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采购管理规程

一、概述

采购管理规程是企业规范采购活动、控制成本、确保物资质量与供应稳定性的重要制度。本规程旨在明确采购流程、职责分工、风险控制及合规要求，通过系统化管理提升采购效率与效益。

二、采购流程与职责

（一）采购申请与审批

1.采购需求提出：各部门根据生产计划、库存情况及业务需求，填写《采购申请单》，明确物资名称、规格、数量、用途及期望到货日期。

2.审批权限：

(1)金额≤5万元的需求，由部门负责人审批；

(2)金额5万元至50万元的需求，由采购部经理审批；

(3)金额＞50万元的需求，需提交总经理审批。

3.申请单提交：审批通过后，采购部依据申请单开展采购活动。

（二）供应商选择与管理

1.供应商筛选：

(1)通过市场调研、招标或现有合格供应商名录选择；

(2)评估标准包括价格、质量、交期、服务及信誉，优先选择符合ISO9001认证的供应商。

2.供应商认证：

(1)新供应商需提交资质证明（如营业执照、生产许可证）；

(2)实地考察其生产能力、品控体系及仓储条件；

(3)签订《采购合同》，明确违约责任。

3.供应商绩效评估：每季度根据交货准时率、质量合格率等指标进行评分，淘汰不合格供应商。

（三）采购执行与验收

1.采购订单生成：采购部依据审批后的申请单，生成《采购订单》，并发送给供应商确认。

2.货物跟踪：物流部与采购部协同，实时监控到货状态，确保运输安全。

3.验收流程：

(1)到货后24小时内完成初步检查，核对数量、包装；

(2)技术部门对关键物资进行抽检或全检，出具《验收报告》；

(3)合格品入库，不合格品退回并要求供应商整改。

三、成本控制与风险防范

（一）价格管理

1.询价机制：对同类型物资至少询价3家供应商，对比报价后择优选择；

2.价格谈判：采购部与供应商协商阶梯价格（如订单量≥1000件，单价优惠5%）；

3.价格动态监控：每月汇总采购成本，分析价格波动原因，优化采购策略。

（二）质量控制措施

1.标准设定：采购文件中明确物资的技术参数（如材料成分、性能指标）；

2.供应商审核：要求供应商提供出厂检验报告（COA）；

3.返工处理：若出现质量不合格，供应商需在3日内完成返修或更换。

（三）风险应对

1.供应中断风险：对关键物资建立战略备选供应商（至少2家）；

2.价格波动风险：签订长期锁价协议（最长不超过12个月）；

3.合规风险：确保所有采购流程符合公司《合规手册》要求。

四、信息化管理

（一）系统操作规范

1.采购申请：通过ERP系统提交需求，自动流转审批；

2.供应商管理：在系统中维护供应商档案（包括联系方式、认证证书、交易记录）；

3.数据统计：每月生成《采购分析报告》，包含成本构成、供应商绩效等关键数据。

（二）文档管理

1.电子化存档：所有采购文件（申请单、合同、验收单）在系统中归档，保存期限≥5年；

2.纸质备份：重要文件（如大额合同）需同时存档于档案室。

五、持续改进

1.定期复盘：每半年组织采购部、财务部、技术部召开会议，总结流程效率与问题；

2.优化建议：鼓励员工提出采购流程改进方案，经评估后纳入制度修订。

**一、概述**

采购管理规程是企业规范采购活动、控制成本、确保物资质量与供应稳定性的重要制度。本规程旨在明确采购流程、职责分工、风险控制及合规要求，通过系统化管理提升采购效率与效益。其核心目标在于建立一个透明、高效、风险可控的采购体系，支持企业生产经营活动的顺利进行。通过严格执行本规程，可以减少采购过程中的随意性，降低潜在的错误和舞弊风险，并为企业决策提供准确的数据支持。

**二、采购流程与职责**

（一）采购申请与审批

1.采购需求提出：

***需求来源：**采购需求应基于实际业务需求产生，例如生产计划、设备维护、办公消耗等。

***申请单填写：**各部门根据实际需求，使用公司统一的《采购申请单》进行填写。申请单需包含以下详细信息：

*物资名称及详细规格型号（例如：XX品牌YY型号轴承，内径25mm，外径60mm，宽度12mm）；

*预计需求数量；

*用途说明（例如：用于A产品装配、B设备维修）；

*期望到货日期（建议给出弹性范围，例如：2024年5月20日前）；

*预算金额；

*供应商建议（如有）；

*附件（例如：工程图纸、技术要求文件）。

***需求合理性评估：**提交申请前，部门内部需对需求的必要性和合理性进行初步评估，避免不必要的采购。

2.审批权限：

***审批流程：**采购申请单需按照公司规定的审批权限进行逐级审批。

***金额划分标准：**审批权限的划分应基于采购金额，具体标准可根据公司实际情况设定