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机关单位OA系统使用操作手册

前言

为进一步规范我单位办公自动化（OA）系统的使用与管理，提高办公效率，确保信息传递的及时、准确与安全，特编制本操作手册。本手册旨在为全体工作人员提供清晰、规范的OA系统操作指引，帮助大家快速掌握系统功能，顺利开展日常工作。请各位同事认真学习并严格遵照执行。

第一章系统入门与基础操作

1.1系统登录

打开浏览器，在地址栏输入单位OA系统官方网址，进入系统登录界面。在登录界面，依次输入分配的用户名和初始密码。首次登录时，系统会强制要求修改初始密码，请务必设置符合安全规范的新密码（建议包含大小写字母、数字和特殊符号），并妥善保管，切勿告知他人。

登录成功后，系统将自动跳转至个人工作台首页，展示待办事项、通知公告等重要信息。

1.2界面概览

系统主界面通常包含以下几个主要区域：

*顶部导航栏：集成了系统的核心功能模块入口，如公文处理、信息发布、会议管理、个人事务等。

*左侧菜单栏：根据当前登录用户的权限，显示该用户可操作的具体功能菜单，点击菜单项即可进入相应功能页面。

*中间工作区：为主要的操作和信息展示区域，不同功能模块对应不同的工作区内容，如待办列表、公文正文、表单填写等。

*底部状态栏：显示系统版本、登录时间、技术支持联系方式等。

1.3个人信息维护

为确保系统信息的准确性和工作联系的顺畅，请及时维护个人信息：

1.在系统主界面右上角，点击个人用户名或头像，在下拉菜单中选择“个人设置”或“个人信息”。

2.在个人信息编辑页面，可修改联系电话、电子邮箱、办公地址等个人资料。

3.确认信息无误后，点击“保存”按钮。

1.4密码修改与安全提示

定期修改密码是保障账号安全的重要措施：

1.进入“个人设置”，找到“密码修改”选项。

2.依次输入原密码、新密码及确认新密码。

3.点击“确认修改”完成操作。

安全提示：

*密码应避免使用生日、姓名拼音等易被猜测的字符。

*请勿将个人账号密码转借他人使用。

*如怀疑账号被盗或密码泄露，请立即更改密码并报告系统管理员。

第二章公文处理

公文处理是OA系统的核心功能，主要包括收文办理和发文办理两大模块。

2.1收文办理

收文办理指对外部来文或内部流转至本单位/本部门的公文进行接收、登记、拟办、批办、承办、催办、传阅、归档等一系列处理过程。

1.收文签收：登录系统后，待办事项中会显示需要签收的公文。点击公文标题或“签收”按钮，确认接收。

2.查看公文：签收后，可点击进入公文详情页面，查看公文标题、文号、签发单位、成文日期、主送机关、内容正文及附件等。

3.拟办与批办：根据权限，相关负责人需对收文提出拟办意见或批办意见。在公文处理界面，找到“拟办”或“批办”输入框，填写具体意见后提交。

4.流转办理：根据批示意见或预设流程，公文将自动或手动流转至下一办理人。办理人接收后，应及时处理，可进行“阅办”、“转办”、“会办”等操作，并填写办理意见。

5.办结与归档：公文处理完毕后，由最后办理人进行“办结”操作。办结后的公文将自动或手动进入归档流程。

2.2发文办理

发文办理指本单位内部制发公文的全过程，包括拟稿、审核、会签、签发、编号、排版、校对、用印、分发、归档等环节。

1.拟稿：在发文模块中，选择“新建发文”或相应的公文模板（如请示、报告、通知等）。填写公文标题、主送机关、抄送机关、正文内容，根据需要添加附件。正文撰写应符合公文写作规范。

2.提交审核：拟稿完成后，点击“提交”按钮，将公文提交给指定的审核人。

3.审核与会签：审核人对公文内容、格式等进行审核，提出修改意见或同意。如需多部门会签，公文将依次流转至各会签部门负责人处进行会签。拟稿人需根据审核/会签意见进行修改，并重新提交。

4.签发：审核、会签通过后，公文流转至签发领导处进行签发。

5.编号与排版：签发通过后，系统通常会自动生成文号（或由专人编号）。如需排版，可使用系统内置的排版工具进行格式调整。

6.用印与分发：完成排版校对无误后，按规定流程申请用印。用印后的公文可通过系统分发至主送、抄送单位/人员。

7.归档：发文流程全部完成后，应及时进行归档。

第三章日常办公

OA系统集成了多项日常办公功能，旨在提升办公效率，实现资源共享。

3.1通知公告

1.查看通知公告：在系统首页或“通知公告”模块，可浏览所有发布的通知公告列表，点击标题查看详情。重要通知建议及时查阅并标记已读。

2.发布通知公告：根据权限，相关人员可发布通知公告。填写标题、正文、发布范围（全体、特定部门或人员），上传附件（如有），确认无误后发布。

3.2会议管理

1.会议申请：发起会议申请，填写会议主题