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宣传综合办公室规定标准
一、总则
为规范宣传综合办公室的日常管理,提升工作效率,营造整洁有序的工作环境,特制定本规定标准。本规定适用于办公室全体人员,旨在明确工作职责、行为规范及资源管理要求。
二、工作职责与流程
(一)岗位职责明确
1.办公室主任:负责全面管理工作,统筹安排任务,监督执行情况。
2.文件管理岗:负责文件收发、归档、必威体育官网网址及电子文档管理。
3.活动协调岗:负责活动策划、物资准备及现场支持。
4.对外联络岗:负责部门间沟通、会议通知及宣传材料对接。
(二)工作流程标准
1.**文件处理流程**:
(1)收文登记:每日上午9点前完成,注明来源、日期、份数。
(2)分发传阅:根据部门需求分发给相关人员,并在《传阅记录表》中登记。
(3)批办归档:需处理的文件在2个工作日内完成批办,重要文件随办随归档。
2.**会议管理流程**:
(1)会议通知:提前3天发布会议通知,明确时间、地点、议题及参会人员。
(2)物资准备:提前1天确认所需设备(如投影仪、麦克风)及资料。
(3)会后整理:整理会议纪要并分发给参会人员,3日内完成。
三、办公环境与设备管理
(一)环境维护标准
1.**每日整理**:下班前清理个人桌面,保持整洁,文件归位。
2.**每周清洁**:每周五上午由专人负责公共区域(如打印机旁、茶水间)的清洁。
3.**垃圾分类**:按可回收、其他垃圾分类投放,保持垃圾桶周边无污渍。
(二)设备使用规范
1.**打印机使用**:
(1)优先双面打印,节约用纸。
(2)故障报修:出现故障后1小时内报备IT部门,并联系维修人员。
2.**会议室设备**:
(1)使用前检查投影仪、音响等设备是否正常。
(2)使用后关闭电源,恢复设备至默认状态。
四、行为规范与纪律要求
(一)工作纪律
1.工作时间(8:30-18:00)不得擅自离岗,确需外出需报备主管。
2.接打电话时保持音量适中,避免影响他人工作。
3.外出办事需使用公司统一车辆,提前提交申请并记录行程。
(二)必威体育官网网址要求
1.未经授权不得复印、拍照涉密文件。
2.离岗时确保电脑锁定,移动设备随身保管。
3.对外沟通时不得泄露公司内部信息。
五、资源管理与费用控制
(一)物资申领流程
1.日常办公用品(如笔、纸)每月汇总申领一次,由办公室主任审批。
2.大型物资(如电脑、桌椅)需提交专项申请,经管理层核准后采购。
(二)费用报销标准
1.交通费用:凭票据实报销,单次不超过500元,超支需主管签字说明。
2.会议费用:按实际支出报销,大型会议需提前提交预算方案。
六、附则
本规定自发布之日起实施,办公室负责解释与修订。如遇特殊情况可临时调整,但需提前公示。
一、总则
为规范宣传综合办公室的日常管理,提升工作效率,营造整洁有序的工作环境,特制定本规定标准。本规定适用于办公室全体人员,旨在明确工作职责、行为规范及资源管理要求。
二、工作职责与流程
(一)岗位职责明确
1.办公室主任:负责全面管理工作,统筹安排任务,监督执行情况。
-具体职责包括:
(1)每周一召开部门例会,总结上周工作,布置本周任务。
(2)每月检查各部门工作完成情况,提出改进意见。
(3)协调跨部门合作,确保项目顺利推进。
2.文件管理岗:负责文件收发、归档、必威体育官网网址及电子文档管理。
-具体职责包括:
(1)收文登记:每日上午9点前完成,注明来源、日期、份数、密级及处理要求。
(2)分发传阅:根据部门需求分发文件,并在《传阅记录表》中登记签收人及日期。
(3)批办归档:需处理的文件在2个工作日内完成批办,重要文件随办随归档,并按密级分类存放。
3.活动协调岗:负责活动策划、物资准备及现场支持。
-具体职责包括:
(1)活动策划:需提前1个月提交活动方案,包括时间、地点、流程、预算及预期目标。
(2)物资准备:根据活动需求列清单,采购前需经办公室主任审批。
(3)现场支持:活动前3天完成物资布置,活动中全程跟进,活动后1周内完成物资清点回收。
4.对外联络岗:负责部门间沟通、会议通知及宣传材料对接。
-具体职责包括:
(1)部门间沟通:每日整理跨部门需求,协调会议或合作事项。
(2)会议通知:提前3天发布会议通知,明确时间、地点、议题及参会人员,并确认参会回执。
(3)宣传材料对接:根据需求制作或修改宣传材料(如海报、手册),需经相关部门审核后发布。
(二)工作流程标准
1.**文件处理流程**:
(1)收文登记:每日上午9点前完成,注明来源、日期、份数、密级及处理要求。
(2)分发传阅:根据部门需求分发文件,并在《传阅记录表》中登记签收人及日期。
(3)批办归档:需处理的文件在2个工作日内完成批办,重要文件随
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