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跨部门协作会议纪要及行动计划模板
适用场景与目标
从筹备到落地的全流程操作
一、会前准备：明确方向与基础信息
确定会议核心目标
明确本次会议需解决的核心问题（如“确定Q3产品上线时间节点”“解决供应链与生产部门产能冲突”），避免议题发散。
提前3-5个工作日向参会部门发送《会议预通知》，说明目标、议题及预期成果，要求各部门提前准备相关材料（如数据报表、方案初稿）。
锁定参会人员与分工
保证每个相关部门有1-2名决策人或关键执行人参与，避免“参会人无权限，决策人不知情”。
指定会议主持人（通常为发起部门负责人）和记录人（建议为项目助理或协调岗），记录人需提前熟悉模板结构，重点记录“决议事项”与“行动项”。
准备会议材料与环境
整理会前收集的部门材料（如市场部用户调研报告、研发部技术方案），提前1天同步给参会人，保证信息同步。
预订会议室（或线上会议工具），测试设备（投影、麦克风、会议软件），保证会议环境顺畅。
二、会中执行：聚焦讨论与关键输出
开场重申目标与规则
主持人开场后，用3-5分钟重申会议目标、议题及时限（如“本次会议需在1小时内确定3个行动项的负责人与截止日期”），提醒参会人围绕“解决问题”发言，避免冗长讨论。
逐项议题讨论与记录
按《会议预通知》中的议题顺序推进，每个议题讨论后，记录人需同步记录：
讨论要点：各部门核心观点（如“销售部建议提前上线以抢占市场，研发部认为技术调试需2周”）；
关键结论：达成一致的共识（如“最终确定上线时间为9月15日，研发部需在8月30日前完成最终测试”）；
分歧点：未解决的问题及后续处理方式（如“市场部提出的额外功能需求，需单独召开专题会评估”）。
明确决议事项与行动项
讨论结束后，主持人带领参会人梳理所有决议事项和行动项，保证“每一项行动都有明确负责人、截止时间和交付标准”。
记录人现场向参会人复述关键行动项（如“行动项1：研发部经理负责完成技术方案终稿，负责人经理，截止时间8月30日”），确认无遗漏或歧义。
三、会后跟进：落地执行与闭环管理
24小时内整理并分发纪要
记录人需在会后24小时内完成《会议纪要及行动计划》初稿，内容需包含：会议基本信息、各议题讨论要点、决议事项、行动计划（含负责人、部门、时间、资源）。
纪要初稿发给主持人审核，确认无误后（重点核对行动项的负责人和时间），在48小时内同步给所有参会部门及抄送相关领导。
建立行动项跟踪机制
使用项目管理工具（如钉钉待办、飞书多维表格、Excel跟踪表）建立《行动项跟踪表》，实时更新各任务的“状态”（未开始/进行中/已完成/延期）、“实际完成时间”及“风险问题”。
会议发起部门（或项目组）每周进行一次行动项进度同步，对延期任务及时协调资源（如“研发部经理反馈测试环境不足，协调运维部主管优先支持”）。
闭环复盘与归档
行动项全部完成后，3个工作日内由记录人组织简短复盘会，总结本次协作中的经验（如“跨部门沟通提前同步材料，效率提升30%”）与不足（如“决策链路过长导致某环节延期”）。
所有会议纪要、行动计划、复盘记录按部门分类归档（电子档+纸质档），方便后续查阅或作为项目验收依据。
会议纪要及行动计划模板
一、会议基本信息
项目
内容
会议名称
[例：Q3新产品上线跨部门协调会]
会议时间
[年月日时分-时分]
会议地点/形式
[例：总部301会议室/线上腾讯会议]
主持人
[姓名及职务，例：市场部*经理]
记录人
[姓名及职务，例：项目组*助理]
参会部门及人员
[例：市场部经理、研发部主管、销售部代表、生产部主任]
缺席人员及原因
[例：生产部主任因出差，由副主任代会]
分发范围
[例：参会部门、公司领导层、项目组]
二、议题讨论与决议
序号
议题名称
讨论要点（各部门核心观点）
关键结论/决议事项
1
产品上线时间节点确定
市场部：建议9月10日上线抢占中秋档；研发部：技术调试需2周，最早9月15日；销售部：需预留3天培训
决议：最终确定上线时间为9月15日0:00，研发部8月30日前完成最终测试，市场部9月5日前完成推广物料
2
供应链产能保障问题
生产部：当前产能可满足日均1000台，若9月首周订单激增需备料；采购部：核心零部件供应商已备货3天产能
决议：采购部经理9月3日前确认供应商备货情况，生产部主任制定9月首周产能排班表（每日最大产能1200台）
3
跨部门沟通机制优化
研发部：需求变更需提前5天走流程；销售部：紧急客户需求需快速响应
决议：建立“需求变更双通道”——常规需求通过OA系统流程审批，紧急需求由各部门负责人直接对接，24小时内反馈可行性
三、行动计划与责任分工
任务编号
任务描述
负责人
所属部门
计划完成时间
所需资源/支持
当前状态
实际完成时间
备注（风险/问题）
A-001
完成技
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