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行政办公物资采购及管理流程手册

一、手册概述与适用范围

1.1手册目的

为规范公司行政办公物资的采购行为，优化管理流程，保障物资供应及时、质量可靠、成本可控，明确各部门及相关人员职责，特制定本手册。

1.2适用场景

本手册适用于公司各部门日常行政办公物资（包括但不限于：办公用纸、文具、耗材、清洁用品、办公设备配件等）的采购申请、审批、执行、入库、领用、库存管理及报废处置全流程。固定资产、劳保用品、特殊专业物资等按公司专项制度执行，可参照本手册流程框架。

二、行政办公物资采购全流程详解

2.1需求发起与部门初审

操作步骤：

需求提报：各部门根据实际工作需要，由指定经办人（如部门内勤或*某某）填写《行政办公物资采购申请表》（详见第四章模板1），明确物资名称、规格型号、数量、预估单价、用途、需求日期等信息，并附必要说明（如替换旧物资、新增需求原因等）。

部门初审：部门负责人（如*经理）对需求的合理性、必要性及预算进行审核，确认无误后签字；若涉及跨部门共用物资，需协调使用部门共同签字确认。

提交行政部：将签字后的《采购申请表》提交至行政部物资管理岗（*某某）备案。

关键输出：《行政办公物资采购申请表（部门初审版）》

2.2需求审批与预算确认

操作步骤：

行政部审核：行政部物资管理岗核对申请表信息完整性，汇总需求后，按采购金额及权限分级报批：

单次采购金额≤500元：行政部主管（*主管）审批；

500元＜单次采购金额≤2000元：行政部主管审核后，报行政总监（*总监）审批；

单次采购金额＞2000元：行政总监审核后，报总经理（*总）审批。

预算匹配：审批前需确认采购项目在部门年度预算内，超预算需求需提交《预算调整申请表》，随同采购申请一并报批。

审批反馈：审批通过后，行政部将《采购审批单》（详见第四章模板2）反馈至申请部门；若未通过，需注明原因并退回申请部门修改。

关键输出：《采购审批单》

2.3供应商选择与比价议价

操作步骤：

供应商筛选：行政部采购岗（*某某）根据物资类型，优先从《合格供应商名录》（详见第四章模板3）中选择合作供应商；名录内无合适供应商的，需进行新供应商开发（需提供营业执照、产品资质等材料，经行政部审核备案）。

比价议价：

单次采购金额≤1000元：可从1-2家合格供应商询价，选择性价比最优方案；

单次采购金额＞1000元：需至少邀请3家合格供应商提供报价，填写《供应商比价表》（详见第四章模板4），记录报价、交货期、售后服务等信息，经行政部主管审核后确定供应商。

议价确认：与选定供应商沟通最终价格、交货时间、付款方式等细节，保证条款符合公司规定。

关键输出：《供应商比价表》《供应商确认函》（可选）

2.4采购订单下达与合同签订

操作步骤：

订单：行政部采购岗根据比价结果及审批意见，制作《采购订单》（详见第四章模板5），明确物资名称、规格、数量、单价、总价、交货地址、联系人（*某某）等信息，经行政部负责人签字盖章后送达供应商。

合同签订：单次采购金额＞5000元或长期批量采购，需签订《采购合同》（公司标准合同模板），明确双方权利义务、质量标准、违约责任等，合同需经法务部（如需）及总经理签字盖章生效。

订单跟踪：采购岗需跟踪订单执行进度，保证供应商按约定时间交货；若延迟，需及时协调并反馈至行政部负责人。

关键输出：《采购订单》《采购合同》（如需）

2.5物资验收与入库

操作步骤：

到货通知：供应商送货至公司后，采购岗通知行政部库管员（*某某）及申请部门经办人共同验收。

现场验收：

数量核对：对照采购订单，清点物资数量是否一致，多收、少收需当场记录；

质量检查：检查物资外观、规格型号是否符合要求，是否有破损、过期等情况；对需测试的耗材（如打印机墨盒），需现场测试功能是否正常；

资料核对：核对供应商提供的合格证、质检报告等资料是否齐全。

验收结果处理：

验收合格：三方（库管员、采购岗、申请部门经办人）在《物资入库验收单》（详见第四章模板6）签字确认，库管员办理入库手续；

验收不合格：当场拒收，填写《不合格物资处理单》，采购岗需在2个工作日内联系供应商退换货，重新安排采购。

入库登记：库管员将验收合格的物资录入《行政办公物资台账》（详见第四章模板7），更新库存信息，保证账实相符。

关键输出：《物资入库验收单》《行政办公物资台账》

2.6付款与报销

操作步骤：

单据整理：采购岗收集《采购审批单》《采购订单》《物资入库验收单》《发票》等原始凭证，保证信息一致、手续齐全。

财务审核：将单据提交至财务部（*会计）审核，重点核对发票金额与实际支付金额、预算匹配情况、审批流程完整性。

付款执行：审核通过后，按公司财务制度通过银行转账或现金支付（需符合现金使用范围）供应商货款，付款凭证交财务部存档。

资料归档：采购岗将采购全