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档案库房管理规定

一、档案库房的环境管理

（一）温湿度控制

档案库房应配备温湿度监测设备，实时监控库房内的温湿度情况。温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。为了实现这一目标，需安装空调和除湿机等设备。

在夏季高温时期，当库房温度超过24℃时，应及时开启空调进行降温处理。空调的制冷量应根据库房的面积合理选择，确保能够快速有效地降低温度。同时，要定期对空调进行维护保养，检查制冷剂是否充足、滤网是否清洁等，保证空调的正常运行。

在雨季或湿度较大的季节，当库房相对湿度超过60%时，要开启除湿机进行除湿。除湿机的除湿量也要根据库房面积和实际湿度情况进行调整。此外，要定期清理除湿机的水箱，防止水满溢出影响设备正常工作。

在冬季，当温度低于14℃时，可根据实际情况开启暖气设备进行升温。但要注意暖气设备的使用安全，避免引发火灾等安全事故。同时，要避免暖气设备直接对着档案存放架，防止档案因局部温度过高而受损。

每天至少记录两次库房的温湿度数据，分别在上午和下午各记录一次。记录的数据要准确、详细，包括具体的温度和湿度数值、记录时间等。通过对温湿度数据的分析，及时发现温湿度异常情况，并采取相应的措施进行调整。

（二）光照与通风

档案库房应采用人工照明，避免自然光直射档案。人工照明应选择低照度、无紫外线的灯具，如LED灯。灯具的安装位置要合理，避免灯光直接照射在档案上，防止档案因光照而褪色、老化。

同时，要控制照明时间，非工作时间应关闭库房内的照明设备，减少不必要的光照对档案的损害。在进行档案查阅等工作时，也要根据实际需要合理使用照明，避免长时间开启灯光。

库房应具备良好的通风条件，以保证空气的流通。但通风要根据外界环境条件进行合理控制，避免在外界空气污染严重、湿度较大等情况下通风。在通风时，要开启库房的门窗或通风设备，使空气能够在库房内形成对流。通风时间不宜过长，一般每次通风以12小时为宜。

此外，要定期对通风设备进行检查和维护，确保通风设备的正常运行。如检查通风管道是否堵塞、风机是否正常转动等，及时排除通风设备的故障。

（三）清洁卫生

档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫。每周至少进行一次全面的清扫工作，包括地面、档案存放架、门窗等各个部位。清扫时要使用柔软的清洁工具，如扫帚、拖把等，避免刮伤档案和档案存放架。

在清扫地面时，要先将档案存放架周围的杂物清理干净，然后用扫帚将地面的灰尘扫到一起，再用拖把进行拖地。拖地时要注意控制水分，避免地面过于潮湿影响档案的保存。

档案存放架也要定期进行擦拭，去除表面的灰尘。擦拭时要使用干净的抹布，轻轻擦拭档案存放架的各个部位，包括架子的表面、侧面和底部等。对于档案存放架的缝隙等部位，可以使用刷子进行清洁。

同时，要注意防止害虫和鼠害进入库房。在库房的门窗处要安装防虫、防鼠网，防止害虫和老鼠进入。定期对库房进行检查，发现害虫或鼠害迹象要及时采取措施进行处理。如使用杀虫剂进行杀虫，设置捕鼠设备进行捕鼠等。

还要定期清理库房内的垃圾，保持库房环境的整洁。垃圾要分类存放，及时运出库房，避免在库房内堆积滋生细菌和害虫。

二、档案的存放管理

（一）分类存放

档案应按照不同的类别进行分类存放，如文书档案、科技档案、人事档案等。不同类别的档案要分别存放在不同的档案存放架上，并在档案存放架上设置明显的标识牌，标明档案的类别。

对于同一类别的档案，还要按照一定的顺序进行排列，如按照档案形成的时间顺序、档案的编号顺序等。这样可以方便档案的查找和管理。例如，文书档案可以按照年度进行分类，每个年度内的档案再按照文件的重要程度或文号进行排列。

在档案存放时，要遵循“上轻下重”的原则，将较轻、较薄的档案放在档案存放架的上层，将较重、较厚的档案放在下层，以保证档案存放架的稳定性。

（二）档案装具使用

档案应存放在符合国家标准的档案装具中，如档案盒、档案袋等。档案盒和档案袋的材质要坚固耐用，具有良好的防潮、防虫等性能。档案盒和档案袋的规格要统一，以便于存放和管理。

在将档案放入档案装具时，要注意档案的整齐摆放。档案要按照一定的顺序依次放入档案盒或档案袋中，避免档案在装具内杂乱无章。同时，要在档案装具上标明档案的相关信息，如档案的类别、年度、文号等，方便快速查找档案。

档案存放架的使用也要规范，要根据档案的数量和体积合理使用档案存放架的空间。档案存放架上的档案要摆放整齐，避免档案相互挤压、变形。同时，要定期对档案存放架进行检查，确保档案存放架的结构稳固，没有松动、变形等情况。

（三）档案存放的安全间距

档案存放架之间要保持一定的安全间距，以保证人员的通行和档案的安全。档案存放架之间的间距一般不应小于0.8米，以便于工作人员在档案存放架之间进行档案的存取等操作。

同时，档案存放架与库房的墙壁之间