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2025年合同档案管理制度(3篇)

合同档案管理制度一

一、总则

为加强公司合同档案管理，维护公司合法权益，提高档案利用效率，根据国家有关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。本制度适用于公司及所属各部门在经营管理活动中形成的各类合同档案的管理。合同档案是公司在签订、履行合同过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，包括合同文本、附件、补充协议、变更协议、履行过程中的往来函件、会议纪要、验收报告等。

二、合同档案管理职责

1.档案管理部门

档案管理部门是公司合同档案的综合管理部门，负责制定和完善合同档案管理制度；指导、监督和检查各部门合同档案的收集、整理、归档工作；集中保管公司合同档案，确保档案的安全和完整；开展合同档案的编目、检索、统计等工作，为公司各部门提供档案利用服务。

2.合同承办部门

合同承办部门是合同档案的直接责任部门，负责本部门合同档案的收集、整理和初步审核工作；按照规定的时间和要求，将合同档案移交档案管理部门；在合同履行过程中，及时收集与合同有关的各种文件材料，并妥善保管；对本部门合同档案的真实性、完整性和有效性负责。

3.其他相关部门

其他相关部门应积极配合档案管理部门和合同承办部门做好合同档案管理工作。如财务部门在支付合同款项时，应查验合同档案的完整性；法务部门在处理合同纠纷时，应及时向档案管理部门查阅相关合同档案。

三、合同档案的收集与整理

1.收集范围

公司签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、建设工程合同、技术合同等，均应纳入合同档案收集范围。合同档案收集的文件材料应包括合同正式文本、附件、补充协议、变更协议、授权委托书、对方当事人的主体资格证明文件、合同审批文件、履行过程中的往来函件、会议纪要、验收报告、结算凭证等。

2.收集要求

合同承办部门应在合同签订后[X]个工作日内，将合同正式文本及相关附件收集齐全，并进行初步整理。在合同履行过程中，承办部门应及时收集与合同有关的各种文件材料，确保档案的完整性。对于重要合同，承办部门应建立合同履行台账，记录合同履行的关键节点和重要事项。

3.整理方法

合同档案应按照合同类别、签订时间、项目名称等进行分类整理。每份合同应单独装订成册，并编制档案编号。档案编号应具有唯一性和系统性，便于查询和管理。合同档案的装订应整齐、牢固，不得有散页、缺页现象。对于体积较大或数量较多的附件，可单独装订，并在档案封面注明附件的名称和数量。

四、合同档案的归档与保管

1.归档时间

合同承办部门应在合同履行完毕后[X]个工作日内，将整理好的合同档案移交档案管理部门归档。对于履行期限较长的合同，可根据实际情况分阶段归档。

2.归档手续

合同承办部门在移交合同档案时，应填写《合同档案移交清单》，详细注明合同名称、档案编号、合同签订时间、对方当事人名称、档案数量等信息。档案管理部门在接收合同档案时，应认真核对移交清单的内容，并进行清点验收。验收合格后，双方在《合同档案移交清单》上签字确认。

3.保管要求

档案管理部门应设置专门的合同档案库房，配备必要的保管设备和设施，确保档案的安全和完整。合同档案应按照类别、年度等进行上架排列，并建立档案检索目录。档案库房应保持适宜的温度和湿度，定期进行检查和维护。对于重要合同档案，应采取特殊的保管措施，如加密存储、异地备份等。

五、合同档案的利用与必威体育官网网址

1.利用权限

公司各部门因工作需要查阅、借阅合同档案的，应填写《合同档案查阅/借阅申请表》，经本部门负责人批准后，方可到档案管理部门办理查阅、借阅手续。对于涉及公司商业秘密、敏感信息的合同档案，查阅、借阅时还需经公司分管领导批准。

2.利用方式

档案管理部门应根据查阅、借阅申请，为利用者提供合同档案的查阅、复制、摘录等服务。查阅合同档案时，利用者应在档案管理部门指定的场所进行，不得将档案带出档案库房。如需复制、摘录合同档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序办理。

3.必威体育官网网址要求

档案管理人员和利用者应严格遵守公司必威体育官网网址制度，对合同档案中的商业秘密、敏感信息等予以必威体育官网网址。不得擅自泄露合同档案内容，不得将合同档案复制件提供给无关人员。对于违反必威体育官网网址规定的行为，将依法追究相关人员的责任。

六、合同档案的鉴定与销毁

1.鉴定工作

档案管理部门应定期对合同档案进行鉴定，确定档案的保管期限。鉴定工作应组织相关部门和专业人员共同进行，根据合同的重要程度、履行情况、保存价值等因素，确定档案的保管期限为永久、长期或短期。

2.销毁程序

对于保管期限已满且无保存价值的合同档案，应按照规定的程序进行销毁。销毁前，档案管理部门应编制《合同档案销毁清册》，详细注明档案名称、档案编号、保管期限、销毁原因等信息，并经公司分管领导批准。销毁时，应指定专人负责监销