行政办公物资采购标准流程.docVIP

行政办公物资采购标准流程工具指南

一、适用范围与核心目标

本流程适用于公司各部门日常行政办公物资（包括但不限于文具、办公设备、耗材、清洁用品、劳保用品等）的采购管理，旨在规范采购行为、控制采购成本、保障物资及时供应、防范采购风险，保证行政办公物资采购工作的标准化、透明化和合规化。

二、标准化操作流程详解

（一）需求提报与审批：源头把控，规范启动

操作步骤：

需求发起：各部门根据实际办公需求，由经办人填写《行政办公物资采购申请表》（详见“配套工具表单模板”），明确物资名称、规格型号、数量、预估单价、用途、期望到货时间等信息，经部门负责人签字确认后，提交至行政部。

需求复核：行政部收到申请后，1个工作日内完成复核，重点核查：

物资是否符合行政办公范畴（非生产性、非固定资产类）；

需求数量是否合理（结合历史用量、库存情况）；

预估单价是否在预算标准内（参照公司《行政办公物资预算标准表》）。

分级审批：

单次采购金额≤2000元：由行政部经理审批；

2000元＜单次采购金额≤5000元：由行政部经理审核后，报分管副总审批；

单次采购金额＞5000元：需经行政部经理、分管副总审核，报总经理审批。

审批反馈：审批通过后，行政部留存《采购申请表》原件；审批不通过的，由行政部退回原部门并说明原因，部门可根据实际情况调整后重新提报。

责任主体：需求部门（发起）、行政部（复核）、各层级审批人（按权限审批）。

（二）供应商选择与价格确认：多方比价，优中选优

操作步骤：

供应商池筛选：行政部从公司《合格供应商名录》中筛选符合条件的供应商（名录内供应商不足3家时，需启动新供应商准入流程）。新供应商准入需提供营业执照、相关经营资质（如医疗器械经营许可证for特殊劳保用品）、产品报价单等资料，经行政部审核、分管副总审批后纳入名录。

询价与比价：

单次采购金额≤3000元：行政部至少向2家供应商询价，记录报价、交货期、付款条件等信息，填写《供应商询比价记录表》；

单次采购金额＞3000元：行政部至少向3家供应商询价，必要时组织相关部门（如财务部、使用部门）参与比价会议，综合评估价格、质量、服务、信誉等因素，确定最优供应商。

价格审批：询比价结果需经行政部经理审核，金额超5000元的需报分管副总审批，保证采购价格不高于市场均价且符合预算标准。

责任主体：行政部（供应商筛选、询比价）、财务部（参与价格评估）、分管副总/总经理（价格审批）。

（三）采购订单与下达：明确约定，规避风险

操作步骤：

订单制作：行政部根据审批通过的《采购申请表》和《供应商询比价记录表》，制作《采购订单》，明确以下核心信息：

供应商信息（名称、联系人、电话、地址）；

物资详细信息（名称、规格型号、数量、单价、总价）；

交付要求（时间、地点、方式）；

付款方式（如“验收合格后30日内付全款”）；

售后服务条款（如“质保期1年，非人为损坏免费维修”）。

订单审批：采购订单经行政部经理签字确认后，加盖公司公章（或采购专用章），通过书面、邮件或电子采购系统发送给供应商。

订单确认：供应商收到订单后，需在1个工作日内书面确认订单信息（如无异议则盖章回传，有异议需及时沟通调整）。

责任主体：行政部（订单制作、审批）、供应商（订单确认）。

（四）物资交付与验收：严格把关，保证合规

操作步骤：

交付准备：供应商按订单约定时间、地点交付物资，提前通知行政部收货联系人（如行政专员*某）。

现场验收：

数量核对：行政部收货人对照《采购订单》清点物资数量，保证无短缺、无多送；

质量检验：检查物资外观是否完好、规格型号是否符合订单要求、是否有合格证、保质期（如食品、清洁用品）等；对于办公设备类物资（如打印机、电脑），需现场通电测试基本功能是否正常；

异常处理：若发觉数量不符、质量瑕疵或错发，行政部应立即拍照留存证据，通知供应商24小时内处理（补发、换货或退货），同时暂停本次付款流程。

验收确认：验收合格后，行政部收货人填写《物资验收单》，注明验收结果、收货日期、收货人签字，并同步更新《行政办公物资库存台账》。

责任主体：行政部（收货验收）、供应商（异常处理）、使用部门（必要时参与质量确认）。

（五）付款结算与发票管理：合规支付，留存凭证

操作步骤：

单据收集：行政部在供应商交付验收合格后，收集以下完整单据：

《采购申请表》（原件）；

《采购订单》（供应商回执原件）；

《物资验收单》（原件）；

增值税专用发票（需与订单信息一致，且发票合规、无缺漏）。

付款申请：行政部填写《付款申请单》，附上述单据，按公司财务审批流程提交付款：

金额≤5000元：由财务部经理、分管副总审批；

金额＞5000元：需经财务部经理、分管副总、总经理审批。

款项支付：财务部审批通过后，按约定方式（银行转账、公对公支付）向供应商付款，禁止现