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完善的数据共享流程操作规程

一、概述

数据共享在现代企业管理和业务流程中扮演着重要角色。为了确保数据在共享过程中的安全性、效率和合规性，制定一套完善的数据共享流程操作规程至关重要。本规程旨在明确数据共享的申请、审批、执行、监控和归档等环节，规范数据共享行为，降低数据泄露风险，提升数据利用效率。

二、数据共享流程操作规程

（一）数据共享申请

1.申请提交

-申请部门填写《数据共享申请表》，明确共享目的、数据范围、共享对象及时间周期。

-申请表需包含以下内容：

(1)申请部门及负责人姓名；

(2)共享数据的具体名称及描述；

(3)数据共享的用途及必要性说明；

(4)数据接收方的详细信息（如部门、人员等）。

2.初步审核

-数据管理部门对申请表进行初步审核，确认数据共享的合理性和必要性。

-审核内容包括：

(1)数据是否涉及敏感信息；

(2)共享目的是否符合公司规定；

(3)数据接收方是否具备数据使用权限。

（二）数据共享审批

1.审批权限

-根据数据敏感程度和共享范围，确定审批权限层级：

(1)一般数据共享：由部门负责人审批；

(2)敏感数据共享：需由数据管理部门及分管领导审批；

(3)核心数据共享：需由公司高层审批。

2.审批流程

-申请表提交至审批部门后，审批人需在3个工作日内完成审批。

-审批结果分为：批准、驳回或补充材料后重审。

-驳回或重审时，需说明具体原因并指导申请部门修改。

（三）数据共享执行

1.数据脱敏处理

-对共享数据执行必要脱敏处理，确保不泄露个人隐私或商业机密。

-脱敏方法包括：

(1)随机数替换；

(2)数据泛化；

(3)去标识化。

2.数据传输安全

-通过加密通道传输数据，如使用VPN或企业级数据传输工具。

-传输过程需记录日志，包括传输时间、来源、目的地及传输数据量。

3.权限管理

-为数据接收方分配最小必要权限，避免过度访问。

-定期审查权限设置，确保权限与实际需求一致。

（四）数据共享监控

1.使用监控

-数据管理部门通过技术手段监控数据使用情况，包括访问频率、数据量及操作类型。

-异常行为（如大量数据导出、频繁查询敏感数据）需及时预警。

2.定期审计

-每季度进行一次数据共享审计，检查共享流程是否符合规程。

-审计内容包括：

(1)数据共享记录的完整性；

(2)数据使用是否符合申请目的；

(3)安全措施是否有效。

（五）数据共享归档

1.共享记录归档

-数据共享完成后，相关记录需归档保存，保存期限根据数据类型确定，一般为2-5年。

-归档方式包括纸质文档或电子存储，确保存储环境安全。

2.数据销毁

-数据共享期满或不再需要时，需按公司规定销毁共享数据。

-销毁方式包括物理销毁（如打印件粉碎）或电子销毁（如数据擦除）。

三、附则

1.责任追究

-任何违反本规程的行为，将根据公司制度进行责任追究，包括警告、罚款或解雇。

2.规程更新

-本规程每年修订一次，根据实际需求调整流程细节。

3.咨询与反馈

-部门在执行过程中遇到问题，可向数据管理部门咨询。

-鼓励员工提出改进建议，持续优化数据共享流程。

二、数据共享流程操作规程（续）

（一）数据共享申请（续）

1.申请提交（续）

-电子化申请系统：公司引入电子化数据共享申请系统，申请部门通过系统在线填写《数据共享申请表》。系统自动生成申请编号，并记录提交时间。

-模板规范：申请表模板需包含标准化字段，减少填写错误，例如：

-数据类型（如：运营数据、客户数据、财务数据等）；

-数据量估算（如：预计共享数据条目数、文件数量）；

-数据格式（如：CSV、Excel、API接口等）。

-附件要求：申请需附上共享目的的详细说明文档，以及数据接收方的使用承诺书（模板由数据管理部门提供）。

2.初步审核（续）

-自动化筛查：数据管理部门设置自动化审核规则，优先筛查高风险数据共享申请（如：涉及大量个人身份信息、核心商业机密等），由专人复核。

-人工审核细节：

-审核员需核对申请部门是否有明确的业务需求，避免非必要共享；

-对数据接收方进行权限预检查，确认其系统账号具备相应数据访问能力；

-必要时，要求申请部门提供数据共享的预期效益分析（如：提升效率的具体指标、支持的业务场景等）。

（二）数据共享审批（续）

1.审批权限（续）

-分级分类管理：根据数据敏感度划分共享等级，并匹配不同审批层级：

|数据类型|共享范围|审批权限|

|-|--|-|

|低敏感数据