行政办公用品申请及领用流程.docVIP

行政办公用品申请及领用流程通用工具模板

一、适用场景说明

本流程适用于公司内部各部门及员工因日常办公、新员工入职、部门活动等需要申请或领用办公用品的场景，涵盖常规消耗品（如纸张、笔）、耐用品（如文件夹、计算器）及特殊需求物品（如活动物料）的管理，旨在规范物品申领、审批、发放及库存管控，保证资源合理利用。

二、操作流程详解

1.申请发起

责任人：需求部门员工或部门指定联络人

操作说明：

（1）申请人根据实际需求，填写《办公用品申请及领用表》（详见模板表格），明确物品名称、规格型号、单位、申请数量、用途及预计领用时间。

（2）对于常规消耗品（如A4纸、签字笔），申请数量需参考近3个月平均使用量，避免超额申领；对于耐用品（如订书机、U盘），需注明“新增领用”或“以旧换新”（旧物品需交行政部统一登记处理）。

（3）表格填写完毕后，提交至部门负责人审批。

2.部门审批

责任人：需求部门负责人

操作说明：

（1）部门负责人核对申请物品的必要性、数量合理性及部门预算，确认无误后签字审批。

（2）若申请物品涉及部门专项活动或临时采购，需在审批栏中简要说明活动背景或采购原因，便于行政部统筹。

（3）审批完成后，将表格传递至行政部。

3.行政部审核与统筹

责任人：行政部专员

操作说明：

（1）行政部收到申请表后，2个工作日内完成审核：

核对库存：若申请物品在库存充足（常规消耗品库存≥15天用量，耐用品有备用库存），直接进入“领用发放”环节；

库存不足：若物品低于安全库存量或无库存，启动采购流程，同步更新《办公用品库存台账》，明确采购周期（常规物品3-5天到货，特殊物品7-15天到货）。

（2）对于月度汇总申请（各部门每月25日前提交次月需求），行政部需汇总各部门需求，编制《月度办公用品采购计划》，报财务部及总经理审批后统一采购。

4.物品发放与领用

责任人：行政部专员、领用人

操作说明：

（1）库存充足时，行政部通知领用人到指定地点（如行政办公室）领用，领用人需携带签字审批后的《办公用品申请及领用表》。

（2）发放时，行政部专员核对物品名称、规格、数量与申请表一致，确认无误后，领用人签字领取，行政部留存表格并更新台账。

（3）若为批量采购到货，行政部需在到货1个工作日内完成验收、入库，并通过邮件/企业通知已提交申请的领用人及时领用。

5.后续管理

责任人：行政部、各部门

操作说明：

（1）行政部每月5日前完成上月《办公用品领用汇总表》，统计各部门领用数量及费用，提交财务部备案。

（2）每季度末，行政部组织库存盘点，核对台账与实际库存，差异率超过5%需分析原因并整改（如损耗、漏登记等）。

（3）员工离职或岗位调动时，需将领用的耐用品（如办公椅、键盘）交回行政部，办理交接手续，未交回者需按折旧价赔偿。

三、常用表格模板

办公用品申请及领用表

申请部门

申请人

联系方式

申请日期

物品名称

规格型号

单位

申请数量

用途说明

部门负责人审批

签字：

日期：

行政部审核意见

签字：

日期：

领用人签字

领用日期

备注（如以旧换旧、特殊需求）

四、关键注意事项

申请规范：物品名称需准确（如“中性笔”而非“笔”），规格型号明确（如A4纸“70g/80g”），避免填写“一批”“若干”等模糊表述；数量需符合实际需求，严禁虚报、冒领。

审批时效：部门负责人需在收到申请表1个工作日内完成审批，紧急物品（如会议临时所需）可先通过口头沟通，后补书面流程。

领用核对：领用人领用时需当场清点物品数量及质量，发觉问题（如破损、型号不符）及时告知行政部更换，离开后不予受理。

库存配合：各部门需配合行政部库存盘点，定期反馈物品使用情况，对长期闲置物品（如3个月未领用）可申请调拨至其他部门。

节约使用：倡导节约办公，鼓励使用再生纸、双面打印，减少一次性物品消耗；人为损坏或遗失物品需按公司规定承担相应费用。

特殊物品：涉及必威体育官网网址设备（如碎纸机）、高价值物品（如投影仪）需额外填写《特殊物品领用申请单》，经部门负责人及总经理审批后领用，使用期间需妥善保管。

本流程自发布之日起执行，由行政部负责解释与修订，保证办公用品管理规范、高效。