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企业费用报销申请单详细信息录入模板

适用场景与背景

详细操作流程

第一步：整理基础信息与支出凭证

登录企业内部报销系统，进入“费用报销”模块，“新建报销单”。

准备相关支出凭证，保证凭证真实、合规，包括但不限于消费记录、合同、验收单等（需扫描或拍照至系统附件区）。

录入基础信息：填写申请人姓名（某某）、所属部门（如事业部）、申请日期（系统自动，可手动修改）、报销周期（如2024年X月X日至2024年X月X日）。

第二步：填写费用明细表

在“费用明细”区域，根据实际支出逐条录入信息，字段要求

费用类型：下拉选择对应分类（如“差旅费-交通”“办公费-耗材”“业务招待-餐费”等）。

发生日期：填写费用产生的具体日期（需与凭证日期一致）。

金额：输入本次支出的金额（单位：元，保留两位小数），系统自动汇总总金额。

支出事由：简要说明费用用途（如“前往上海参加行业展会”“采购部门办公用打印纸”等，需清晰明确）。

关联项目/客户：如涉及具体项目或客户，填写对应名称（如“2024年Q3产品推广项目”“*客户合作洽谈”）。

备注：补充说明其他需说明的信息（如“含往返高铁票2张”“团购优惠价”等，选填）。

多笔费用需分条录入，保证每条明细对应一张或一组关联凭证。

第三步：与关联附件

“附件”按钮，将整理好的支出凭证（如电子票据、合同扫描件、消费清单等）逐个，保证附件清晰、完整，关键信息（如金额、日期、商家名称）可辨识。

在“附件关联”区域，将的附件与对应的费用明细条目勾选关联（如“高铁票”关联至“差旅费-交通”明细），保证附件与明细一一对应。

第四步：提交审批与跟踪

确认所有信息填写无误、附件齐全后，“提交”按钮，系统自动报销单号（如“FY202405001”）。

根据企业审批流程，系统将自动流转至直属上级审批（如*经理），审批通过后依次提交至部门负责人、财务部门审核。

员工可在“报销进度”模块实时查看审批状态，如遇退回（信息填写错误或附件缺失），需根据退回原因修改后重新提交。

费用报销申请单模板

字段名称

填写说明

示例

报销单号

系统自动，无需手动填写

FY202405001

申请人姓名

填写本人姓名（用号代替，如某某）

*李华

所属部门

填写所在部门全称

*事业部

申请日期

填写提交报销单的日期

2024-05-10

报销周期

费用所属的起止日期

2024-05-01至2024-05-10

费用明细

├─费用类型

下拉选择（如差旅费、办公费等）

差旅费-交通

├─发生日期

费用产生的具体日期

2024-05-05

├─金额（元）

本次支出金额（保留两位小数）

580.00

├─支出事由

简要说明用途

前往北京参加行业峰会往返高铁

├─关联项目/客户

涉及项目或客户名称（选填）

2024年行业峰会合作项目

├─备注

其他补充说明（选填）

含二等座高铁票2张

├─附件名称

的附件文件名

高铁票pdf

（可添加多条明细）

费用总计

系统自动汇总所有明细金额

580.00

审批意见（财务）

由财务部门填写审核结果（如“同意报销”“退回修改”）

同意报销

审批人（财务）

财务审批人姓名（*号代替）

*王芳

审批日期

财务审批日期

2024-05-12

填写要点与常见问题提示

信息真实性要求：所有填写内容需与实际支出一致，虚构费用、夸大金额等行为将影响个人信用，情节严重者按企业制度处理。

金额规范：费用金额需与附件凭证一致，小数点后保留两位；报销总金额超过部门审批权限时，需提交更高级别审批。

附件完整性：每笔费用需至少1张关联凭证，电子凭证需清晰显示商家名称、金额、日期等关键信息，模糊或缺失附件将导致退回。

分类准确性：费用类型需按企业财务制度选择，错误分类可能导致审批延迟（如将“业务招待费”误选为“办公费”）。

时限要求：费用需在发生后15个工作日内提交报销申请，超期申请需部门负责人额外说明理由。

修改与补充：审批通过前如需修改，可在“报销进度”中撤回并更新；审批通过后如需补充信息，需联系财务部门手动处理。