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适用业务场景
本采购订单模板适用于各类企业日常采购业务，包括但不限于生产型企业原材料采购、零售型企业商品补货、服务型企业办公用品采购、项目型企业专用物料采购等场景。无论是常规月度采购、临时紧急采购，还是长期合作协议下的分批采购，均可通过标准化模板实现订单信息的规范记录与高效传递，保证采购流程透明、责任明确，同时便于财务核算与供应商管理。
操作流程详解
一、采购需求发起与确认
需求提报：由需求部门（如生产部、行政部、项目部）填写《采购需求申请表》，明确所需物料/服务的名称、规格型号、质量标准、需求数量、期望交付日期及预算金额，经部门负责人经理签字确认后提交至采购部。
需求审核：采购部对接需求部门，核对需求的合理性（如数量与产能/使用计划匹配、预算是否可控），对特殊规格或大额需求组织技术部/财务部联合评审，保证需求符合企业生产经营目标。
二、供应商选择与价格确认
供应商筛选：采购部根据物料类型（如标准品、定制品）从合格供应商库中匹配候选供应商，或通过市场调研新增供应商。优先选择资质齐全（如营业执照、相关行业认证）、供货稳定、价格合理的供应商。
询价比价：对候选供应商进行书面或口头询价，要求提供详细报价单（含单价、税率、运费、包装费等），对3家及以上供应商进行价格、质量、交期综合对比，形成《询价比价记录表》，经采购部主管主管审批后确定最终供应商。
三、采购订单信息录入与核对
模板填写：采购部根据确认的供应商信息、需求明细及协商结果，填写本采购订单模板，保证以下信息完整准确：
基础信息：订单号（按规则编制，如“CGDD+年月日+流水号”）、订单日期、采购方全称、供应商全称、联系方式（联系人采购员、电话）。
物料明细：物料编码（与企业ERP系统一致）、名称、规格型号、单位、数量（需求数量×损耗系数）、单价（含税/不含税明确）、金额（数量×单价）、税率、价税合计。
交付条款：交付地址（详细到省市区门牌号）、交付日期（精确到日）、运输方式（如供应商送货、采购方自提）、运费承担方。
支付条款：支付方式（如银行转账、承兑汇票）、账期（如“货到30天付”）、开户行及账号（供应商信息）。
备注：特殊要求（如包装方式、验收标准、质量异议处理方式）。
信息核对：采购部与需求部门、供应商三方核对订单信息，重点确认物料规格、数量、交付时间、价格等关键内容，保证无歧义或遗漏，双方签字盖章（供应商可先盖章扫描件，后续邮寄纸质版）。
四、订单审批与生效
内部审批：填写完整的订单模板按审批流程流转：采购部经办人→采购部主管主管→财务部（审核价格、支付条款）→总经理（或授权人副总）。审批人在订单上签字或审批系统确认，保证订单符合企业内控要求。
订单生效：完成所有审批后，订单正式生效。采购部将生效订单（扫描件+电子版）发送至供应商指定邮箱，并电话确认接收情况；同时将纸质版订单存档，复印件抄送财务部、需求部门。
五、订单执行与跟踪
交付跟进：供应商按订单约定备货发货后，及时向采购部提供《发货清单》及物流单号。采购部跟踪物流状态，保证物料按时送达。
验收与入库：需求部门协同质检部对到货物料进行验收（核对数量、规格、质量，必要时抽样检测），验收合格后填写《入库单》，仓库办理入库手续；若存在质量问题，及时反馈采购部，由采购部与供应商协商退换货或索赔。
支付结算：财务部根据订单支付条款、入库单、验收合格证明等单据，安排货款支付，并在支付后更新供应商账期记录。
采购订单模板结构
采购订单基本信息
订单号
CGDD20241008001
订单日期
2024年10月8日
采购方名称
有限公司
采购方地址
省市区路号
采购方联系人
*采购专员
采购方联系方式
（企业内部联系方式）
供应商名称
商贸有限公司
供应商地址
省市区街号
供应商联系人
*销售经理
供应商联系方式
（企业内部联系方式）
供应商开户行
银行支行
供应商账号
物料明细
序号
物料编码
物料名称
规格型号
单位
数量
1
YL-001
原材料A
50mm×100mm
千克
100
2
BG-002
包装箱B
40cm×40cm×30cm
个
50
单价（元）
金额（元）
税率
价税合计（元）
备注
50.00
5,000.00
13%
5,650.00
含运费
30.00
1,500.00
13%
1,695.00
无
合计
6,500.00
-
7,345.00
-
交付与支付信息
交付地址
省市区路号仓库
交付日期
2024年10月15日前
运输方式
供应商送货上门
运费承担方
供应商
支付方式
银行转账
账期
货到验收合格后30天付清
开户行及账号
采购方：银行支行，账号
其他约定
1.物料需符合GB/T19001-2016质量标准，提供出厂检验报告。
2.包装需防潮、防震，每箱附物料清单。
3.验收异议
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