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合同审批标准化流程工具

适用范围与核心价值

本工具适用于各类企业内部经济合同的标准化审批管理，涵盖采购合同、服务合同、租赁合同、销售合同等常见类型，涉及业务部门、法务部门、财务部门、分管领导及高层管理等多角色协作。通过统一流程与规范表单，可实现合同审批的透明化、高效化与合规化，减少审批遗漏、降低法律风险，同时提升跨部门协作效率，为企业合同管理提供标准化支撑。

标准化操作流程详解

Step1：合同发起与材料准备

责任人：业务部门经办人（*）

操作内容：

根据业务需求，起草合同文本，明确合同主体、标的、金额、履行期限、违约责任等核心条款；

整理配套材料，包括但不限于：业务需求说明、对方主体资质文件（营业执照复印件、授权委托书等）、项目立项审批单（如涉及）、相关报价单或技术协议；

登录企业合同管理系统（或线下填写《合同审批申请表》），填写合同基本信息（合同名称、编号、类型、总金额、对方单位等），并合同文本及附件材料。

输出物：合同初稿、配套材料扫描件、《合同审批申请表》电子版/纸质版。

Step2：业务部门初审

责任人：业务部门负责人（*）

操作内容：

审核合同内容的业务真实性、必要性与可行性，保证合同条款符合业务需求；

核对合同金额、履约方式、付款条件等是否与业务约定一致，附件材料是否完整；

重点审查对方主体资质（如经营范围、履约能力）是否满足合作要求，避免与无资质主体签约；

审核通过后，在系统中填写“初审意见”并流转至下一环节；若不通过，注明修改意见退回经办人调整。

审核时限：1个工作日内

输出物：业务部门初审意见（通过/不通过及修改理由）。

Step3：法务部门合规性复审

责任人：法务专员/法务部负责人（*）

操作内容：

依据《民法典》《公司法》等法律法规及公司内部制度，审核合同条款的合法性与合规性；

重点检查：合同主体是否适格、权利义务是否对等、违约责任是否明确、争议解决方式是否约定（如仲裁/诉讼管辖地）、是否存在无效或可撤销条款；

对格式合同模板，确认是否偏离核心条款；对非标合同，提示法律风险点并建议修改；

审核通过后，签署“法务审核意见”并流转；若存在法律风险，退回业务部门重新谈判或修订条款。

审核时限：2个工作日内（复杂合同可延长至3个工作日）

输出物：法务合规性审核意见（无异议/修改意见/法律风险提示）。

Step4：财务部门审核

责任人：财务部负责人（*）

操作内容：

审核合同涉及的财务条款，包括付款方式（分期/一次性）、付款节点、发票类型（如增值税专用发票）、资金预算匹配度；

核对合同总金额是否在预算范围内，超出预算的需附预算调整审批单；

审查履约保证金、质保金等财务安排的合理性，防范资金风险；

审核通过后，签署“财务审核意见”并流转；若财务条款不合规，要求业务部门明确资金来源或调整付款条件。

审核时限：1个工作日内

输出物：财务审核意见（通过/调整意见）。

Step5：分管领导/高层审批

责任人：业务分管领导（）/总经理（）

操作内容：

根据合同金额、重要性及审批权限，确定审批层级（如10万元以下由分管领导审批，10万元以上由总经理审批）；

综合评估合同的业务价值、战略匹配度及整体风险，结合前序环节审核意见进行最终决策；

审批通过后，在系统中签署“审批意见”并流转至合同签署环节；若未通过，注明原因并终止流程。

审批时限：1个工作日内（高层审批可适当放宽）

输出物：最终审批意见（批准/否决）。

Step6：合同签署与用印

责任人：行政部（）/法务部（）

操作内容：

根据审批通过的最终版本，制作正式合同文本（一式N份，根据合作方及存档需求确定份数）；

由法务部或指定人员核对合同文本与审批版本的一致性，保证条款无篡改；

按照公司用印管理规定，履行用印审批手续，在合同指定位置（如签字页、骑缝章）加盖公司公章或合同专用章；

签署完成后，将正本合同交合作方，副本留存相关部门。

输出物：签署生效的合同正本、副本。

Step7：合同归档与执行跟踪

责任人：业务部门（）/档案管理员（）

操作内容：

业务部门在合同签署后3个工作日内，将合同正本、审批流程材料、附件等统一移交至档案管理部门；

档案管理员对合同进行分类、编号、登记，建立电子档案（扫描存档）与纸质档案（专柜存放）双备份；

业务部门负责跟踪合同履行进度，定期反馈履约情况（如付款节点、交付验收），并将履行记录同步归档；

合同履行完毕或终止后，及时办理结案手续，归档材料包括履行报告、结算凭证等。

输出物：完整合同档案（电子+纸质）、履行跟踪记录。

配套工具表单

表单1：合同审批流程表

合同编号

合同名称

合同类型（采购/服务/租赁等）

申请人

发起日期

*

审批节点

审批人

审批意见

审批日期

备注

业务部门初审

业务部门负责人*

法务部门复审

法务专员*

财务