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建设工程档案资料移交规范操作流程

建设工程档案资料是工程项目建设全过程的真实记录与重要成果，其规范移交不仅是工程项目竣工验收的必备条件，更是工程后续运营管理、维护改造、权属证明及历史追溯的关键依据。为确保工程档案资料的完整性、准确性、系统性和有效性，保障移交工作的顺利进行，特制定本规范操作流程。

一、移交前的准备与梳理

移交工作的顺利与否，很大程度上取决于前期准备的充分程度。这一阶段的核心任务是对拟移交的档案资料进行全面、细致的梳理、审核与完善，确保其符合相关标准和要求。

（一）明确移交范围与依据

首先，需依据国家及地方现行的档案管理法规、行业标准、项目合同约定以及建设单位的具体要求，明确档案资料的移交范围。这通常包括从项目立项、勘察设计、招投标、施工、监理到竣工验收等各个阶段形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子文件等不同形式的历史记录。应特别注意对隐蔽工程记录、质量评定资料、试验检测报告、竣工图等核心资料的界定，确保无遗漏、无冗余。

（二）系统整理与编目

在明确范围的基础上，对档案资料进行科学分类、系统组卷和规范编目。分类应遵循工程建设的自然流程和档案形成的规律，保持资料间的有机联系。组卷时，应按照文件材料的形成规律和内在联系，将其组合成一个个有序的案卷。编目则需依据统一的编码规则，为每一卷档案赋予唯一的档号，并填写卷内文件目录、案卷封面及脊背。卷内文件应按规定顺序排列，并编写页码。对于不同载体的档案，如纸质、照片、录音录像带等，应分别整理，但需在目录中注明其关联性。

（三）电子档案的整理与著录

随着信息技术的发展，电子档案已成为工程档案的重要组成部分。电子档案的整理应与纸质档案同步进行，并确保两者内容的一致性和关联性。电子文件的命名应规范易懂，与其对应的纸质文件保持一致的标识。同时，需对电子档案的元数据进行完整著录，包括文件名称、形成时间、形成单位、责任人、文件格式、存储位置、软硬件环境等信息，以保证电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。

（四）自查与完善

档案整理完毕后，移交单位应组织内部专业人员进行严格的自查。自查内容主要包括：资料是否齐全、内容是否真实准确、签署是否完备、字迹是否清晰、装订是否规范、组卷是否合理、编目是否清晰等。对于自查中发现的问题，如资料缺失、内容有误、手续不全等，应及时采取措施进行补充、修改和完善，确保移交资料的质量。

二、移交过程的实施

完成前期准备工作并确认资料符合移交条件后，即可进入正式的移交实施阶段。这一阶段是档案实体和管理责任转移的关键环节，需要移交方与接收方密切配合，规范操作。

（一）移交申请与沟通

移交单位应向接收单位提交正式的档案移交申请，说明移交项目名称、移交资料的套数（纸质与电子）、主要内容、整理情况及拟移交时间等。双方应就移交的具体事宜进行充分沟通，包括移交的时间、地点、方式（如现场交接、邮寄等）、参与人员以及接收方对资料的特殊要求等，达成一致意见。

（二）资料交接与核对

在约定的时间和地点，移交方与接收方共同进行资料的交接与核对。交接时，移交方应提供《工程档案移交清单》，清单应详细列明移交资料的案卷题名、档号、份数、页数、电子文件存储介质及数量等信息。接收方应依据移交清单和相关标准要求，对移交资料逐一进行清点、核对和抽查。核对内容包括资料的数量、完整性、外观质量、编目准确性等。对于电子档案，还应检查其载体的完好性、文件的可读性及元数据的完整性。如有异议，应及时提出，由移交方负责解释或处理。必要时，可进行详细的专项复核。

（三）签署移交书

经双方共同核对无误后，应由移交方和接收方的经办人及负责人在《工程档案移交书》上签字并加盖单位公章。移交书应明确记载移交项目名称、移交日期、资料数量（纸质与电子）、双方责任、以及其他需要说明的事项。移交书一式多份，双方各执一份，必要时报送相关主管部门备案。此移交书是档案交接双方履行责任的法律依据。

三、移交后的收尾与归档

档案资料正式移交后，并非意味着工作的完全结束，还需做好后续的收尾工作，以确保整个档案管理链条的完整性。

（一）移交资料的备份

移交单位应对已移交的重要档案资料进行必要的备份留存，特别是电子档案，应确保其数据安全，以防后续可能出现的查询需求或意外情况。

（二）移交相关文件的整理归档

移交过程中形成的《工程档案移交清单》、《工程档案移交书》、交接核对记录以及其他与移交相关的往来文件，也应作为项目档案的一部分，由移交单位整理归档，以备查考。

（三）总结与反馈

移交工作完成后，移交单位可对本次档案资料的形成、整理、移交全过程进行总结，分析经验与不足，为今后类似项目的档案管理工作提供借鉴。同时，对于接收方在接收过程中提出的意见和建议，应予以重视，并在后续工作中加以改进。接收方则应按照本单位的档案管理规定，及时对接收的工程档案