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采购管理实用模板：询价与成本效益分析流程工具
一、适用业务场景
新项目物资采购：如研发项目所需的新材料、新设备采购，需通过询价获取市场行情，结合成本效益分析评估采购必要性。
常规补货采购：如生产用原材料、办公耗材的批量补货，需对比不同供应商报价，选择性价比最优方案。
服务类采购：如外包服务（IT运维、物流运输等），需分析服务成本与长期收益，保证投入产出合理。
成本优化采购：针对现有采购项目，通过重新询价和效益分析，寻找降本增效空间。
二、全流程操作指引
步骤1：需求确认与采购申请
操作主体：需求部门（如生产部、研发部、行政部）
操作内容：
需求部门明确采购物资/服务的具体要求，包括名称、规格型号、数量、质量标准、用途、期望交付时间等，填写《采购需求申请表》（见表1）。
需求部门负责人*对申请内容进行审核，保证需求合理且符合预算，提交至采购部门。
输出成果：《采购需求申请表》（部门负责人*签字版）
步骤2：制定询价方案与供应商筛选
操作主体：采购部门
操作内容：
采购部门根据《采购需求申请表》，制定询价方案，明确询价方式（公开询价、邀请询价、竞争性谈判等）、供应商资格条件（如资质、产能、同类案例等）。
通过企业合格供应商名录、公开招标平台、行业推荐等渠道，筛选3家及以上符合条件的供应商，保证询价竞争性。
输出成果：《询价方案》（采购负责人*审批版）、《供应商候选名单》
步骤3：发出询价单与收集报价
操作主体：采购部门
操作内容：
向候选供应商发出《询价单》（见表2），内容包括采购项目明细、技术要求、报价要求（含单价、总价、报价有效期）、交付条款、付款条件、商务条款等。
要求供应商在规定时间内（通常3-5个工作日）提交书面报价（需加盖公章或电子签章），同时提供营业执照复印件、相关资质证明文件。
收到报价后，整理汇总《供应商报价对比表》（见表3），记录各供应商的核心报价信息（如单价、总价、交货期、付款方式等）。
输出成果：《供应商报价对比表》（含供应商资质文件）
步骤4：供应商资质与报价评估
操作主体：采购部门、需求部门、财务部门（必要时）
操作内容
资质审核：核查供应商营业执照、行业许可证、质量认证（如ISO9001）、过往合作案例等，保证其具备履约能力。
报价初审：对比各供应商报价，剔除明显偏离市场均价（过高或过低）的异常报价，对低价供应商重点评估成本构成（是否以牺牲质量为代价）。
综合评分：组织需求部门、技术部门（如需）对供应商进行综合评分，评分维度可包括：价格（权重40%）、质量（权重30%）、交付能力（权重20%）、服务（权重10%）等，形成《供应商评估表》（内部留存）。
输出成果：《供应商评估表》、《合格供应商推荐名单》
步骤5：成本效益分析与决策
操作主体：采购部门、财务部门、需求部门
操作内容：
财务部门牵头，结合《供应商报价对比表》和《供应商评估表》，对候选方案进行成本效益分析，填写《成本效益分析表》（见表4），重点分析：
成本项：采购价格、运输费用、关税（如涉及）、安装调试费、维护成本、培训成本等全生命周期成本。
效益项：直接效益（如成本节约、效率提升带来的产出增加）、间接效益（如质量提升减少的售后成本、服务优化带来的客户满意度提升）。
计算关键指标：净现值（NPV）、投资回收期、成本节约率等，判断采购方案是否符合企业成本控制目标和战略需求。
采购部门汇总分析结果，形成《采购决策建议报告》，提交至管理层审批。
输出成果：《成本效益分析表》、《采购决策建议报告》
步骤6：审批与采购执行
操作主体：管理层、采购部门
操作内容：
管理层根据《采购决策建议报告》和审批权限（如金额分级审批制度）进行审批，确定最终供应商。
采购部门与中标供应商签订采购合同，明确双方权利义务（如质量标准、交付时间、违约条款等），并将合同复印件抄送财务部门、需求部门备案。
向未中选供应商发出《未中选通知书》（模板可简化，说明结果感谢即可）。
输出成果：采购合同（签字盖章版）、《未中选通知书》
步骤7：交付验收与复盘
操作主体：需求部门、采购部门
操作内容：
需求部门根据合同约定对物资/服务进行验收，出具《验收报告》，确认数量、质量、交付时间是否符合要求。
采购部门整理本次采购全流程资料（需求申请、询价记录、评估表、分析表、合同、验收报告等），归档留存，并组织复盘（如实际成本与预算差异、供应商履约情况等），为后续采购提供经验参考。
输出成果：《验收报告》、《采购项目复盘总结》
三、配套工具表格
表1：采购需求申请表
申请部门
申请人*
申请日期
物资/服务名称
规格型号
需求数量
用途说明
质量标准/技术要求
期望交付时间
预算金额（元）
资金来源
附件（如图纸、技术参数）
需求部门负责人*意见
签字：
日期：
采购部门审核意见
签字：
日期：
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