跨部门合作项目沟通记录与反馈表.docVIP

跨部门合作项目沟通记录与反馈表（通用工具模板）

一、适用情境与价值

在跨部门合作项目中，由于涉及多团队协同、信息传递链条长、职责边界模糊等问题，易出现沟通效率低、决策执行偏差、问题反馈滞后等痛点。本工具适用于以下场景：

项目启动会：明确目标、分工、时间节点及沟通机制；

阶段进展同步会：跟踪任务完成情况，协调跨部门资源；

问题解决专题会：针对突发风险或瓶颈议题，集中讨论解决方案；

阶段性复盘会：总结经验教训，优化后续协作流程。

通过结构化记录沟通内容与反馈意见，可实现信息透明化、责任明确化、问题闭环化，减少因信息不对称导致的内耗，提升项目整体推进效率。

二、详细使用流程

（一）前置准备：明确沟通目标与参与方

确定沟通核心目标：由项目负责人（或发起部门接口人）根据项目阶段需求，明确本次沟通需解决的核心问题（如“确定研发资源调配方案”“解决测试环节卡点”等），避免议题发散。

锁定参与部门及人员：根据议题内容，列出需参与的部门（如研发部、市场部、运营部等）及各部门对接人*（建议为实际执行人或决策人），提前3个工作日发送会议通知，包含目标、时间、地点（或线上会议）及需提前准备的资料（如项目进度表、需求文档等）。

（二）现场沟通：聚焦议题，记录关键信息

开场重申目标与规则：会议开始时，由主持人（通常为项目负责人）再次说明本次沟通目标，并强调“每人发言不超过3分钟”“聚焦问题而非责任”等沟通规则，保证高效讨论。

逐项讨论议题，实时记录要点：

针对“已完成事项”：由负责人*简述进展、成果及数据支撑（如“市场部已提交用户调研报告，覆盖样本量5000+”）；

针对“待办事项/风险点”：明确问题描述、当前影响及所需支持（如“研发部因测试设备短缺，导致模块延期2天，需申请设备部优先调配2台测试机”）；

针对“决策事项”：记录各方意见及最终结论（如“同意将项目截止日期顺延3天，由运营部同步调整推广计划”）。

同步行动项与责任分工：讨论过程中，对需落地的事项明确“负责人”“截止时间”“交付标准”，并实时记录（如“（研发部）于X月X日前完成模块优化，输出测试报告”）。

（三）会后整理：形成记录，同步确认

24小时内整理沟通记录：由会议记录人（可指定专人或由发起部门接口人担任）根据现场笔记，整理成《沟通记录表》，内容包括：

基础信息（项目名称、编号、日期、参与人员、主持人等）；

议题及讨论要点；

决策结论；

行动项（负责人、截止时间、优先级）。

发送确认并反馈修改意见：将整理好的记录表通过企业内部通讯工具（如钉钉、企业）发送至所有参与人员，标注“请于X月X日前确认反馈，如有异议请具体说明”。

更新版本并同步存档：根据反馈意见修订记录表，最终确定版本后，同步至项目共享文件夹（如飞书文档、SharePoint），并在项目管理工具（如Jira、Teambition）中更新对应任务状态，保证信息可追溯。

（四）跟踪闭环：监督执行，复盘优化

行动项跟踪提醒：项目负责人或指定协调人在行动项截止日前2天，通过系统提醒或口头提醒方式，督促负责人*按时交付；若遇延期，需及时反馈原因及预计完成时间。

问题解决情况复盘：对记录中的“风险点”或“待解决问题”，在下次沟通中优先回顾进展，确认是否关闭；若未解决，需分析原因（如资源不足、流程卡顿）并调整方案。

模板迭代优化：根据项目实际使用情况，定期（如每季度）回顾模板的适用性，补充或调整字段（如增加“风险等级”“跨部门依赖方”等），提升工具实用性。

三、跨部门合作项目沟通记录与反馈表（模板）

项目基本信息

项目名称

项目编号

沟通日期

沟通地点/形式

（如：3号会议室/腾讯会议）

主持人

参与部门及人员

（例：研发部-、市场部-、运营部-*）

记录人

沟通议题与讨论记录

议题序号

议题主题

讨论要点（关键信息、分歧点、数据支撑）

决策结论

1

项目第一阶段目标调整

市场部反馈：竞品提前上线类似功能，原用户增长目标（10万）需下调；研发部评估：技术可实现原目标，但需增加2人天资源。

同步调整第一阶段用户增长目标为8万，研发部协调内部资源支持，不增加额外预算。

2

测试环节跨部门协作卡点

运营部提出：测试用例未覆盖核心用户场景，导致返工；研发部回应：运营部未及时提交场景需求。

运营部X月X日前补充提交核心用户场景清单，研发部同步更新测试用例，避免重复返工。

行动项与责任分工

行动项描述

负责人

所属部门

截止时间

优先级（高/中/低）

完成状态（未开始/进行中/已完成/延期）

备注（如所需支持、风险说明）

补充提交核心用户场景清单

*

运营部

2023-10-15

高

未开始

需包含3个核心用户路径的操作流程截图

更新测试用例并同步运营部

*

研发部

2023-10-16

高

未开始

优先覆盖运营部提交的场景清单

调整项目推广计划（延期版