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公司员工离职事宜的客户告知函

关于我司员工离职事宜的客户告知函

尊敬的客户：

您好！

首先，衷心感谢您一直以来对我司的信任与支持。正是有了您的鼎力相助，我们才能在激烈的市场竞争中不断成长，取得今天的成绩。在此，我们谨代表公司全体员工向您致以最诚挚的谢意！

本着公开、透明、负责任的态度，我们特此向您正式告知，我司员工张明先生因个人发展原因，已决定于2023年12月31日正式离职。该员工在我司担任客户关系总监一职，主要负责贵公司及相关重要客户的日常沟通、项目协调、需求对接及售后服务等相关工作。

张明自2018年5月加入我司以来，已经服务了5年7个月。在此期间，他凭借专业的业务能力、敬业的工作态度和良好的沟通技巧，为公司的业务发展做出了重要贡献，同时也与贵公司建立了深厚的合作关系。我们深知，张明的离职可能会对贵公司的业务连续性带来一定影响，对此我们深表歉意，并将尽最大努力确保过渡期的平稳进行。

一、离职员工信息

张明，男，35岁，工商管理硕士学历，市场营销专业背景，在我司担任客户关系总监一职，主要负责以下工作内容：

1.负责贵公司及另外15家重要客户的日常沟通与关系维护

2.协调公司内部资源，确保客户需求得到及时响应和满足

3.管理客户服务团队，提升团队服务质量和效率

4.制定客户服务策略和计划，推动客户满意度提升

5.处理客户投诉和特殊需求，确保客户体验

张明在客户关系管理和项目协调方面有着丰富的经验和专业知识，曾成功负责数字化转型项目、供应链优化工程等多个重要项目，取得了显著成效，为公司赢得了客户的广泛赞誉。

二、离职原因及时间安排

张明决定离职主要是出于个人职业发展规划的考虑，已获得另一家跨国公司的高级管理职位邀请。经过双方友好协商，他将于2023年12月31日正式离职，最后工作日为2023年12月29日。在此期间，公司将安排李华作为其工作交接的负责人，确保所有相关工作能够平稳过渡。

三、对客户可能产生的影响

考虑到张明与贵公司之间建立的密切合作关系，其离职可能会对以下方面产生一定影响：

1.项目进度：当前由张明负责的智能仓储系统升级项目可能会受到一定影响，但公司将采取有效措施确保项目按时完成。目前项目已完成65%，预计在2024年3月前完成全部实施工作。

2.日常沟通：日常业务沟通渠道可能会有所调整，但我们会确保新的对接人能够及时响应贵公司的需求。特别是对于紧急事务，我们将建立24小时响应机制。

3.专业知识：张明在供应链管理和数字化转型方面的专业知识可能会对某些技术性较强的业务产生影响，但公司已安排相关人员进行知识转移和培训，确保专业服务的连续性。

4.服务质量：在过渡期间，服务质量可能会出现短暂的波动，我们将尽力将影响降到最低。根据我们的经验，此类过渡期通常为2-4周，之后服务质量将恢复并可能有所提升。

5.团队稳定性：客户服务团队可能会有一定的人员调整，但核心团队成员将保持稳定，确保服务的连续性。

四、公司采取的应对措施

为最大限度减少张明离职对贵公司业务的影响，公司已采取以下应对措施：

1.成立了专门的工作交接小组，由销售总监王强担任组长，客户服务经理李华担任副组长，负责协调和监督交接工作。

2.制定了详细的交接计划，包括客户档案、项目资料、沟通记录、未完成任务、特殊需求等14个方面的交接内容，确保所有重要信息和资料得到完整传递。

3.安排了李华作为主要对接人，该客户服务经理已有8年的工作经验，并已接受过高级客户关系管理、数字化转型项目管理等专业培训。

4.建立了应急响应机制，包括设立专门的交接邮箱(jiaojie@)、提供24小时联系电话(138-XXXX-XXXX)，确保在过渡期间能够及时处理各类突发情况。

5.加强了与贵公司的沟通频率，将每周五下午召开进度汇报会议，及时沟通解决可能出现的问题。

6.公司管理层将在过渡期间亲自参与重要客户的沟通工作，确保服务质量不受影响。

五、过渡期安排

为确保过渡期的平稳进行，我们制定了以下具体安排：

1.时间节点：

-2023年12月15日：完成所有项目资料的整理和归档

-2023年12月18日：完成与贵公司的首次正式交接会议

-2023年12月22日：完成所有工作内容的正式交接

-2023年12月25日：李华全面接管相关工作

-2024年1月5日：第一次项目进度汇报会议

-2024年1月15日：过渡期评估会议