电子合同信息采集与标准化编辑工具.docVIP

电子合同信息采集与标准化编辑工具使用指南

一、适用场景与核心价值

在数字化办公环境下，电子合同已成为企业协作的重要载体。本工具聚焦合同信息的规范管理，适用于以下场景：

企业合同全生命周期管理：覆盖从合同起草、审批、签署到归档的全流程，通过标准化采集保证数据结构化，便于后续检索与分析。

多部门协作标准化：销售、法务、财务等部门使用统一模板采集信息，避免因格式差异导致的数据孤岛，提升跨部门协作效率。

法务合规审核支持：内置标准化条款库，自动校验合同合规性（如违约责任、争议解决条款），降低法律风险。

存量合同数据整理：对历史电子合同批量采集关键信息，将非结构化数据转化为结构化数据，便于建立企业合同数据库。

二、分步操作流程

（一）前期准备

工具登录

通过企业账号密码登录系统（支持个人模式，功能有所精简），首次登录需完成企业信息认证（营业执照等材料）。

登录后进入“工作台”，根据需求选择“新建合同”或“批量处理”。

模板选择

系统提供20+标准合同模板（如采购合同、服务合同、租赁合同等），可根据合同类型直接选用；

若需自定义模板，“模板管理”导入已有Word/PDF模板，系统自动解析字段并可编辑结构（需手动调整字段类型）。

（二）信息采集

基础信息录入

必填字段：合同编号（规则：公司简称-年份-序号，如“ABC-2023-001”）、签订日期（YYYY-MM-DD格式）、合同类型（下拉选择）、有效期起止（日期范围选择）；

选填字段：关联项目编号（如与项目管理系统关联，填写对应编号）、合同版本号（默认V1.0，可修改）。

合同主体信息录入

分别录入甲方、乙方信息，包括：名称（与营业执照一致的全称）、统一社会信用代码（系统自动校验18位格式）、注册地址、联系人（如张*）、联系电话（11位数字校验）；

支持添加“第三方主体”（如担保方），信息字段与甲乙方一致。

核心条款内容导入

手动输入：直接在文本框中填写条款内容，系统自动识别条款标题（如“第一条合同标的”“第二条金额”）；

复制粘贴：从Word/PDF中复制条款内容，系统智能解析并去除格式干扰（如多余空格、水印），保留文本核心信息；

附件：支持PDF/Word/Excel/JPG等格式，添加附件名称、时间，并关联对应条款（如“技术参数表”关联“第四条技术要求”）。

（三）标准化编辑

格式统一

系统自动将合同字体调整为宋体五号，行距1.5倍，段落首行缩进2字符；

若需调整格式，可通过“格式工具栏”修改，但需保证全文格式一致（避免标题、混用）。

条款标准化替换

“标准化条款库”，根据条款类型（如违约责任、争议解决）选择对应模板，一键替换当前内容；

支持自定义条款添加：“新建条款”，输入条款名称、内容，选择适用场景（如“服务合同专用”），保存后加入条款库。

自定义字段管理

若标准字段无法满足需求，可添加自定义字段（如“特殊约定”“补充条款”），选择字段类型（文本/日期/金额/下拉选择），并标注是否必填；

下拉选择类字段需提前设置选项（如“付款方式”可设为“一次性付款/分期付款/按进度付款”）。

（四）校验与归档

内容完整性校验

系统自动检查必填项（如合同主体名称、金额、签订日期），缺失项标红提示，需补充后才能继续操作；

金额字段需同时填写大小写，系统自动校验一致性（如“10000元”需对应“壹万元整”），不一致时无法提交。

合规性校验

内置《民法典》《合同法》等法律法规条款库，自动校验关键条款（如违约责任、争议解决方式），异常条款标黄提示（如“约定仲裁未明确仲裁机构”）；

涉及特殊行业（如医疗、金融）的合同，需额外行业合规证明文件，校验通过后才能发布。

版本管理

编辑完成后自动新版本（如V1.1），支持查看历史版本对比（高亮显示修改内容）；

重要版本（如审批稿、终稿）需手动标注，便于后续追溯。

发布与归档

确认无误后“发布”，系统带电子签章的PDF版合同（支持添加企业公章、法人章）；

合同自动归档至“企业合同库”，支持按合同编号、日期、类型、关键词检索，可导出Excel/Word格式数据。

三、电子合同信息采集标准模板

信息类别

字段名称

字段类型

必填/选填

说明示例

基础信息

合同编号

文本

必填

格式：公司简称-年份-序号（如“XYZ-2023-005”）

签订日期

日期

必填

YYYY-MM-DD格式（如“2023-10-01”）

合同类型

下拉选择

必填

采购合同/服务合同/租赁合同/劳动合同等

有效期起止

日期范围

必填

起始日期-终止日期（如“2023-10-01至2024-09-30”）

关联项目编号

文本

选填

如与项目管理系统关联，填写对应编号（如“PRO）

合同主体信息

甲方名称

文本

必填

与营业执照一致的全称（如“科技有限公司”）

甲方统一社