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会议纪要管理规定

一、总则

为进一步规范公司会议纪要的管理工作，提高会议纪要的质量和流转效率，确保会议决策事项得到有效落实，结合公司实际情况，特制定本规定。会议纪要作为会议情况和决议的重要载体，是公司各部门沟通协调、工作推进的重要依据，准确、及时、全面的会议纪要对于保障公司各项工作的顺利开展具有重要意义。

二、会议纪要的分类及适用范围

1.董事会会议纪要

董事会会议是公司最高决策层的重要会议，其会议纪要记录董事会成员对公司重大战略、经营决策、财务预算等重要事项的讨论和决议。适用于董事会定期会议、临时会议等各类董事会召集的会议。

2.总经理办公会会议纪要

总经理办公会主要讨论公司日常经营管理中的重要事项，如业务拓展计划、内部管理优化、资源调配等。会议纪要用于记录这些讨论内容和决策结果，适用于总经理召集的办公会议。

3.部门工作会议纪要

各部门内部会议，如部门周会、月会等，主要围绕部门工作进展、问题解决、任务分配等方面进行讨论。会议纪要用于促进部门内部信息共享和工作协同，适用于各部门自行组织的各类工作会议。

4.专题会议纪要

针对公司特定项目、问题或工作开展的专题会议，如项目启动会、问题解决会等。会议纪要聚焦于专题相关的具体事项和决策，适用于各类专题会议。

三、会议纪要的记录要求

1.准确性

会议纪要记录人员应准确记录会议内容，包括会议时间、地点、参会人员、发言要点、决议事项等。对于重要的观点和数据，要确保准确无误，避免出现模糊不清或错误的表述。在记录过程中，要忠实于会议发言者的原意，不得擅自修改或歪曲。

2.完整性

会议纪要应全面涵盖会议的主要内容，包括讨论的所有议题、各方的意见和建议、最终的决策结果等。对于会议中的重要讨论过程和不同观点的交锋，也应适当记录，以便后续查阅和参考。不能遗漏重要信息，确保会议纪要能够完整反映会议的全貌。

3.清晰性

会议纪要的语言表达应清晰流畅，逻辑严谨。采用简洁明了的语言，避免使用过于复杂或生僻的词汇和句子结构。对于决议事项，要明确具体，具有可操作性，避免出现歧义。同时，要合理划分段落和层次，使会议纪要的结构清晰，便于阅读和理解。

4.及时性

会议结束后，记录人员应尽快整理会议纪要，一般在会议结束后的[X]个工作日内完成初稿。对于紧急会议或重要决策会议，应在会议结束后的[X]小时内完成初稿，并及时发送给相关人员进行审核和确认。

四、会议纪要的记录流程

1.会前准备

在会议召开前，记录人员应了解会议的主题、议程和参会人员信息。准备好记录工具，如笔记本、电脑等，并提前到达会议室，熟悉会议场地和设备。对于重要会议，还可以提前与会议组织者沟通，了解会议的重点和关注点，以便更好地进行记录。

2.会中记录

会议过程中，记录人员要集中精力，认真倾听参会人员的发言。采用速记、录音等方式进行记录，确保不遗漏重要信息。对于重要的发言和决议事项，可以使用不同颜色的笔或标记进行突出显示。同时，要注意观察会议的气氛和讨论情况，对于一些重要的互动和讨论过程也应适当记录。

3.会后整理

会议结束后，记录人员应及时对记录内容进行整理和补充。根据会议录音和笔记，将记录内容进行完善和细化，确保内容准确、完整。对于一些模糊不清或不确定的内容，要及时与参会人员进行沟通确认。整理完成后，形成会议纪要初稿。

4.审核与修改

会议纪要初稿完成后，记录人员应将其提交给会议主持人或相关负责人进行审核。审核人员主要检查会议纪要的准确性、完整性、清晰性和及时性等方面。对于不符合要求的内容，审核人员应提出修改意见，记录人员根据修改意见进行修改，直至审核通过。

5.确认与发布

审核通过后的会议纪要，应发送给参会人员进行确认。参会人员如有异议，应在[X]个工作日内反馈给记录人员，记录人员根据反馈意见进行再次修改。确认无误后，会议纪要由会议组织者进行正式发布。发布方式可以根据会议的重要程度和范围选择内部邮件、公告栏、办公系统等渠道。

五、会议纪要的内容结构

1.标题

会议纪要的标题应准确反映会议的主题和类型，一般采用“[会议名称]会议纪要”的格式。例如，“董事会第[X]次会议纪要”、“总经理办公会[X]月会议纪要”等。

2.引言

引言部分主要介绍会议的基本信息，包括会议时间、地点、主持人、参会人员等。同时，简要说明会议的背景和目的，使读者对会议有一个初步的了解。

3.会议议程

详细列出会议讨论的各项议程，包括议程的序号、主题和讨论时间。对于每个议程，要简要概括讨论的主要内容和重点问题。

4.会议内容

这是会议纪要的核心部分，详细记录会议讨论的过程和结果。按照议程的顺序，逐一记录每个议题的讨论情况，包括参会人员的发言要点、不同意见的讨论、最终的决策结果等。对于重要的决策事项，要明确责任人和完成时间。

5.决议事项