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采购合同管理办法

一、总则

采购合同管理办法旨在规范企业采购合同的签订、履行、变更、终止等全过程管理，确保采购活动合法合规、高效有序进行，防范合同风险，提升采购效益。本办法适用于企业所有类型的采购合同管理，包括但不限于原材料、设备、服务、咨询等采购活动。

二、合同管理职责

（一）采购部门

1.负责采购需求的提出、供应商的选择及合同草案的拟定。

2.审核合同条款的合理性、完整性，确保符合企业利益。

3.组织合同谈判，协调相关部门意见，推动合同签订。

4.监督合同履行情况，处理合同变更及争议。

（二）法务部门

1.审核合同的法律合规性，提供法律意见。

2.协助合同条款的标准化建设，减少法律风险。

3.参与重大合同的谈判，确保合同权益最大化。

（三）财务部门

1.负责合同款项的支付审核，确保资金安全。

2.建立合同付款台账，跟踪款项支付进度。

3.参与合同履约保证金的管理。

（四）业务部门

1.提供合同履行所需的业务支持，如技术要求、验收标准等。

2.及时反馈合同履行中的问题，协助解决争议。

三、合同签订管理

（一）合同草案拟定

1.明确合同主体：包括采购方、供应商名称、地址、联系方式等。

2.确定合同标的：详细描述采购物品或服务的规格、数量、质量标准等。

3.设定合同金额：明确总金额、支付方式、付款周期等。

4.规定合同期限：包括合同生效日期、履行期限、终止条件等。

（二）合同审核

1.采购部门完成合同草案后，提交法务部门进行法律审核。

2.法务部门在5个工作日内完成审核，并提出修改意见。

3.采购部门根据审核意见修改合同，经法务部门再次确认后，报请领导审批。

（三）合同签订

1.合同经领导审批通过后，由采购部门与供应商正式签订。

2.签订时需双方签字盖章，确保合同有效性。

3.签订完成后，将合同原件归档至档案管理部门。

四、合同履行管理

（一）合同履行准备

1.采购部门根据合同内容，制定详细的采购计划，明确时间节点和责任人。

2.财务部门准备合同款项，确保及时支付。

3.业务部门准备验收标准和流程，确保货物或服务符合要求。

（二）合同履行监控

1.采购部门定期跟踪合同履行进度，记录关键节点完成情况。

2.如遇供应商延迟交付或质量问题，及时与供应商沟通，协商解决方案。

3.建立合同履行日志，记录重要事项和变更情况。

（三）合同变更管理

1.如需变更合同内容，需双方协商一致，并签订书面补充协议。

2.补充协议经法务部门审核、领导审批后生效。

3.变更内容需及时更新至合同档案，确保与实际履行一致。

五、合同终止与归档

（一）合同终止

1.合同履行期满，双方确认无争议后，办理合同终止手续。

2.如遇特殊情况需提前终止合同，需双方协商一致，并签订终止协议。

3.终止协议经法务部门审核、领导审批后生效。

（二）合同归档

1.合同原件及所有附件、补充协议、变更记录等，由档案管理部门统一归档。

2.归档时需建立电子台账，方便查阅。

3.合同档案保存期限根据企业规定执行，一般保存期限为合同履行完毕后5年。

六、风险控制

（一）信用风险控制

1.建立供应商信用评估体系，定期评估供应商履约能力。

2.对新供应商进行背景调查，确保其资质合法合规。

3.对高风险供应商采取预付款、履约保证金等措施。

（二）履约风险控制

1.明确合同验收标准，确保货物或服务符合要求。

2.建立违约处理机制，明确违约责任和赔偿标准。

3.定期开展合同履约审计，及时发现并解决问题。

（三）财务风险控制

1.严格控制合同付款节奏，避免资金链断裂。

2.建立合同款项支付审批流程，确保资金安全。

3.对合同履约保证金进行严格管理，确保及时收回。

七、附则

1.本办法由采购部门负责解释。

2.本办法自发布之日起施行。

3.未尽事宜，根据实际情况进行调整。

**（二）合同审核**

1.**合同草案拟定细节：**

***合同主体：**除名称、地址、联系方式外，还需核实主体资格的合法性与合规性，例如营业执照、相关经营许可证等的有效性。对于境外供应商，需确保其具备在本国/地区合法经营的权利。

***合同标的：**详细描述采购物品或服务的规格、型号、技术参数、质量标准（可引用国际标准、行业标准或双方确认的技术文件）、计量单位、数量范围（明确最小/最大值，如：数量：1000件，±5%）等，确保描述清晰、无歧义，避免后续争议。对于服务类合同，需明确服务内容、服务范围、服务周期、交付成果形式等。

***设定合同金额：**明确合同总金额（含税/不含税）、币种、价格条款（如FOB、CIF等，适用于有进出口需求的采购）、支付方式（银行转账、承兑汇票等）、付款节点（如预付款、进度款、尾