点、验收方式、付款条件、违约责任、争议解决条款等核心内容。

内部审批：合同按审批权限逐级流转：

采购专员初审（条款完整性、与采购需求一致性）；

法务部门审查（法律风险、条款合规性）；

财务部门审查（付款方式、税务条款合理性）；

分管领导*及总经理最终审批。

审批通过后，加盖公司合同专用章；若需修改，由采购部门根据反馈意见调整后重新报批。

（五）订单执行与履约跟踪

订单下达：审批通过后，采购部门向供应商发出《采购订单》，同步明确交付节点、验收标准及特殊要求，要求供应商签字回执。

履约跟踪：采购专员定期跟进供应商生产/备货进度，对延迟交货、质量异常等问题及时沟通处理，必要时启动违约条款。

（六）验收、结算与档案归档

货物/服务验收：

货物验收：需求部门、采购部门、质检部门（如涉及）共同到场，核对数量、规格、外观及质量（如提供检测报告），填写《验收单》三方签字确认；

服务验收：根据合同约定服务标准，由需求部门出具《服务验收合格证明》。

结算付款：财务部门收到验收单、发票（由供应商提供，注明税号及项目）、合同复印件后，按付款条款办理转账（如预付款、到付款、质保金分期支付等），保证资金流向与合同一致。

档案归档：采购部门将《采购需求申请表》《供应商资质文件》《采购合同》《订单》《验收单》《付款凭证》等资料整理成册，电子档存入管理系统，纸质档保存不少于5年。

三、合同审查核心操作要点

合同审查是采购风险防控的关键环节，需从“形式合规”与“实质合法”双维度开展，具体审查要点

（一）形式审查：保证文件规范性

合同完整性：检查合同文本是否包含双方主体信息、标的条款、权利义务、违约责任、争议解决等核心模块，避免条款缺失；

签署流程合规：确认合同是否经双方授权代表签字并加盖公章/合同专用章（供应商需提供《授权委托书》，核对授权范围与期限）；

附件齐全性：技术参数、图纸、验收标准等附件是否与合同一致，且双方签字盖章确认。

（二）实质审查：聚焦核心条款风险

主体资格审查：

供应商：营业执照（是否在有效期内、经营范围是否涵盖采购标的）、法定代表人证件号码明、授权委托书（如签约人非法定代表人）；

我方：确认签约主体为公司或其授权分支机构，避免超越授权范围。

标的条款明确性：

标的物名称、规格型号、品牌、数量、质量标准（如国标、行标或双方约定标准）需清晰无歧义，避免“同类产品”“优良品质”等模糊表述；

服务类合同需明确服务范围、服务期限、交付成果形式（如报告、系统上线）。

权利义务对等性：

交货/交付条款：明确时间（具体日期或节点）、地点（指定仓库或项目现场）、运输方