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访客登记管理制度

一、目的

为加强公司访客管理，规范访客进出流程，保障公司人员、财产及信息安全，防范无关人员随意进入办公区域，同时提升访客接待效率与服务体验，结合公司实际情况，制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于所有因公务、商务合作、面试、维修、送货等事由进入公司办公区域（含总部及分支机构）的非本公司人员（以下简称“访客”），包括但不限于：

-客户、合作伙伴、供应商代表；

-面试人员、实习生家长（特殊情况）；

-政府机关、行业协会等公务来访人员；

-维修工、快递员、外卖员等临时服务人员；

-其他经公司审批同意进入的外部人员。

三、管理原则

1.安全优先：以防范安全风险（如盗窃、信息泄露、非法入侵）为核心，严格管控访客身份与进出权限。

2.分类管理：根据访客类型（如普通访客、高风险访客、长期合作方）划分不同的登记要求与通行权限。

3.凭证通行：所有访客需通过有效登记（纸质/电子）或临时凭证（如访客码、临时门禁卡）进入，无登记人员禁止入内。

4.全程可溯：访客的进出时间、事由、被访人等信息需完整记录，确保事后可追溯。

5.责任明确：被访人（或对接部门）需对访客的行为及安全负责，配合完成登记与陪同（必要时）。

四、访客分类与登记要求

（一）访客分类

类别

定义

管理要求

普通访客

临时性来访人员（如客户洽谈、面试、快递员等），无接触公司核心区域或敏感信息的需求。

需登记基本信息，领取临时通行凭证（如访客码/登记单），由被访人接引。

高风险访客

携带设备（如笔记本电脑、存储介质）、涉及商业机密或敏感区域（如研发部、财务室）的访客（如供应商技术人员、审计人员）。

需严格登记（含身份证件、设备清单），签署安全承诺书，由被访人全程陪同，限制进入非授权区域。

长期合作方

频繁来访的固定人员（如长期送货司机、保洁人员、驻场服务商），需多次进出公司。

需提前备案（登记身份证、车牌号等信息），发放长期临时通行证（有效期[1-3个月]），简化登记流程。

（二）登记流程

1.预约登记（推荐）

访客需提前由被访人（或对接部门员工）通过以下方式预约：

-线上：通过公司OA系统、企业微信/钉钉“访客预约”功能提交信息（包括访客姓名、身份证号、联系电话、来访事由、预计到访时间、被访人姓名及部门）；

-线下：被访人填写《访客预约登记表》（附件1），提交至前台或综合办公室。

预约审核：前台或综合办公室核对预约信息（如被访人职级、事由合理性），确认后通知访客到访时直接登记。

2.现场登记

未提前预约的访客，需在前台或指定登记处（如1楼大堂）完成以下步骤：

-身份核验：出示有效身份证件（如身份证、护照），前台人员核对原件并登记信息（姓名、证件号、联系方式、来访时间）；

-事由说明：明确来访目的（如“拜访XX部门XX经理洽谈合作”）、被访人姓名及部门；

-填写登记表：填写《访客登记表》（附件2），内容包括：访客信息、被访人信息、来访时间、预计停留时长、事由、是否携带物品（如设备、文件）等；

-高风险访客补充：若涉及敏感区域或携带设备，需额外签署《访客安全承诺书》（附件3），并登记设备清单（如电脑型号、存储介质数量）。

3.凭证发放

普通访客：前台生成临时访客码（通过OA系统/小程序推送至访客手机）或发放纸质《访客通行单》（注明通行区域、有效时间），访客凭码/单向门卫或闸机出示后进入；

长期合作方：提前备案后发放长期临时通行证（标注姓名、照片、有效期、可通行区域），访客凭证直接刷卡/扫码进入（无需重复登记）；

高风险访客：由被访人到前台接引，前台核实被访人身份后，发放临时门禁卡（权限仅限被访人指定区域）或陪同进入。

五、访客进出管理

（一）进入流程

1.身份验证：访客持临时凭证（访客码/通行单/通行证）至公司大门/闸机处，由安保人员或前台核验信息（如姓名、来访时间是否匹配）；

2.安全检查（必要时）：携带大件物品（如包裹、设备）的访客需通过X光机或开包检查（重点核查是否夹带违禁品，如易燃物、管制刀具）；

3.引导：普通访客由被访人到前台/指定区域接引（或根据通行单标注的被访人信息自行前往）；高风险访客必须由被访人全程陪同。

（二）停留管理

访客需在登记的预计停留时间内完成事务（超时需提前联系被访人延长登记时间）；

禁止访客进入非授权区域（如办公区核心部门、仓库、机房等），若因需求需调整区域，须经被访人重新申请并报前台备案。

（三）离开流程

1.签离登记：访客离场时需返回前台或登记处，归还临时凭证（如访客码核销、通行证交回），前台记录实际离开时间；

2.设备归还：高风险访客需确认携带的设备与登记清单一致（无遗漏或损坏）；

3.异常反馈：若访客滞留未离场（如超过预计时间[2小时]），前台需联系被访人确认情况，必要时提醒访客