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采购清单编制与审批工具集

一、工具集适用场景与价值

在企业日常运营中，采购活动涉及多个环节与部门，规范采购清单的编制与审批流程对控制成本、防范风险、提升效率。本工具集适用于以下场景：

常规物资采购：如办公用品、生产耗材、后勤服务等计划性采购需求；

项目专项采购：如新项目启动、设备更新、工程物资等专项采购需求；

紧急采购：如突发故障维修、临时性应急物资等需快速响应的采购需求；

供应商管理：通过采购清单记录供应商信息、价格历史，为供应商评估提供数据支持。

通过标准化流程与工具模板，可统一采购需求提报标准，明确审批职责，保证采购活动合规、高效，同时实现采购过程的可追溯管理。

二、采购清单编制与审批全流程操作指引

（一）需求发起与提报

操作主体：需求部门（如行政部、生产部、项目部等）

操作内容：

需求部门根据实际工作需要（如月度物资消耗、项目计划、突发需求等），明确采购物品的名称、规格型号、数量、用途、期望到货时间等基本信息；

填写《采购申请单》（见模板1），详细说明采购理由，并附相关支撑材料（如项目立项表、库存盘点表、维修记录等）；

部门负责人（经理/主管）对需求的合理性进行审核，确认采购必要性后提交至采购部门。

输出成果：《采购申请单》（部门负责人签字版）

（二）采购清单编制与初审

操作主体：采购部门专员（专员姓名）

操作内容：

接收需求部门提交的《采购申请单》后，核对需求信息的完整性与准确性，重点检查：

物品名称、规格型号是否明确（避免模糊描述，如“一批办公用品”需细化为“A4纸500张、签字笔100支”等）；

数量是否符合实际需求，是否存在重复采购；

用途是否与部门职责、项目计划匹配。

根据采购需求，结合历史采购数据、库存信息（如适用），初步筛选供应商，收集至少3家合格供应商的报价单（紧急采购可酌情减少数量，但需注明原因）；

汇总信息编制《采购清单》（见模板2），内容包括：物品明细、供应商信息、单价、总价、预算来源、交付周期等，保证清单与《采购申请单》信息一致；

采购部门负责人（部门经理）对清单的合规性、经济性进行初审，重点关注：

预算是否在部门年度/月度预算范围内，超预算需求是否已履行预算调整流程；

供应商选择是否符合公司采购管理规定（如是否通过合格供应商名录、是否采用公开招标/询价等方式）。

输出成果：《采购清单》（采购部门初审版）

（三）多级审批与决策

操作主体：财务部门、分管领导、总经理（根据采购金额与类型分级）

操作内容：

财务审核：采购专员将初审通过的《采购清单》提交至财务部门，财务审核人（财务主管）重点审核：

预算科目使用是否正确；

单价、总价是否符合市场价格（参考历史采购价、市场调研数据）；

资金支付安排是否符合公司财务制度。

财务审核通过后，在《采购审批表》（见模板3）中签署意见；若不通过，注明退回理由，采购部门需重新调整。

业务审批：

常规采购（金额≤5万元）：由分管业务领导（副总/总监）审批，确认采购需求与业务计划的匹配性；

重大采购（金额＞5万元或关键设备采购）：需经总经理审批，必要时提交总经理办公会集体决策。

审批反馈：各审批环节需在2个工作日内完成（紧急采购可缩短至1个工作日），审批通过后，《采购审批表》返回采购部门；若未通过，及时反馈需求部门调整方案。

输出成果：《采购审批表》（最终审批版）

（四）采购执行与订单下达

操作主体：采购部门专员

操作内容：

根据审批通过的《采购清单》，与选定供应商签订采购合同或下达采购订单，明确：物品名称、规格、数量、价格、交付时间、质量标准、付款方式、违约责任等条款；

将采购订单抄送需求部门、财务部门备案，需求部门据此做好接收准备；

跟踪供应商生产/备货进度，保证按时交付，若遇延迟风险，及时协调并通知需求部门。

输出成果：采购合同/采购订单（双方签字盖章版）

（五）入库验收与登记

操作主体：需求部门、采购部门、仓储部门（如适用）

操作内容

物资送达后，需求部门与仓储部门共同进行验收，对照采购订单核对：

物品名称、规格型号、数量是否一致；

质量是否符合合同约定（如查验合格证、检测报告，进行试用测试等）；

验收合格后，填写《入库验收单》（见模板4），需求部门负责人、验收人、采购专员签字确认；若不合格，当场拒收并书面通知采购部门联系供应商退换货；

采购专员将《入库验收单》与采购订单、发票等资料一并存档，更新采购台账，财务部门据此办理付款手续。

输出成果：《入库验收单》（签字确认版）

（六）存档与复盘

操作主体：采购部门、行政部（档案管理）

操作内容：

采购部门将采购全流程资料（含《采购申请单》《采购清单》《采购审批表》、采购合同、订单、《入库验收单》、发票等）整理成册，按“采购项目-日期”分类归档；

定期（如每月/每季度）对采购数据进行分析复盘，包括：采购金额、供应商履约