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传真机操作步骤分步教程

作为在办公设备维护岗位深耕多年的从业者，我常听到新手同事感叹：“传真机看着简单，操作起来怎么这么多门道？”确实，尽管现在电子传输技术普及，但在合同签署、法律文件确认、医疗证明传递等需要纸质原件背书的场景里，传真机依然扮演着“最后一公里”的关键角色。今天，我就以最常见的桌面型热敏纸传真机为例，结合十余年实操经验，用“保姆级”步骤带大家摸透这台“老伙计”的脾气——从开机前的准备到故障排查，每个细节都讲到你能“闭着眼操作”。

一、操作前的核心准备：工欲善其事，必先利其器

很多新手拿到传真机就急着插电按按钮，结果要么卡纸要么发不出，根源就在于忽略了“前期检查”这个隐形的“第一步”。准备工作做好了，后续操作能少80%的麻烦。

1.1环境与硬件基础检查

首先，给传真机选个“风水宝地”。它最怕两个极端：一是潮湿或阳光直射（比如靠窗的位置），会导致内部电路老化、纸张受潮卡纸；二是震动频繁的环境（比如靠近打印机、碎纸机），可能影响扫描头精度。建议放在干燥、平稳的办公桌角落，离墙面至少10厘米，方便散热和后续维护。

接着检查硬件连接。电话线是传真机的“生命线”，要确认两端接口是否插紧——进线端（通常标有“LINE”）接外部电话线，分线端（“TEL”）接普通电话机（如果需要传真机和电话共用线路的话）。电源线要插在带过载保护的插排上，避免电压不稳烧坏主板。

1.2耗材与状态初始化

传真机的“粮草”主要是纸张和色带（或墨盒，视机型而定）。热敏纸传真机用的是专用热敏纸（表面涂有感热涂层，遇热显影），普通A4纸不行；激光型传真机则需要硒鼓，类似打印机。这里重点讲热敏纸：装纸时要注意“光面朝上”（摸起来光滑的一面是打印面），纸卷放入进纸仓后，要确保纸头能自然垂到出纸口，避免卡纸。

然后看显示屏状态。开机后，屏幕会显示“就绪”“待机”等字样，同时检查是否有报错代码（比如“PAPERJAM”是卡纸，“TONERLOW”是碳粉不足）。如果是新机或长时间未用，建议先做一次“自动检测”（部分机型按“功能”+“9”键触发），机器会自动扫描进纸通道、测试打印头，确保各部件正常。

1.3基础参数设置（新手易忽略的细节）

这一步常被跳过，但直接影响传输效果。首先设置日期时间（按“功能”键进入设置菜单，选择“日期时间”），方便后期查询通话记录；然后调整“扫描浓度”——如果经常传手写文件，建议调至“深”模式（避免字迹过浅接收方看不清）；最后设置“自动接收模式”（默认是“开”，但建议根据使用场景调整：如果办公室24小时有人，可设为“手动接收”避免垃圾传真；如果是无人值守的前台，就设为“自动接收”）。

二、发送传真：从原稿整理到确认成功的全流程

发送是传真机最核心的功能，也是新手最易出错的环节。我把它拆成“原稿处理—装载—拨号—发送—确认”五个子步骤，每个步骤都有“避坑指南”。

2.1原稿整理：细节决定成败

原稿质量直接影响接收效果。首先检查纸张：必须是普通A4纸（或传真机支持的最大幅面），不能用太薄（如便签纸）、太厚（如硬卡纸）或带褶皱的纸——太薄容易卡纸，太厚可能卡断进纸轮，褶皱会导致扫描不清晰。

其次是内容方向：文字或图案必须“正面朝上，顶部朝里”。举个例子，如果你要传一张竖版的合同页，“甲方”两个字在纸的顶部，那么装稿时要让“甲方”朝传真机的进纸口方向（也就是你面对机器时，纸的顶部离你更近）。如果方向反了，接收方收到的会是倒着的文件。

多页文件要注意顺序：按“从上到下”的顺序叠放（第一页在最上面），因为传真机是从顶部开始扫描的，顺序错了接收方会收到倒序的文件。特别提醒：如果原稿有订书钉或回形针，一定要取下——金属件可能划伤扫描头，导致传输出现黑条。

2.2装载原稿：“放对位置”比“用力按”更重要

打开传真机的原稿盖板（通常在顶部），将整理好的原稿字面朝上，轻轻推入进纸口。这里有两个关键点：一是原稿要对齐进纸口的“定位线”（机器内侧一般有刻度线或箭头标识），确保左右居中，否则可能只扫描到半页；二是推入时不要用蛮力，让原稿前端自然接触到进纸轮（能听到轻微的“咔嗒”声），如果推不进去，可能是原稿太厚或进纸轮有异物，需要先清理。

装完原稿后，合好盖板，注意不要压到原稿边缘——如果盖板压得太松，扫描时可能因为纸张晃动导致重影；压得太紧（比如原稿超出盖板范围），可能导致扫描头无法完全读取内容。

2.3拨号：从本地到国际的号码输入技巧

输入接收方传真号码前，先确认对方是否处于“传真模式”（有些传真机和电话共用，需要对方按“传真接收”键）。如果是本地号码，直接输入11位数字（比如“021，区号+号码）；如果是长途，要加拨区号（比如北京是“010”）；国际长途则需要加国家代码（比如美国是“001”）。

输入时注意两点：一是号码不要输错