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基金管理有限公司资料档案管理制度

第一章总则

第一条为规范本基金管理有限公司（以下简称“公司”）资料档案管理工作，确保公司档案的真实、完整、安全和有效利用，保障公司业务的持续健康发展，根据国家有关法律法规、行业监管要求及公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度所称资料档案（以下简称“档案”），是指公司在设立、经营、管理、发展等各项活动中直接形成的，对公司具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。

第三条档案工作是公司重要的基础管理工作之一，是公司信息资源的重要组成部分，也是公司合规运营、风险控制、历史追溯和决策支持的重要依据。公司各部门及全体员工均有保护档案的义务。

第四条档案管理工作遵循统一领导、分级负责、规范整理、安全必威体育官网网址、便于利用的原则。

第五条本制度适用于公司各部门、各分支机构（若有）以及所有员工在工作中形成的各类档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁和统计等管理工作。

第二章档案管理机构与职责

第六条公司档案工作实行统一领导、归口管理的体制。综合管理部是公司档案工作的归口管理部门，负责统筹规划、组织协调和监督指导公司的档案管理工作。

第七条综合管理部档案管理岗位职责主要包括：

（一）贯彻执行国家及行业关于档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善公司档案管理制度及相关工作细则；

（二）负责公司各类档案的统一接收、分类、整理、编号、著录、保管、统计和提供利用；

（三）指导和督促公司各部门做好日常工作中形成的文件材料的收集、整理和归档工作；

（四）负责档案库房的日常管理，确保档案存放环境符合安全、必威体育官网网址、防潮、防火、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等要求；

（五）组织开展档案鉴定工作，对已到保管期限的档案提出销毁或延长保管期限的意见；

（六）负责档案的数字化加工、电子档案的管理和维护，推动档案管理信息化建设；

（七）组织档案管理业务培训，提高公司全员档案管理意识和能力；

（八）监督检查各部门档案管理工作的执行情况，对违反本制度的行为提出处理建议。

第八条公司各部门应指定一名负责人分管本部门的档案工作，并配备兼职档案员，负责本部门日常工作中形成的文件材料的收集、初步整理、定期向综合管理部移交归档，并协助综合管理部做好档案利用等工作。各部门负责人对本部门归档材料的真实性、完整性、及时性负责。

第三章档案分类与范围

第九条公司档案按照其形成的领域和内容性质，划分为以下主要类别：

（一）行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关证照，股东会、董事会、监事会文件，公司内部管理制度、工作计划、总结、会议纪要、重要通知、人事任免、薪酬福利、后勤保障等方面的档案。

（二）业务经营类：

1.基金募集与设立类：基金募集申请材料、基金合同、招募说明书、托管协议、基金份额发售公告、基金合同生效公告等；

2.基金运作管理类：基金净值公告、定期报告（季报、半年报、年报）、临时报告、投资组合报告、份额持有人大会相关文件、基金分红方案及实施情况等；

3.投资研究类：研究报告、调研纪要、投资决策记录、个股分析、行业分析、宏观经济分析等；

4.市场营销与客户服务类：营销策划方案、宣传材料、客户资料、客户服务记录、投资者教育材料等；

5.风险管理与合规类：风险管理制度、合规检查报告、内部控制评价报告、监管机构检查与处罚文件、投诉处理记录等。

（三）财务会计类：包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告、审计报告、税务文件、资金管理文件等。

（四）法律合规类：包括各类合同协议（如基金合同、托管协议、销售协议、服务外包协议等）、法律意见书、律师工作报告、知识产权文件、诉讼仲裁文件、合规审查文件等。

（五）信息技术类：包括系统开发与运维文档、网络安全文件、数据备份与恢复记录、信息技术管理制度等。

（六）客户资料类：包括基金份额持有人账户信息、交易记录、风险测评报告、适当性管理相关文件等。

（七）监管与自律类：包括向中国证监会及其派出机构、证券交易所、基金业协会等监管及自律组织报送的各类文件、报告，以及接收的监管通知、函件等。

第十条具体档案的分类细则和归档范围由综合管理部根据公司业务发展情况另行制定并动态更新。

第四章档案收集与归档

第十一条档案收集归档是档案管理的基础环节。公司各部门及员工在各项工作中形成的具有保存价值的文件材料，均应按照本制度及相关细则的规定，及时进行收集和整理，并定期向综合管理部归档。

第十二条归档的文件材料应符合以下要求：

（一）真实性：文件材料的内容必须真实反映公司各项活动的实际情况。

（二）完整性：归档文件材料应齐全、成套，手续完备。

（三）规范性：文件材料应格式规范、字迹清晰、签署完备。手写文件应使用蓝黑墨水或碳素墨水，避免使用易褪色的书写工具。

（四）系统性：文件材