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企业合同签订审核流程与归档管理模板
一、模板适用范围与业务场景
本模板适用于各类企业（含中小企业、集团化企业）在开展业务过程中，涉及合同签订前的审核、签订中的流程管控及签订后的归档管理全场景。具体包括但不限于：采购合同（原材料、设备、服务等）、销售合同（产品、服务交付）、合作开发合同、借款合同、租赁合同、劳动合同等需通过规范化流程管控的合同类型。模板旨在通过标准化操作，规避合同风险、明确责任分工、提升管理效率，保证合同从发起至归档的全流程可追溯、合规可控。
二、合同签订审核全流程操作指引
（一）合同发起与资料准备
责任部门/人：业务部门（如销售部、采购部、项目部等）
操作内容：
业务部门根据合作需求，与对方协商确定合同核心条款（如标的、数量、价格、履行期限、违约责任等），拟定合同初稿。
整理合同附件资料（如对方主体资格证明复印件、资质文件、技术协议、报价单、会议纪要等），保证附件与合同内容一致且完整。
填写《合同审批表》（见模板一），注明合同名称、编号、签约方基本信息、合同金额、主要条款、涉及部门等，并附合同初稿及附件清单。
输出文件：合同初稿、合同附件、《合同审批表》
（二）法务部门审核
责任部门/人：法务部（或指定法务负责人*）
操作内容：
收到业务部门提交的资料后，1个工作日内完成形式审核（资料完整性、审批表填写规范性），资料不齐的退回业务部门补充。
对合同条款进行合法性、合规性及风险审核，重点关注：
签约方主体资格是否有效（如企业营业执照是否在有效期内、经营范围是否涵盖合同内容、授权代理人是否有合法授权）；
合同条款是否违反法律法规（如《民法典》《公司法》等）或公司内部制度；
权利义务是否对等、违约责任是否明确、争议解决方式是否约定清晰；
涉及知识产权、必威体育官网网址条款、特殊行业监管要求的，是否符合相关规定。
法务部审核后，在《合同审批表》“法务审核意见”栏出具明确意见（如“同意”“修改后同意”“不同意，需补充材料”“不同意，条款存在风险，建议调整”），并反馈至业务部门。
输出文件：《合同审批表》（法务审核意见）
（三）财务部门审核
责任部门/人：财务部（或指定财务负责人*）
操作内容：
收到法务审核通过后的资料，1个工作日内完成财务条款审核，重点关注：
合同金额的准确性、计价方式是否符合公司财务制度；
付款条件、付款方式、发票开具要求是否明确且符合财务流程；
涉及税费、保证金、违约金、赔偿金的计算是否合规；
对方收款账户信息是否完整、准确（需与合同签约方名称一致）。
财务部审核后，在《合同审批表》“财务审核意见”栏出具意见（如“同意”“建议调整付款周期为”“需补充对方账户说明函”），反馈至业务部门。
输出文件：《合同审批表》（财务审核意见）
（四）管理层审批
责任部门/人：根据合同金额、类型及公司授权制度，确定审批层级（如部门总监、分管副总、总经理、董事会等）
操作内容：
业务部门将法务、财务审核通过的《合同审批表》及相关材料提交至对应审批人。
审批人重点审核：
合同内容是否符合公司战略及业务目标；
合同金额是否在预算范围内，超出预算的是否履行预算调整流程；
重大合同（如金额超过万元、涉及核心业务或长期合作）需评估合作方资信及履约能力。
审批人签署审批意见，明确“批准”“有条件批准”（需落实条件后生效）或“不批准”（说明理由）。
输出文件：《合同审批表》（管理层审批意见）
（五）合同签订与用印
责任部门/人：行政部（或指定用印管理人*）、业务部门
操作内容：
业务部门根据管理层审批意见，与对方最终协商确定合同文本，保证所有审核意见已落实，合同内容无歧义。
填写《合同用印申请表》，附最终版合同文本及《合同审批表》（含全流程审核意见），提交至行政部。
行政部审核用印资料完整性、审批流程合规性后，安排用印。用印需遵守公司印章管理规定，骑缝章、公章加盖清晰、位置准确。
合同签订份数：一般至少一式三份（甲乙双方各执一份，公司档案室留存一份），特殊合同可根据需要增加份数。
输出文件：签订生效的合同文本（含骑缝章、公章）
（六）合同归档
责任部门/人：行政部（或档案管理员*）、业务部门
操作内容：
合同签订后5个工作日内，业务部门将合同正本及附件（含审批过程中的所有材料，如《合同审批表》、法务/财务审核意见、对方资质文件等）移交至行政部档案室。
档案管理员核对合同资料完整性，核对无误后在《合同管理台账》（见模板二）中登记合同信息，分配唯一归档编号（格式示例：HT-年份-部门代码-序号，如“HT-2023-CG-001”）。
按照合同类型（采购、销售、服务等）、签订时间顺序分类存放，电子版合同同步至公司档案管理系统，保证纸质与电子版一致。
涉密合同需单独存放，设置借阅权限，非相关人员禁止查阅。
输出文件：归档合同、电子版档案、《合同管理台账
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